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5 trucos Excel sencillos con los que ahorrarás 10 horas de trabajo a la semana, según un experto

Joven trabajando con el ordenador portatil
Getty Images
  • Excel es una  herramienta potente y eficaz para la mayoría de empresas en cuanto a gestión y manejo de datos.
  • Pero a veces enfrentarse a las hojas de cálculo puede conllevar buena cantidad de tiempo y esfuerzo.
  • El especialista en marketing Hillel Fuld ha aconsejado en un artículo en Inc. algunas fórmulas en Excel para automatizar ciertos cálculos y facilitar el trabajo
  • Aquí hay 5 trucos sencillos de Excel que te ayudarán a ahorrar una gran cantidad de tiempo.
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Aunque muchos sean los que odian Excel y es posible que sea uno de los programas más complejos de Microsoft lo cierto es que también es una herramienta potente y eficaz para la mayoría de empresas.

Y aunque tan solo oír hablar de hojas de cálculos pueda hacer temblar a casi cualquiera, también es cierto que a la hora de almacenar y gestionar grandes datos Excel resulta totalmente eficaz.

Para facilitar a los usuarios el trabajo en este programa, existen numerosos atajos y funciones de Excel que permiten automatizar cálculos y ahorrar tiempo.

Leer más: Estas 10 opciones de Excel que no conocías te permitirán ser más productivo en tu trabajo, según Microsoft

El especialista en marketing Hillel Fuld ha aconsejado en Inc. algunas de las funciones de Excel que pueden contribuir a ahorrar una buena cantidad de horas a empresas y particulares.

Estos son 5 trucos sencillos de Excel que te ahorrarán 10 horas a la semana, según Fuld.

1. Crea una calculadora personalizada

Trabajando con ordenador
Getty Images

Personalizar los cálculos más complejos que haces de manera frecuente en Excel sin duda te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo. Para ello, el especialista ofrece una sencilla manera de llevar esto a cabo.

  • En Excel abre un nuevo archivo y etiqueta los campos de acuerdo a lo que te interesa: trimestres, futuros y pagos...
  • Selecciona la celda a la que deseas que vaya el resultado de cada uno de los campos etiquetados anteriormente. Haz clic en Insertar y seleccione después Función donde se abrirá la ventana Insertar función. Tras esto selecciona "Financieras" para ver todas las funciones disponibles en relación a cálculos financieros.
  • Haz doble clic en el campo que has etiquetado, lo que abrirá una ventana de Argumentos de función. Aquí completa los números de cada campo como los etiquetaste. Haz clic en Aceptar para finalizar el cálculo para esa etiqueta.
  • Continua con todas las demás etiquetas que quieras personalizar.

2. Utiliza las funciones de contabilidad de Excel

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Como recuerda el artículo de Inc. el programa Excel permite gestionar elementos tales como  préstamos, seguimiento de gastos,  planes presupuestarios... a través de la tablas dinámicas. Estas pueden "generar informes de resumen dinámicos a partir de datos sin procesar, en una interfaz de tan solo arrastrar y soltar. Para ello:

  • En una nueva hoja de cálculo, haz clic en la celda 1A y luego clic en la pestaña Número en la parte superior de la página. En "Formato de celdas", deberás seleccionar Contabilidad y después Aceptar.
  • Para aplicar este formato a un rango de celdas selecciona el rango de celdas con una herramienta  de formato de painter.

  • Después de aplicar las fórmulas, continua creando otras fórmulas que se ramifiquen en nuevos encabezados de columna, como fecha, saldo y monto (importe).

3. Transforma los números de tablas a gráficos

Ordenador, ipad y móvil
Pixabay

Es evidente que los gráficos son mucho más sencillos de digerir y más visuales a la hora de analizar que las columnas y filas eternas de datos. En Excel es posible pasar estas tablas a gráficos de manera visual, ahorrando buena parte de tiempo con este sencillo truco, tal y como recoge Inc.

  • Introduce los datos a analizar en la hoja de cálculo. Por ejemplo, A1 podría ser Fecha y B1 podría ser Número de inscripciones. y los sucesivos filas A2, B2, A3, B3... los datos correspondientes.
  • Tras esto, selecciona la celda superior izquierda y, a continuación, mientras presionas Mayúsculas, haz clic en la celda inferior derecha. Esto seleccionará todos los datos.
  • Clica después en Insertar en la parte superior y selecciona Gráfico y Gráficos recomendados.
  • Escoge una opción de gráfico, o pincha en Todos los gráficos para obtener más opciones.

4. Gestiona calendarios con Excel

coach para ser millonario
Rawpixel on Unsplash

Entre sus muchas opciones, Excel también permite planear y organizar calendarios y horarios. 

  • Busca una de las plantillas de horarios de Excel. Esto varía mucho según la versión que  tengamos.
  • Descarga la que mejor se ajuste a tus preferencias y abre estas después en una nueva hoja de trabajo.
  • Modifica el texto / colores según tus necesidades e introduce los datos.

5. Vierte información actualizada directamente desde internet

Bonos frente a acciones. Rentabilidad
Pexels / Pixabay

Excel permite traer información directamente de la red y actualizar automáticamente cierto tipo de cifras como precios de acciones, resultados de juegos deportivos, datos de vuelos de aeropuertos. Una función de Excel que claramente te ahorrará muchas horas de trabajo.

  • La función se llama "Excel Obtener y transformar (Power Query) y está disponible en las versiones de Excel posteriores a 2010 (esta incluida). 
  • Haga clic en Datos> Nueva consulta> De otras fuentes> Desde la web)
  • En el cuadro Desde la Web, introduce la URL. Proporciona información de credenciales de usuario si es necesario y clica en Aceptar.
  • Power Query escaneará la página web y cargará los datos en el panel de Navegador en la Vista de tabla.
  • Selecciona la tabla a la que quieres conectarte haciendo clic en la lista o  puedes cambiar a la Vista web y seleccionar la tabla adecuada de forma manual.
  • Haga clic en Cargar y los datos web se verán en tu hoja de trabajo.

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