Olvida las listas de tareas: estas 4 técnicas te ayudarán a maximizar tu productividad para que no dejes nada por hacer

• Cait Scudder es una destacada coach de negocios en Forbes, ponente en charlas TEDx, presentadora de podcast y mentora de éxito para mujeres motivadas.
• Ella afirma que una tradicional lista de tareas puede ser "lo opuesto a productivo" para directivos ocupados porque esta carece de detalles claros, categorías y plazos.
• En cambio, Scudder sugiere 4 técnicas para que los CEOs simplifiquen su carga de trabajo, como delegar tareas en los miembros apropiados del equipo y realizar ingeniería inversa en el camino hacia sus objetivos a largo plazo.
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Si tus objetivos para 2020 incluyen hacer crecer tu negocio, ser más organizado y mantenerte al día en tus tareas pendientes y en las de tu equipo, sigue leyendo.

Podrías estar tratando de lograrlo de manera equivocada.

Mientras que a principios de año puede resultar tentador aferrarse a las nuevas agendas organziadoras, herramientas de gestión de proyectos y listas de tareas pendientes como forma de mantenerte centrado y encaminado en tus propósitos, existe una manera mucho más simple e impactante que puedes utilizar para ello (y si eres CEO de una compañía en crecimiento deberías usarla).

Mientras que algunas investigaciones sugieren que escribir listas de tareas pendientes ayuda a reducir la ansiedad y proporciona orden ante una caótica amalgama de pensamientos desestructurados, si eres empresario de una compañía que busca escalar, lanzar tareas de todo tipo en un página es a menudo todo lo contrario de productivo.

El mayor desafío que encaran los empresarios es dudar entre las prioridades competitivas de las operaciones del día a día (piensa en: trabajo con el cliente, creación de contenido, obligaciones administrativas, correspondencia) y planes de estrategia a futuro (piensa en: crecimiento de la marca a largo plazo, estrategia de ventas, etc.).

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Para emprendedores y dueños de pequeños negocios, quienes a menudo tienen que alternar entre trabajar en y para la compañía, poner todos sus asuntos pendientes en una larga lista parece generar el sentimiento de más trabajo por hacer y menos trabajo realizado. Esto puede tener un impacto negativo en la motivación y en acabar lo que se empieza.

Cómo combatir ese cese de productividad

Puedes ser más productivo distribuyendo eficazmente tus objetivos hacia las tareas que moverán tu negocio hacia delante. Aquellos que impactan directamente en tu balance, en la productividad del equipo y las prioridades estratégicas más importantes.

Daniel Goleman, psicólogo y autor del libro Emotional Intelligence and Focus: The Hidden Driver of Excellence escribió que "dirigir la atención hacia dónde necesita ir es una tarea primordial del liderazgo".

Si eres un empresario que lucha por focalizar su atención y completar con éxito las tareas que más le importan, prueba los siguientes consejos en lugar de hacer una tradicional lista de tareas.

1. Haz una lista de prioridades estratégicas

En lugar de enumerar todo lo que quieres que ocurra en tu negocio (una web actualizada, SEO optimizado, los 6 lanzamientos al año, los medios de comunicación, crecimiento social) y tratar de atacarlo todo de una vez, identifica cuál de todos tus objetivos es la máxima prioridad estratégica para el año y después para cada trimestre.

Puedes empezar escribiendo todas las metas y objetivos que consideras que son prioridades para este año. Ponlo todo en una página. Una vez que todos tus objetivos principales para el año estén, revísalos y marca con un círculo las iniciativas que tendrán el mayor impacto en el crecimiento general. Considera sobre todo la rentabilidad y la eficiencia de tu equipo.

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Una vez que hayas identificado tus principales prioridades estratégicas para el año, haz un calendario que no incluya más de 3 prioridades principales por trimestre. Esto te servirá como apoyo para volver a lo largo del año y reenfocar a tu equipo y a ti mismo como CEO, asegurándote de que no solo se está "trabajando", sino trabajando de manera efectiva y eficiente hacia los objetivos más importantes.

2. Delega los proyectos en los miembros correctos del equipo

Uno de los mayores cuellos de botella en un negocio es intentar hacerlo todo tú mismo. Asegúrate de que, si tienes un equipo, delegas no solo las microtareas, sino también la posesión completa de los proyectos en los miembros apropiados de este. Define lo que significa "hecho" para minimizar los problemas de comunicación y la insatisfacción con el resultado final.

Más importante aún es que dejes que tu equipo entienda el por qué de esos proyectos, y cómo completarlos exitosamente contribuye a la mayor visión/meta de la compañía.

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Al empoderar a tu equipo para que se adueñe de proyectos y tareas, expandes la capacidad de tu empresa de generar resultados. Al delegar las tareas adecuadamente, también liberas tu concentración, tiempo y energía para completar de manera efectiva tareas más grandes que tienes ante ti.

3. Lleva a cabo un proceso inverso para conseguir los resultados que quieres

Comienza desde el final (el resultado), luego vuelve al principio. Por ejemplo, si quieres como resultado alcanzar 100.000 euros en ventas el próximo mes, ¿qué necesitas hacer este para llegar a ello?

Al empezar desde el resultado y trabajar hacia atrás, se hace más probable lograr el resultado que se busca.

4. Céntrate en las AMMs (actividades para ganar dinero)

Si llevas una compañía con un equipo, uno de los datos más importantes que puedes rastrear es el relativo a las acciones que impulsan el motor de tu negocio. Similar a un diario de comidas, lleva un diario de las actividades que realizas diariamente en la compañía y haz un seguimiento de aquellas que tienen un impacto directo en los mejores resultados. ¿Es el vídeo en vivo uno de tus mejores generadores de clientes y una de tus herramientas de ventas? Rastréalo. ¿Grabar un podcast en solitario con una potente llamada a la acción generalmente consigue alto tráfico y ventas? Documéntalo.

Al analizar cuáles son tus MMAs, podrá afinar su ejecución y asgurarte de que la mayor parte de tu tiempo como CEO lo pasas jugando en tu área de principal poder.

Cait Scudder es coach de negocios, oradora de charlas TEDx, presentadora de podcast y mentora de éxito para mujeres motivadas. Su misión (y obsesión) es empoderar a mujeres emprendedoras visionarias para liberar su potencial único y usarlo para crear negocios rentables y con un propósito que cambien el mundo.