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8 claves definitivas para lograr un rendimiento ultra-eficiente

Multitarea y eficiencia en el trabajo
Pixabay

Marketer, consejero, speaker, educador y agente del cambio. Especialista en innovación disruptiva y transformación de negocios en la nueva economía.

Así es Isra García, uno de los profesionales más influyentes de la Web Social en Europa y una personalidad reconocida en Latinoamérica y Estados Unidos.

En esta ocasión, nos presenta las 8 claves definitivas para lograr un rendimiento ultra-eficiente.

Si quieres saber cuáles son, echa un vistazo a esta lista.

 

 

1. Energía de activación

La regla de los 5 segundos. No, no la regla que dice que si eres lo suficientemente rápido puedes comer algo del suelo si tardas menos de 5 segundos… Hace un tiempo vi esta fabulosa charla TEDx de Mel Robbins y quedé fascinado por el concepto de la Energía de Activación.

Muestra lo imposiblemente simple, pero extrañamente efectiva que es la Regla de los 5 Segundos, donde cuentas de forma regresiva del 5 al 1 para hacer algo que deseas hacer, pero para la cual no tienes la motivación necesaria.

El ejemplo clásico es cuando tu despertador suena, en lugar de apagarlo y seguir durmiendo, cuentas 5, 4, 3, 2, 1 y te levantas.

Es ridículo pensaba. Genial, entonces seguro que funciona. Si es ridículo o estúpido, pero funciona, entonces es genial.

Contar hacia atrás y luego hacerlo.

Hay incluso un libro que cuenta cómo las personas usan los 5 segundos para mejorar sus vidas. Es una idea simple, tan simple que parece estúpida, una idea ridícula, pero que funciona.

¿Por qué funciona?

Primero, porque cuando cuentas del 5 al 1, sientes que llegas al final. Eso, de forma instintiva, te inclina a decirte a ti mismo/a “vamos”, “salta” o “despega”. Y eso al final es lo importante para empezar. Asociar la cuenta atrás con tomar acción.

La segunda razón es porque te comprometes a no mentirte a ti mismo/a ni a otros. Cuando le dices a alguien “soy puntual”, tiendes a actuar en concordancia con esa afirmación. De lo contrario serás percibido como un mentiroso, aunque la persona que te escucha nunca conozca la verdad. Es cuestión de principios.

La energía de activación

Una idea ridícula nada estúpida al aplicarla:

Energía de activación
Wikipedia

Lo mismo sucede cuando dices que tomarás una decisión al llegar a uno cuando cuentes desde cinco hacia abajo. Si te lo dices a ti mismo, lo harás. Sentirás el empuje para empezar.

Tanto si tienes miedo, como si no sabes que hacer o si quieres no hacerlo. Es por eso que el sistema de Ultraproductividad de las decisiones de 5 segundos funciona tan bien. O el de materialización de ideas, porque se sirven de la Energía de Activación.

Este tipo de impulso puede funcionar realmente bien para comprometerte de forma financiera, saludable, laboral o personal. Depende el fin y el uso.

¿Cómo y dónde más usarla?

La uso casi a diario. Contando del 5 al 1 cuando creo que voy a tener una reacción emocional negativa. O cuando no quiero empezar a escribir el nuevo libro.

En los momentos que me cuesta conceptualizar proyectos. Incluso cuando estoy bloqueado en los podcast o webseries.

Hasta cuando no quiero hacer una llamada de teléfono contundente. A veces ha servido para no comer algo que sabía que no iba a ser beneficioso para mi salud.

5, 4, 3, 2, 1 y propulsión.

Lo que en realidad estás haciendo es introducir un nuevo superhábito en tu rutina. Estás construyendo la identidad de ese tipo de persona que hace la tarea que necesita ser hecha a través de la Energía de Activación.

 

2. Optimiza tus funciones cerebrales

Hace meses que, en el camino del alto rendimiento y los experimentos derivados, estoy interesándome por cómo optimizar las funciones cerebrales. Cómo poder mejorar su trabajo y cómo sacarle más partido. Desde charlas TED como esta, hasta estudios e informes de científicos, investigadores y universales, como por ejemplo esto.

En una primera fase, estoy centrado en responder a esta pregunta: “¿Qué es aquello que ayuda a desarrollar una funcionalidad óptima de nuestro cerebro?”

Esto es lo que hasta ahora he extraído:

  • Descanso adecuado. ¿Cuántas horas duermes cada día y cómo te sientes al despertar y durante el día? ¿Cómo duermes?
  • Claridad mental y consciencia. ¿Es fácil o difícil que quedes distraído? ¿Cuántas tareas llevas a la vez? ¿Cuanto tiempo al día permaneces enfocado?
  • Comida óptima y apropiada. ¿Conoces qué tipo de comida es la apropiada para ti y tu organismo? ¿Qué hábitos alimenticios? ¿Cuántas comidas realizas? ¿Qué comes actualmente?
  • Un set muy definido y de instrucciones operativas y sistemas. ¿Tienes una estructura sobre tu día idea, tu día menos ideal y tu día poco ideal? ¿Lo mismo para tu semana y meses? ¿Posees sistemas de trabajo y estilo de vida que ayuden a recargar y liberar tu cerebro a diario?
  • Después de levantarte, cuando has dormido poco. Porque te quedaste trabajando hasta noche, o viendo una película demasiado larga, o comprobando las redes sociales. Entonces no te diste cuenta de la hora que era. No tienes un buen despertar, entonces conectas el WhatsApp para darte placer y encuentras un mensaje de poco delicado de tu jefe, amante o cliente. Seguidamente, tienes que darte prisa para ducharte, cambiarte y salir por la puerta, porque te levantaste demasiado justo de tiempo. Tomas una taza de café (voy a omitir el cigarro adicional) y un croissant por el camino. Entonces llegas al trabajo y estás listo para el “go”, entonces abres el email y empiezas desde ahí.

¿Crees que esto es optimizar la capacidad de función eficiente de tu cerebro?

Esta charla TED profundiza un poco más sobre cómo optimizar las funciones cerebrales para un mejor rendimiento.

3. Altera tus entornos

Si estás obsesionado con mejorar en lo que sea, hackear tu entorno físico y social es una estrategia efectiva. Al mismo tiempo potenciarás tu autodisciplina y mejorarás tu concentración.

Esta estrategia consiste en cambiar tus entornos sociales y físicos a propósito. Esto ayudará a reducir las probabilidades de ser distraído o pillado por sorpresa. También es efectivo contra los ladrones de tiempo.

Cómo hackear tu entorno físico y social

Hay cuatro técnicas que puedes implementar de forma bastante fácil:

1. Usa aplicaciones diseñadas a eliminar distracciones:

  • Focus Booster.
  • Focus Writer.
  • Fores: Stay Focused.
  • Life Cycle.
  • K9 Security.
  • Self Control.

Cada una de estas aplicaciones o programas están destinados a ayudarte a controlar esas distracciones.

2. Consigue ayuda de otros para potenciar tus esfuerzos de autodisciplina:

Esta técnica consiste en involucrar a otros de forma explícita en tus planes de desarrollar nuevos superhábitos. La estadística demuestra que la presión social te ayudará a ser más propenso a la hora de implementar nuevos comportamientos o actuaciones. Comparte tus objetivos con amigos, colegas de trabajo o familia y pídeles que te ayuden a conseguirlos y sobre todo te impulse cuando empieces a flojear. Ejemplos:

  • Forzarte a hacer algo vergonzoso como cantar en medio de un centro comercial disfrazados de …
  • Comprometerte a hacer algo que te gusta todavía menos frente a las personas que te respetan.
  • Donar 200€ cada vez a una causa social.

Si no tienes muchos amigos o familiares que deseen involucrarse contigo, no importa. Puedes encontrar ese impulso online en lugares como Productive Pen Pals y Get Motivated  Buddies, también hay aplicaciones como Lift, Unstuck o Sociidot.

3. Reduce los encuentro sociales a encuentros sociales con valor y utilidad para ambas partes:

Huye de los encuentros sociales donde la gente se reúne en pequeños círculos a cuchichear o cotorrear sobre la vida de otras personas. Ignora a toda cosas los entornos sociales donde se debaten temas como el corazón, la programación de TV o temas superfluos / superficiales relacionados con tendencias pasajeras.

Encuentra a la gente que te aporta lo que buscas y trata de aportar en medida de lo posible, genera más encuentros como estos. Sin que sean demasiados, los justos.

4. Introduce cambios pequeños pero significativos en tu entorno de trabajo:

Ayer lo explicaba en el poder de los rituales. Deposita tus dispositivos a un lado, fuera de tu espacio de trabajo. Realiza micromeditaciones de 20 segundos cada hora y media de trabajo. En esos 90 minutos, trabaja enfocado en una sola tarea, una detrás de otra, no todas a la vez.

Habilita un lugar con luz natural. Prepara buena música. Decora el entorno con aquello que te gustaría estar viendo en todo momento (fotos de juergas, familiares, posters, mantras, etc.). Cuida la altura de la mesa, la calidad de la silla, el reposapiés.

Cuanto más entres en el súperhábito de hackear tu entorno y todo lo otro que puedas o se te ocurra, más rápido subirás de nivel.

4. El poder de los rituales

Esto podría ser una posible receta sobre cómo hacer más, más y más y obtener resultados en 10 días. Salvo que no lo es…

Consideraciones primero:

  • Son 10 días ininterrumpidos, sin descanso.
  • Todo lo que viene aquí abajo son recomendaciones no solicitadas. Siéntete libre de ignorarlas.
  • La idea no es que copies al pie de la letra, sino que diseñes tu propia receta, tus propios rituales. Los que te sientan genial.
  • Sé severa/o en la ejecución, antepón tus rituales sobre todo lo demás. Al menos durante estos 10 días de experimento.

Vamos a ello…

La clave sobre cómo hacer más – los rituales

Gestión del tiempo
Wikipedia

Establece 10 días y sé consistente.

Ingredientes ritual

Imprescindible:

  • Cero trabajo, emails, WhatsApp o redes sociales después de las 21h.
  • El smartphone o teléfono o email no puede ser lo primero que hagas en el día.
  • En lugar de ver las noticias o la radio al comenzar el día, escucha música, lee o mira contenidos inspiradores.
  • Al lado de tu mesita de noche (o en la cama) una libreta para añadir reflexiones, pensamientos y aprendizajes.

Preparación ritual

Cómo hacer más:

  • 90 minutos antes de ir a dormir toma algo beneficioso (y caliente) para tu cuerpo. Sopa de miso por ejemplo
  • Duerme las horas que necesite tu cuerpo (estudia tu sueño / descanso). Ve a la cama tan pronto como puedas.
  • Despierta pronto sin despertador.
  • No toques tu smartphone, PC, portátil, tablet, Televisión o radio. Mantén alejados todos estos dispositivos.
  • Justo al despertar: practica el ejercicio de respiración de Iceman. Te llevará sobre unos 13 minutos.
  • Realiza 10 minutos de meditación guiada con Headspace – para empezar.
  • Haz estiramientos suaves durante 5 minutos.
  •  Realiza práctica deportiva durante 20 – 30 minutos. Bicicleta (estática), natación, carrera, power yoga, crossfit, etc.  Eso si tienes tiempo, siempre que la familia, compromisos y otros quehaceres te lo permitan,
  • Prepárate el desayuno que más te apetezca y más energía te pueda dar. Sin olvidar que sea lo más sano posible.
  • Escribe en la libreta (o Evernote) las tres o cuatro tareas más decisivas del día. No es una gran lista, son aquellas que necesitan estar hechas al final del día.
  • Empieza el trabajo abordando esas tres o cuatro responsabilidades. Todo los demás será procrastinar.
  • El resto del día es cosa tuya…

(Añade los siguientes pasos…)

Sugerencias ritual

Los ingredientes y preparación de los rituales deben ir con algunas instrucciones:

  • Descansar te dará energía, potencia y fuerza de voluntad.
  • Dedica al menos 30 minutos al día para pensar y ver las cosas como son (con claridad).
  • Observa cómo respondes a lo que entra en tu vida, controla tus reacciones.
  • Aparta de tu día todas las cosas y personas no deseadas.
  • Comprende lo que importa para tu gente (incluido clientes o jefes) y para ti mismo cada día y empieza por ahí.
  • Necesitas técnicas de respiración y deportivas para mantenerte en movimiento y en el presente.
  • Recompénsate a diario bastante (micromomentos)

Entonces, con todo esto puesto en práctica, sabrás cómo hacer más, más, más y más que la antigua versión de ti misma/o.

¿Cómo hacer más? Crea tu receta y rediseña tu estilo de vida.

 

5. Las microlistas

Las microlistas
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Haz las siguientes microlistas:

  • Microlista “me gustaría”: Una lista que contuviera todas las cosas que te gustarían hacer pero no haces. Comprométete a realizar al menos una cosa de esa lista cada semana.
  • Microlista “feedback”: Es una lista en la que anotas todo el feedback positivo que vas recibiendo a diario. Revísala una vez cada dos semanas.
  • Microlista “círculo vital”: Lista a todas las personas que forman parte de lo que consideras el núcleo de tu vida. Las personas (colegas, amigos, familia, etc.) de los cuales no podrías prescindir. Actualízala periódicamente, cada tres o seis meses.
  • Microlista “ventajas vs desventajas”: Otra lista con todos los beneficios que se te ocurran derivados de la vida que estás viviendo. Luego realiza la lista antagonista y compara la una con la otra.
  • Microlista “barreras”: Construye una lista con las barreras que a menudo tienes que saltar. En tu trabajo, con tu familia, con tu pareja, en tus hobbies, sueños o colegio. Una vez las divisas, perderán importancia y poder negativo sobre ti. Seguidamente, crea acciones para esquivarlas o saltarlas.
  • Microlista “comparaciones”: Desarrolla una lista que contenga las personas con las que te has comparado o comparas. Entonces, al lado de cada nombre, escribe qué es lo que estás comparando y por qué lo estás comparando.
  • Microlista “no acciones”: Crea una lista donde especifiques todo lo que vas a no hacer. Por ejemplo: no aceptar llamadas desconocidas, no enviar emails al principio o final del día o no mantener reuniones sin una agenda previamente definida.
  • Microlista “alto rendimiento”: Enumera en una lista todas las acciones diarias que vas a emprender para lograr un equilibrio entre tu parte emocional, espiritual, intelectual y física.
  • Microlista …: (Imagínate las posibilidades…)

Dónde está el poder de las microlistas

Esta es la cosa, no necesitas realizar grandes movimientos. Ni tampoco desarrollar planes de productividad complejos para llegar a más con menos viviendo mejor. Lo que necesitas es dar pequeños pasos casi a diario. Las microlistas son el lugar perfecto para empezar.

Cómo hacer funcionar las microlistas: listas, leer, relees, confías en ello, decides cómo proceder y entonces, acción.

6. Reducir el envío y recepción de emails.

Esta técnica consiste en cinco emails. Aplica a equipos, desarrollo de proyectos, colaboraciones, proveedores e incluso – bien educado – con clientes y jefes. Esencial para lograr la ultraproducitivad en tu correo electrónico.

1. Email noche de antes

  • Correo electrónico con la planificación del día siguiente. Envió solo a las personas que intervengan con:
  • Necesidades del que envía y de los que reciben (empatía).
  • Próximos pasos a tomar.
  • Qué posibles interacciones podrían ocurrir que requerirán posibles dudas o preguntas.
  • Fechas / horas límite para cada requerimiento
  • Consideraciones.

2. Email mañana (entre 9 am – 11 am)

  • Correo electrónico con las interacciones unificadas y la acción sobre los pasos que se estipularon y acordaron en el correo de la noche anterior.
  • Interacciones requeridas. Detallar todas las interacciones en un solo email, estructurando el correo por temas.
  • Especificar qué interacciones son urgentes (respuesta inmediata), cuales prioritarias (a lo largo del día) y qué otras pueden esperar a mañana u otro día.

3. Email mediodía (entre las 1:30 pm – 3 pm)

  • Correo electrónico con el objetivo de petición de urgencias, prioridades y necesidades fuera de lo planificado.
  • Siempre dirigido solo a las personas que intervienen.
  • Fechas límite de aquello que se persigue en el email.

4. Email tarde (entre las 4:30 pm – 7 pm)

  • Correo electrónico con la revisión de compromisos, imprevistos y el cumplimiento de objetivos diarios y trabajos pendientes.

5. Email noche (entre las 8:30 pm – 10 pm)

  • Misma descripción y objetivos que el #1.

Consideraciones sobre la ultraproductividad del correo electrónico

Aplican a los cinco (cuatro si no cuentas la repetición del #5) correos:

  • Vas a necesitar trabajar por unificar correos en un solo email. Tu misión es educar, ayudar, guiar y corregir, al principio.
  • Especificar en los asuntos lo más claro posible aquello que se necesita y cual es el objeto descriptivo del propio correo electrónico.
  • Para temas que se necesita una explicación de más de tres líneas: llamada telefónica o audio (los que tengan WhatsApp / iMessage)
  • Si un email pasa de una cadena de cuatro correos y no se encuentra la solución. Opta por llamada rápida entre todas las partes implicadas.
  • Prohibido enviar correos sin una “llamada a la acción” clara.
  • Restringir el envío de correos que contengan lo siguiente: “imposible” / “no puedo” / “no tengo ni idea” / “No” / “no llego” / “no estaré” / …. En lugar de cualquiera de esas limitaciones, enviar propuesta positiva que acabe en algo práctico y la otra parte pueda utilizar. Ejemplo: “¿Reunión el jueves a las 19h?” – respuesta: “imposible…”. Error. La respuesta sería algo así como: “esa hora está comprometida, aquí las tres / cuatro opciones en las que si podría. De no encajar ninguna, propón tú y lo adaptaré.”
  • Dominar el email es más que posible. solo necesitas cinco correos para cada uno de los proyectos, iniciativas o clientes con los que trabajas.

7. Cuadro de objetivos para conseguir metas

Si vas a hacer que las cosas sucedan necesitarás conseguir que los objetivos sucedan también. Pues bien, aquí hay una idea para hacerlo bien: el cuadro de objetivos.

¿Quieres una forma realmente simple de empezar a hacer que tus metas están alineadas?

Escribe dentro de cuatro cuadros tus cuatro metas / objetivos más importantes del día. Hazlo el día de antes.

Esta primero te dará una dirección tan pronto como empiece el día y un sentido de cuáles son los objetivos que necesitas perseguir.

He descubierto que la mejor forma de trabajar hacia esas metas es mantenerlas todo el tiempo en el centro de lo que haces, mantenerlas siempre visibles. Este es el truco más determinante: un cuadro de objetivos.

El cuadro de objetivos

La idea es ofrecer un ejemplo que puedas utilizar. Es realmente simple. Establecer un calendario compuesto por horas, días, semanas o meses desde la izquierda a la derecha. Entonces creo bloques para cada abortivo que trato de completar. Las horas, días, semanas o meses depende de la complejidad, transversalidad y duración que lleve alcanzar esa meta.

Por ejemplo, tus objetivos de hoy pueden ser:

  • El feedback sobre el nuevo proyecto extraescolar que estás construyendo mientras trabajas.
  • Preparar la presentación que tienes dentro dentro de una semana antes los nuevos clientes.
  • El trabajo de consultorías que tienes para los clientes A, B y C.
  • Las finanzas para las campañas de este mes.

La consideraciones para optimizar el sistema de objetivos

Una vez que tengo mis objetivos claros, una vez que sé que parte del objetivo que va a durar días o semanas voy a cubrir hoy. Y una vez que tengo ese objetivo trabajado, he cumplido el objetivo para este día.

No hago más o hago menos, hasta que no completo el cuadro de objetivos diarios. Usualmente entre tres y seis objetivos diarios, depende de lo mucho que me apetezca lograr durante el día.

Además, de todo esto, tienes una subdivisión de los bloques de trabajo en objetivos y entonces visualizarlos. Puedes saber cómo lo estás haciendo. Puedes medir. No es un calendario. No es nada más que unos cuadros de objetivos que te indicarán como los objetivos se alinean a tu realidad.

En tu cuadro de mandos podrías tener, cantidades de ingresos en cada uno de los cuadros de objetivos que te importan. O podrías tener tus objetivos de salud y actividad física.

Quizá podrían ser el número de artículos, número de propuestas enviadas a clientes, número de ventas ganadas- Una nota rápida: haz lo que sea para que los objetivos se conviertan en algo que puedas manejar y accionar. Si no puedes controlarlo, ¿cómo se podría impactar entonces en su resultado?

Si es tomar 3 comidas menos al día, hazlo visual en el cuadro de objetivos, durante el día. Semanal será más fácil de visualizar, igual que mensual, aunque la mayoría pueden funcionar día a día.

Uso Evernote cuando trabajo con el cuadro de objetivos. Esta herramienta te da mucha versatilidad para poder trabajar, optimizar, imprimir, tener más fácil acceso. Etc.

 

8. La técnica de los microbloques

Todo lo que hacemos puede ser visualizado en bloques. Cuando Josef y yo diseñamos Inconformistas, lo que hicimos fue visualizar y conceptualizar la forma del programa y del libro en microbloques.

Entonces, extendimos y dividimos cada pieza en bloques de lego que encajan entre sí. Entonces, dividimos los bloques en otros microbloques más pequeños. Y entonces, empezamos a mover los bloques entre sí para darles sentido.

Microbloques
Wikipedia

La fuerza de los microbloques

Hoy, mi trabajo, mi alimentación, mi atención, mi deporte o mindfulness, incluso mi vida, funcionan por microbloques. Cuando preparo un proyecto, empiezo por bloques pequeños, luego empiezo a encajarlos.

En un artículo de más de mil palabras, empiezo por bloques pequeños, uno a la vez. Si sigo mi sistema de alto rendimiento diario, está dividido por microbloques, cada bloque cobra sentido por sí mismo. Ahora estoy en Ibiza, me gusta aprovechar y hacer diferentes cosas durante el día, si no fuera por los microbloques acabaría colapsado.

Durante el día puedo llegar a trabajar en más de 30 proyectos diferentes, no porque sea un prodigio de la naturaleza, nada más lejos de eso. No, sino porque utilizo una de mis debilidades, la falta de atención continua, y la convierto en una ventaja.

Dedicando bloques de trabajo enfocado, contundente y comprometido, de entre 5 y 15 minutos. Puedo añadir la tarea o responsabilidad que sea. Un bloque a la vez, manejable y coherente con todo lo que rodea mi mundo.

Cuando hace unos años las cosas no funcionaban bien para mí, empecé a trabajar por bloques. Autodisciplina, iniciativa, autoconsciencia, productividad, hábitos, habilidades y finanzas. Un bloque a la vez. Cuando debía dinero, pagaba por pequeños bloques. Me tomó mucho tiempo, pero me obsesioné con los bloques.

Hoy lo estoy con las micro-unidades de tiempo (bloques). Con el tiempo, trabajar por bloques te hace sentir que progresas y eso te propulsa hacia delante con fuerza.

Micro es macro

Cada vez que desarrollamos proyectos desde IG, pensamos en grande haciendo cosas pequeñas, microbloques. Hemos adquirido tres nuevos proyectos en estos últimos 4 meses. Dos de industrias conocidas y con experiencia, el otro nuevo, una aventura para nosotros. ¿Cómo vamos a trabajar? Un bloque a la vez.

Las cosas parecen demasiado vastas cuando intentas abordarlas todas a la vez. Todo es paralizante cuando empiezas macro.

Sin embargo, cuando empiezas por un bloque a la vez, puedes trabajar solo con ese bloque y centrar todas tus energías en el mejor resultado posible. Una vez que trabajes en los bloques adecuados, puedes trabajar con más facilidad y eficiencia en cada uno.

Amiga, amigo, un microbloque a la vez. Pura ultraproductividad.

 

Este artículo ha sido publicado por Isra García, fundador de IG, Stand OUT Program Education, Inconformistas, Mapmakers, Guateque y Engage Worldwide. Isra a día de hoy: 54 clientes, 43 negocios asesorados, 398 conferencias, 3.279 artículos, 24 proyectos, 6 libros, 378 clases impartidas, 6 empresas, 15 adventuras, 21 experimentos y muchísimos fracasos, más de los que se pueden contar. 

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