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15 maneras de ser más productivo y gestionar mejor tu tiempo, según expertos profesionales

15 ways to be more productive and manage your time better, according to career experts
Morsa Images/Getty

Hay innumerables formas de ser más productivo. Hacer listas de "tareas pendientes" y trabajar en períodos de 30 minutos son dos de las formas habituales. Sin embargo, algunos métodos de eficiencia que funcionan mejor que otros y pueden ahorrarte más tiempo.

"En estos días, sentimos que tenemos menos tiempo que nunca y, de una manera muy real, es así", dijo a Business Insider Erica Keswin, excoach ejecutiva y autora del libro Bring Your Human to Work, en un e-mail. "Debido a la tecnología 24/7 y al aluvión de tareas pendientes que nos llegan por correo electrónico y mensaje de texto, es difícil mantener nuestras prioridades claras".

Leer más: Cómo ser más productivo y aprovechar mejor tu tiempo de trabajo con esta rutina matinal

Keswin comentó que la clave es ser más cuidadoso con respecto a lo que deseas prestar atención. "De lo contrario, es muy probable que nos veamos atrapados en errores, o cosas más inmediatas", dijo. "Siempre le digo a la gente que empiece haciéndose esta pregunta: ¿Tu calendario refleja tus valores?".

Varios expertos comparten sus 15 consejos favoritos sobre cómo ser más productivoadministrar mejor tu tiempo. (Las respuestas se han condensado y editado para mayor claridad).

1. Planifica durante la noche anterior

1. Plan the night before
trekandshoot/Shutterstock

Antes de acostarme, siempre me tomo un tiempo para prepararme para el día siguiente. Miro mi horario y veo qué citas tengo o qué fechas límite necesito cumplir. Preparo la cafetera y a veces hago mi lista de tareas pendientes la noche anterior. Un poco de planificación resulta muy útil.

-Marcos Jacober, CEO de Life Hacks Wealth y experto en inversión de bienes inmuebles

2. Levántate más temprano

2. Wake up earlier

Cuando te levantas temprano, tienes más tiempo para planificar y organizarte el día siguiente. Completar temprano las tareas de tu lista te deja más tiempo libre para el resto del día. Cuando llego a la oficina a las 7:30 a.m., ya he revisado mi horario, he comprado un café en Starbucks y he asistido a una clase de ejercicios.

-Ben Gold, presidente de QuickBridge, firma privada de servicios financieros

3. Márcate una meta u objetivo prioritario

3. Figure out your main goal or objective
Matt Cardy/Getty

Decide cuál es tu meta u objetivo principal: piensa a largo plazo. La razón principal de que las personas pierdan la noción del tiempo y del día es que no tienen un objetivo claro. De esta manera, si aparece una tarea en tu escritorio que no coincide con tus objetivos, reacciona de manera firme: "No", "En este momento, no" o "Hay alguien mejor preparado para hacer esto".

-Tom Murry, ex CEO de Calvin Klein

4. Elige de tres a cinco tareas de tu lista cada día

4. Choose three to five "to-do" list tasks per day
Kate Aedon/Shutterstock

A lo que siempre vuelvo, y siempre recomiendo a los demás, es a la simple lista de tareas y a no dejar que se alargue demasiado. Selecciona de tres a cinco cosas que hacer cada día. Te mantendrás productivo sin sentirte abrumado.

-Brie Reynolds, especialista senior en FlexJobs

5. Utiliza listas codificadas por colores

5. Keep color-coded lists

Utilizo muchas listas codificadas por colores en Google Keep, que se sincroniza maravillosamente entre dispositivos móviles y ordenadores portátiles. Son un excelente punto de contacto para organizar "tareas pendientes" al azar, que incluyen: personas con las que reunirme en próximos viajes; ideas para escribir temas; y servicios y aplicaciones que quiero consultar. Añado: eliminar una lista completa es una gran sensación.    

-Karen Wickre, ex jefa editorial de Google y Twitter, y autora del libro Taking the Work Out of Networking: An Introvert's Guide to Making Connections That Count

6. Crea un sistema de calendario que te funcione

6. Create a calendar system that works for you
Andrey_Popov/Shutterstock

Crea un sistema de calendario que te funcione, utilízalo y verifícalo varias veces al día. Es imposible tenerlo todo organizado si no estás seguro de la fecha, hora y el lugar de tus plazos, reuniones y otras responsabilidades laborales. Como dice el refrán en inglés: If you fail to plan, you're planning to fail ("Si fracasas planificando, planeas fracasar").

-Teague Simoncic, coach de estilo de vida en Ama La Vida

7. Prioriza tus objetivos

7. Prioritize your objectives
Shutterstock

Haz una lista de todas tus metas y objetivos, y luego ponles un valor. Ordena tus objetivos en consecuencia y haz primero las tareas más grandes, difíciles e importantes. Como dijo Mark Twain una vez: "Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor comerte antes la más grande".

-Tom Murry, ex CEO de Calvin Klein

8. Convierte tus tareas en pequeños pasos a seguir

8. Break down your tasks into smaller steps
Spencer Platt / Getty Images

Divide tus objetivos en pasos diarios más pequeños. Digamos que uno de tus objetivos es aumentar tus ventas en cierta cantidad en un año. Divide ese número en meses, semanas y luego días. Una vez lo hayas hecho, sabrás exactamente cuánto necesitas hacer diariamente y puedes planear tu día en consecuencia.

-Tom Murry, ex CEO de Calvin Klein

9. Reserva tiempo para responder correos electrónicos

9. Set aside time to answer emails
nelen/Shutterstock

La productividad requiere mantenerse concentrado, así que reserva un tiempo establecido para contestar correos electrónicos. Si respondes a un correo electrónico cada vez que aparece, no te dará tiempo a hacer nada más. Contestarlos varias veces al día marcará una gran diferencia en la productividad.

-Sara Bliss, escritora freelance de New York Times, y autora del libro Take the Leap: Change Your Career, Change Your Life

10. Limita las distracciones

10. Limit distractions
Rawpixel.com/Shutterstock.com

Limita las distracciones para poder concentrarte en la tarea en cuestión. Esto significa no solo limitar el uso de las redes sociales, sino también no tener conversaciones de 15 minutos en los descansos como forma de alargarlos; cierra la puerta cuando aparezca gente con ganas de conversar. 

-Teague Simoncic, coach de estilo de vida en Ama La Vida

11. Tómate pequeños descansos a lo largo del día

11. Take small breaks throughout the day
Shutterstock

Animo a mis clientes a tomar pequeños descansos durante el día para evitar quemarse por completo. Mi estrategia favorita es la Técnica Pomodoro, que significa establecer un temporizador para coger descansos cortos (aproximadamente cinco minutos) entre períodos de trabajo más largos (normalmente de 25 minutos).

-Teague Simoncic, coach de estilo de vida en Ama La Vida

12. Desintoxícate del correo electrónico

12. Do an email detox

Antes solía recibir muchísimos correos electrónicos no deseados, notificaciones y actualizaciones. Borrar un mensaje te lleva solo un segundo, pero los compañeros empresarios saben que el tiempo es oro y que nuestro cerebro debe estar concentrado en cosas más importantes. Me "desintoxiqué" del correo electrónico y lo anulé para no recibir correo no deseado. Ahora solo me llegan los mensajes importantes.

-Marcos Jacober, CEO of Life Hacks Wealth and expert on real estate investment

13. Escucha música instrumental

13. Listen to music without words

Al escuchar música instrumental, desde piano hasta bandas sonoras de tus películas favoritas, descubrirás que puedes desconectar del mundo y concentrarte en marcar los elementos de tu lista de tareas. También podrás tomarte tu tiempo para desestresarse.

-Sarah Stoddard, experta en tendencia en Glassdoor 

14. Trabaja desde casa en algunas ocasiones

14. Work remotely sometimes
Chip Somodevilla / Stringer / Getty Images

Una forma clave de ser más productivo o administrar mejor tu tiempo es trabajar de manera más flexible. Por ejemplo, el 65% de los trabajadores dicen que serían más productivos trabajando desde casa; Las razones incluyen que tendrían menos distracciones y se estresarían menos por el viaje. Pregúntale a tu jefe si puedes trabajar de forma remota, incluso ocasionalmente, para aumentar tu productividad.    

-Brie Reynolds, especialista senior en FlexJobs

15. Aprovecha todas las vacaciones para evitar el agotamiento

15. Take all of your allotted vacation time to prevent burnout
Kokliang/Shutterstock

Una encuesta de Glassdoor determinó que el trabajador medio estadounidense solo aprovecha alrededor de la mitad de su tiempo libre, todo porque la gente tiene miedo de quedarse atrás o perder tiempo en el trabajo. Esto es contraproducente: no será tan efectivo si no reservas un tiempo para descansar y cargar pilar de vez en cuando.

-Sarah Stoddard, experta en tendencias en Glassdoor

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