Así es la fórmula de Steve Jobs para que las reuniones sean más efectivas, con estas 3 reglas sencillas

Las reuniones pueden ser una herramienta muy útil para sacar adelanto un proyecto, obtener propuestas más creativas, recibir retroalimentación sobre una estrategia o situación y poner en común las ideas de varias personas.

Sin embargo, si no se convocan ni se llevan a cabo de la forma adecuada, pueden desembocar en pérdidas de tiempo e incluso de dinero, malestar y retrasos en el trabajo, entre otras consecuencias.

Por eso, son varios los consejos y métodos que se comparten para tener reuniones productivas, desde hacerlo al aire libre mientras se camina o simplemente quedarse de pie hasta escribir las ideas en lugar de comentarlas en voz alta o buscar formas de reducir las interrupciones.

Luego, como se suele decir, "cada maestrillo tiene su librillo", pero los expertos, empresarios y directivos suelen coincidir en varios puntos.

Steve Jobs, cofundador de Apple fallecido hace 10 años, fue uno de los que tuvo que lidiar con muchas reuniones y buscó la forma de hacerlas más eficientes. De ahí surge este método de 3 reglas sencillas, inspirado en el enfoque de Steve Jobs sobre las reuniones de liderazgo y recogido por Inc:

Reuniones con poca gente: de 3 a 5 personas

Cuantas más personas acudan a una reunión, mayor puede ser el riesgo de que acabe siendo poco productiva, ya que aumentan las posibilidades de que haya interrupciones, conversaciones derivadas, malentendidos, ruido que impida escuchar o cualquier otro tipo de problemas.

El propio Steve Jobs rechazó una invitación de Barack Obama, entonces presidente de Estados Unidos, para una reunión de expertos tecnológicos porque la lista de invitados era demasiado larga, y pidió a una persona que ya estaba dentro de una reunión que saliese por considerar que no era necesaria.

Elon Musk, director general de SpaceX y Tesla, incluso invita a que sea la propia persona la que se vaya de una reunión o llamada si no se está aportando nada: "Sal de una reunión o abandona una llamada en cuanto sea evidente que no estás aportando valor. No es de mala educación marcharse, pero sí lo es hacer que alguien se quede y pierda su tiempo", advierte.

Jeff Bezos, fundador de Amazon, sigue la misma estrategia de Jobs con su famosa 'regla de las 2 pizzas', según la cual no se debe celebrar una reunión si 2 pizzas no son suficientes para dar de comer a todos los asistentes.

Un informe de Harvard Business Review también lo confirma: las reuniones con pocas personas suelen ser más efectivas que las que tienen muchos asistentes.

Y, de nuevo, Elon Musk, contra las personas con muchos participantes: "Por favor, escapa de todas las reuniones multitudinarias, a menos que estés seguro de que sean relevantes para toda la audiencia; en cuyo caso, asegúrate de que sean muy cortas", proclama.

Agenda corta: hasta 3 asuntos en el orden del día

Con el objetivo de facilitar la concentración y la extracción de conclusiones, es recomendable que el orden del día de una reunión no tenga más de 3 puntos, claramente relacionados con el objetivo principal de la misma, recoge Inc.

De hecho, tener numerosos puntos en el orden del día podría no servir de mucho, dada la memoria del ser humano: dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, grabaron una discusión al final de una reunión y, 2 semanas después, pidieron a los asistentes que escribieran lo que recordaban. Esto es lo que revelaron los resultados:

• La media de puntos recordados por cada persona fue solo el 8,4% de los realmente registrados.
• El 42% de los asuntos recordados se recordaron incorrectamente.
• Muchas de las cosas "recordadas" no se dijeron en absoluto o se dijeron en otra ocasión.

Pero, sobre todo, es importante que haya un orden del día o agenda para cada reunión antes de que esta empiece, para que los participantes puedan aportar sus ideas y que haya menos riesgo de que el tema se desvíe.

"Dame una agenda o, de lo contrario, no voy a ir. Porque si no sé por qué estamos en una reunión, y tú no sabes por qué estamos allí, entonces no hay razón para reunirse", asegura la directora ejecutiva de QualCare Alliance Network, Annette Catino, en The New York Times. 

Reuniones breves: no más de 30 minutos

Otro aspecto clave que tenía en cuenta Steve Jobs para que las reuniones fuesen más productivas era el de la duración: una reunión suele ser más efectiva si es corta, ya que con el paso del tiempo disminuye la capacidad de atención, de memoria y de resistencia mental.

Por eso, se recomienda que las reuniones sean breves, de no más de 30 minutos. En el caso de Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Facebook, en algunas ocasiones una reunión que iba a ser de una hora se ha despachado incluso en 10 minutos.

La duración (y la cantidad) de las reuniones también es un asunto que preocupa a Elon Musk, que defiende "eliminar todas las reuniones largas, a menos que se esté seguro de que aportan valor a toda la audiencia", en cuyo caso recomienda mantenerlas muy breves.

"El exceso de reuniones es la plaga de las grandes empresas, y casi siempre empeora con el tiempo", asegura el magnate.