4 consejos para no ser un esclavo de tu correo electrónico, según este profesor de informática que solo lo revisa una o dos veces a la semana

Cal Newport.
Cal Newport.

Cal Newport

  • Cal Newport, profesor asociado de informática, ha reducido enormemente el uso del correo electrónico.
  • Su nuevo libro tiene como objetivo ayudar a los profesionales a cambiar la sobrecarga de correo electrónico por una comunicación eficaz y que sume productividad en el entorno de trabajo.
  • "El correo electrónico es un hecho. Lo que importa son los trucos y la conciencia en torno a cómo se usa".
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Es un hecho, estás todo el día mirando tu bandeja de entrada del correo electrónico y esto es una distracción que puede distraerte en tu trabajo y que te impide terminar tus tareas pendientes.

Durante varios años, el profesor de la Universidad de Georgetown, Cal Newport, ha reducido sus visitas al correo electrónico a solo una o dos veces por semana.

Newport es conocido por su libro, publicado en 2016, Deep Work, sobre cómo superar la distracción y concentrarse en el trabajo. Su último libro, Un mundo sin correo electrónico, explora cómo las personas pueden reducir el tiempo que invierten en sus bandejas de entrada.

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Su teoría es que la "mente es como una colmena hiperactiva", "Responder constantemente a mensajes afecta nuestra productividad y sensación de calma". 

"Hay varias formas de atacar el problema", confiesa a Business Insider. "Uno es hacer introspección de tus hábitos y cómo interactúas con tu bandeja de entrada. Asume que la comunicación es necesaria y cuestiona la frecuencia con la que la revisas".

A continuación puedes leer sus cuatro consejos sobre cómo limitar el impacto de correo electrónico en tu trabajo.

1. Reduce los correos electrónicos no programados

El problema principal no es revisar la bandeja de entrada mientras trabajas, sino los mensajes "no programados" que requieren atención y que se filtran en ellos, dice Newport.

Estás haciendo algo, y de repente, llega un correo electrónico inesperado, distrayéndote y posiblemente provocando un flujo de respuestas. "Las empresas deberían preguntarse: '¿Cómo minimizamos cuántos correos electrónicos llegarán al día que requieran respuestas inmediatas?'".

Esto implica encontrar mejores procesos para comunicarse, ya sea por teléfono o mediante una junta de organización de proyectos.

Para el lanzamiento de su último libro, Newport y su equipo de publicidad decidieron crear un documento compartido. Por ahí podían concertar entrevistas, él podía agregar notas, confirmar fechas y aceptar invitaciones en el calendario. En caso de emergencia, su equipo llamaría o enviaría mensajes de texto.

"Aproximadamente 200 revisiones de la bandeja de entrada fueron reemplazados por un par de vistazos a la semana", dice Newport. "Para mí, eso es una gran victoria".

Establecer reglas y pautas también es crucial para tratar con los clientes: un sistema de comunicación claro desde el primer día garantizará la confianza del cliente. "La claridad triunfa sobre la accesibilidad", añade.

2. Si en tu empresa esto no cambia, cámbialo tú

Hasta que las empresas decidan lo contrario, es probable que la mayoría continúe confiando en las verificaciones y respuestas rápidas del correo electrónico para tomar decisiones. Entonces, según Newport, es cuando tú debes tomar la riendas. 

Para impulsar el cambio personal, Newport recomienda identificar las tareas clave de tu jornada laboral y, a partir de ahí, determinar qué tarea requiere qué tipo de comunicación para un rendimiento óptimo. 

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No es necesario que anuncies como tal el cambio que estás haciendo, simplemente abórdalo. "Incluso podrías estar empujando a tu equipo hacia estos nuevos procesos sin que ellos lo sepan".

3. Limita las formas en las que accedes a tu bandeja de entrada

La mejor manera de no caer en la tentación es no tenerla a simple vista. Es sencillo, si miras constantemente el móvil, escóndelo. 

Este es uno de los grandes problemas con los que se topó el autor, asegura que miraba las notificaciones en el móvil constantemente, así que desinstaló la app y también el inicio de sesión predeterminado del ordenador. 

Ahora mira su bandeja de entrada "una o dos veces" por semana, iniciando sesión intencionadamente en su ordenador en lugar de abrir una aplicación sin hacer nada.

Otro truco, aunque pueda parecer contradictorio, es tener varias direcciones de correo electrónico. Newport tiene actualmente seis direcciones diferentes, cada una para diferentes hilos de comunicación.

Esto significa que puede consultar la cuenta más relevante, sin las distracciones de las demás, eliminando la "ineficiencia" de una bandeja de entrada para todo uso. 

4. Piensa cómo era el trabajo antes de la pandemia

Un año de trabajo remoto ha intensificado la mensajería. Por lo que seguramente el flujo de correos disminuirá cuando las oficinas vuelvan a abrir.

Newport ya tiene un plan para cuando regrese a la oficina en el otoño. "Me inclinaré más hacia las horas de oficina cuando volvamos, la comunicación es mucho más sencilla y me siento más productivo". 

Para Newport la solución debe venir de ambas partes, los empleados deben ser conscientes de las alternativas a los correos que existen y las empresas deben mejorar en materia de comunicación. 

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