9 buenos consejos para organizar reuniones de trabajo efectivas

No hay una manera fácil de conseguir enfadar a tus compañeros de trabajo que convocarles a una reunión sin ningún propósito concreto.

El tipo de reunión que podría haber sido sustituida por un e-mail corto y que mantiene a los demás alejados del trabajo serio que hace avanzar a la compañía.

Eso, por no mencionar que nunca deberías organizar una reunión. Hay una amplia gama de maneras de lograr un debate eficiente y efectivo.

Hemos revisado las aportaciones al tema de The New York Times, The Harvard Business Review y Quora, resaltando las estrategias más creativas. Léelas antes de enviar una invitación en el calendario para una reunión semanal de "seguimiento".

1. Decide si realmente necesitas organizar una reunión

Una reunión de una hora con una docena de personas no debería ser el estándar cada vez que hay que resolver una cuestión. En Quora, Ben Mordecai escribe que la persona que organiza la reunión debería preguntarse:

• ¿Esta reunión podría ser sustituida por email grupal?
• ¿Estaría bien para la mayoría de la gente presentarse en la reunión para ignorar la mayoría de los temas?
• ¿Podría simplemente hacer que las personas se responsabilicen de enviarme sus actualizaciones semanales en un momento determinado, en lugar de esta reunión?

2. Haz reuniones con poca gente

The Harvard Business Review explica que las reuniones con más gente tienden a ser menos efectivas. Primero, porque es más difícil captar el lenguaje no verbal de la gente cuando hay 20 personas en la sala. Pero, lo más importante, porque cuanto más grande es el grupo, la gente se siente menos presionada para contribuir.

Por especificar números, un experto explicaba a HBR que limitar la reunión a 4 ó 5 personas es la única manera de estar seguro de que todos hablarán en una reunión de 60 minutos.

O puedes seguir el consejo de Jeff Bezos: nunca organizar una reunión en la que dos pizzas no puedan saciar a todo el grupo.

3. Usar la regla de los 2/3

¿Una manera de limitar el tamaño de la reunión? El usuario de Quora Nicolas Pattee recomienda aplicar la "regla de los 2/3".

Escribe: "No siempre es posible involucrar a todos en cada temática, pero al menos estar seguro de que todos están involucrados en al menos dos de cada tres temas de tu lista y reordenar los puntos de la reunión para que puedas liberar a gente o permitirles llegar más tarde, si lo necesitan".

4. Dejar claro el orden del día

The New York Times publicó una guía para organizar reuniones efectivas y la primera regla es que "todos deberían saber por qué han sido convocados y qué se pretende conseguir". Puedes distribuir un documento previo o debatirlo al principio de la reunión.

Como explica Annette Catino, CEO de QualCare Alliance Network, a The Times: "Dame un orden del día o sino no me voy a sentar ahí, porque si no sé por qué estamos en la reunión y tú no sabes por qué estamos ahí, no hay razón para una reunión".

5. Pide a todos que se queden de pie

El usuario de Quora Nicholas D'hondt escribe que las reuniones de pie tienden a ser más breves, pero son igual de productivas. De hecho, un estudio en 2014 desvelaba que los que equipos que se mantenían de pie en las reuniones eran más creativos que aquellos que se sentaban en sillas.

6. Limita las interrupciones

El usuario de Quora Joseph Hsieh recomienda designar una "caracola" [en referencia a El señor de las moscas] —como un bolígrafo o un bloc de notas— y dejar claro que sólo la persona que tenga la caracola pueda hablar. De ese modo, evitarás que la gente hable entre sí y repetir la misma información.

7. Hacer obligatorio que todos participen

Esto suena más aterrador de lo que es en realidad. HBR informa de que "la gente que se contiene, a menudo tienen la mejor perspectiva de la conversación y definitivamente deben retirarse".

Si no deseas invitar a hablar a alguna persona de imprevisto, HBR recomienda hablar con los participantes más callados con anticipación e informarles que deseas que contribuyan. De esa forma, no les pillará por sorpresa.

8. Proyectar las notas de la reunión en una pantalla

Es una sugerencia del usuario de Quora Thomas Korte, quien explica que ayuda a evitar la confusión, por ejemplo cuando dos personas escuchan la misma conversación y escriben dos cosas distintas.

9. Termina asignando roles y tareas

La guía de The New York Times para las reuniones enfatiza en la importancia de crear un plan de juego: "De otro modo, todo el tiempo que pasas en una reunión no servirá para nada".

Por ejemplo, Mark Toro, socio director de North American Properties —una compañía inmobiliaria de Atlanta— explica a The Times que usa el acrónimo "WWDWBW" al acabar las reuniones. Significa "who will do what by when?" —"¿quién hará el qué y para cuándo?"—. De ese modo, rinden cuentas y todos están en la misma onda.