3 sencillos pasos para gestionar eficazmente tu correo electrónico y ser más productivo

• Sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva. Un 35% del tiempo se destina a tareas necesarias, pero no rentables. Un 20% es completamente improductivo.
• Gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores.
• Aunque el email es una herramienta fundamental, también es una de las más odiadas por los usuarios porque suele desembocar en malas gestiones y baja productividad. 

Tendemos sin darnos cuenta, a efectuar acciones ineficaces.

El correo electrónico es uno de los focos más comunes de errores en lo que a optimización del tiempo y productividad se refiere.

A continuación, te detallo tres sencillas formas de gestionar eficazmente tu correo electrónico para avanzar más rápido hacia tus objetivos y eliminar la sensación de ser improductivo.  

1. El correo electrónico nunca es urgente

El correo electrónico nunca es urgente. Jamás lo será a no ser que tus funciones estén expresamente relacionadas con la mensajería digital y no hagas otra cosa en el día.

Si tu jefe quiere a alguien mirando el correo durante toda su jornada de trabajo porque las ventas requieren esa velocidad de respuesta, lo entiendo. En el resto de los casos, podrás tener un control eficaz del correo electrónico simplemente ojeándolo y contestando tres veces al día, como mucho.   

Urgente es una llamada. Un correo, no.  

—A mí, en ocasiones, me reflejan la palabra «urgente» en el asunto del correo, Juanma. Y eso significa que debo contestar con prontitud, —me dicen.  

—¿Y qué sucede si no contestas en el mismo instante en que lo has recibido? 

— Pues en ese caso tendré un problema con mi cliente y posteriormente con mi jefe. 

—¿Cómo lo sabes?  — Les replico. 

— No lo sé con exactitud. Ya me ha pasado alguna vez. No es la primera vez que me llaman la atención si no respondo el correo con brevedad. 

—Te llaman la atención porque has habituado al cliente a proceder así. Tienes tu correo siempre abierto y lo vigilas a cada instante. Eso retardará el resto de tus tareas y es muy posible que cometas errores — finalizo.  

Probablemente, la evolución natural, dentro de 500 años, dote a algunos humanos con ojos montados sobre torretas cónicas dobles, con capacidad de moverse de manera independiente y conseguir una visión de 360 grados. Lente divergente y suficiencia para ver a diferentes distancias. Probablemente.

Al ritmo que van algunos, sus biznietos tendrán mirada de camaleón. Pero hasta ahora no disponemos de esa cualidad. Así que no intentes hacer un balance de situación mientras miras el correo.  

2. Reeduca a tu cliente

Si acostumbramos a nuestro cliente a una respuesta inmediata, él la exigirá siempre.

Si, por el contrario, lo aclimatamos a que, para otorgar un mayor servicio, vamos a contestar a sus peticiones a varias horas del día, ellos lo percibirán como una mejora.

Si no estableces un protocolo de actuación y organización interno, tu prosperidad como empresa o empleado pronto llegará a su límite de capacidad. 

3. Responder al correo 3 veces al día.

Hacerlo así son todo beneficios. Tu organización de trabajo es infinitamente mejor.

La concentración en tus tareas aumenta y, por consiguiente, la faena finalizará antes, siendo esta de mayor calidad. Evitarás distracciones innecesarias. En definitiva, serás más productivo.  

Para evitar enfados de clientes, amigos y proveedores, puedes hacer una plantilla a modo de respuesta automática del tipo: 

Hola, soy Juanma de la Rosa.  

Para darte una mejor y más eficaz asistencia, voy a contestar al correo a las 9:00h, a las 13:00h y a las 16:00h de lunes a viernes.  

Si necesitas algo realmente urgente (te ruego que pienses detenidamente si lo es), puedes llamarme al número 666666666.  

Gracias por tu comprensión, 

Un saludo.  

Esto lo aprendí en un libro de Timothy Ferris y doy fe de su validez. No tuve más remedio que colocarlo en mi libro “El verano de 10 meses”. Sencillamente funciona. 

Un gran porcentaje de personas lo asimilan sin poner trabas. Entiendo que una minoría (yo aún no me he topado con nadie) percibirá este formato de actuación como innecesario y pensará que no está dispuesta a esperar; en ese caso, quizá estos no deban ser tus clientes.  

Reitero, si tu empresa provee productos y los pedidos se efectúan a través del correo electrónico, lo normal es que dispongas de personal especializado revisándolo de forma permanente. Si este no es tu caso, estructura tu tiempo para responder a tus mensajes tres veces al día.
 

Juanma de la Rosa es coach ejecutivo y escritor del libro sobre administración del tiempo y productividad El verano de 10 meses. Además es creador de la metodología de productividad Just Doing Right.