9 buenos consejos para organizar reuniones de trabajo efectivas

No hay una manera fácil de conseguir enfadar a tus compañeros de trabajo que convocarles a una reunión sin ningún propósito concreto.
El tipo de reunión que podría haber sido sustituida por un e-mail corto y que mantiene a los demás alejados del trabajo serio que hace avanzar a la compañía.
Eso, por no mencionar que nunca deberías organizar una reunión. Hay una amplia gama de maneras de lograr un debate eficiente y efectivo.
Hemos revisado las aportaciones al tema de The New York Times, The Harvard Business Review y Quora, resaltando las estrategias más creativas. Léelas antes de enviar una invitación en el calendario para una reunión semanal de "seguimiento".
1. Decide si realmente necesitas organizar una reunión
Una reunión de una hora con una docena de personas no debería ser el estándar cada vez que hay que resolver una cuestión. En Quora, Ben Mordecai escribe que la persona que organiza la reunión debería preguntarse:
- ¿Esta reunión podría ser sustituida por email grupal?
- ¿Estaría bien para la mayoría de la gente presentarse en la reunión para ignorar la mayoría de los temas?
- ¿Podría simplemente hacer que las personas se responsabilicen de enviarme sus actualizaciones semanales en un momento determinado, en lugar de esta reunión?
2. Haz reuniones con poca gente
The Harvard Business Review explica que las reuniones con más gente tienden a ser menos efectivas. Primero, porque es más difícil captar el lenguaje no verbal de la gente cuando hay 20 personas en la sala. Pero, lo más importante, porque cuanto más grande es el grupo, la gente se siente menos presionada para contribuir.
Por especificar números, un experto explicaba a HBR que limitar la reunión a 4 ó 5 personas es la única manera de estar seguro de que todos hablarán en una reunión de 60 minutos.
O puedes seguir el consejo de Jeff Bezos: nunca organizar una reunión en la que dos pizzas no puedan saciar a todo el grupo.