Las 26 aplicaciones y dispositivos esenciales que todo emprendedor necesita en su caja de herramientas, según fundadores y CEOs

• El tiempo es dinero, y nada ahorra más minutos que ser eficiente en un negocio a través de aplicaciones y herramientas.
• Business Insider ha preguntado a los fundadores de 19 compañías cuáles son sus recursos favoritos para mantener sus negocios funcionando de manera efectiva y eficiente.
• Estos empresarios ofrecieron las mejores herramientas para gestionar su bandeja de entrada, organizar tareas y plazos, gestionar las solicitudes de servicio al cliente, mantenerse al tanto de las ventas y el inventario, y mucho más.
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El tiempo es el recurso más valioso de un empresario (además del dinero, por supuesto), y algunas de las empresas más exitosas cuentan con ayuda externa para administrar su tiempo de la mejor manera posible.

"El mejor consejo que recibí como empresario al iniciar mi primera empresa es seguir la regla de dos por dos, que es que me va a llevar el doble de tiempo lograr lo que yo quiera, y me va a costar el doble", dijo a Business InsiderKim Perell, empresario, business angel, autor nacional de bestsellers y CEO. ¿Su consejo? "Concéntrate en tres áreas del negocio en las que podrías invertir un poco de dinero y obtener un rendimiento significativo en un corto periodo de tiempo".

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Para los propietarios de empresas que buscan ayuda para organizar sus bandejas de entrada, realizar un seguimiento de las ventas y responder a las solicitudes de servicio al cliente (y otras más), recurrimos a fundadores de 19 marcas para compartir las herramientas rentables y que ahorran tiempo que ayudan a mantener sus negocios funcionando de forma eficaz y eficiente.

Las mejores aplicaciones para organizar el correo electrónico

"Lo único que desearía hacer, mirando hacia atrás, es ser más organizado desde el principio", dice a Business Insider Zachary Quinn, presidente y cofundador de la marca de ropa impulsada por la misión Love Your Melon.

"Algo que me ha ayudado con esto es una aplicación llamada Superhuman, que ha hecho un muy buen trabajo de reorganización de mi bandeja de entrada. Puede programar correos electrónicos [y] seguimientos, y eliminar rápida y fácilmente el desorden de mensajes que se amontonan mediante mensajes atemporales que no requieren una respuesta inmediata. Te mantiene concentrado en completar las tareas que se te presentan y luego pasar a la siguiente de la manera más eficiente posible".

Por otro lado, a Luigi Picarazzi, presidente y director ejecutivo de Digital Media Management, una agencia de servicio completo dedicada a la gestión de personas de alto perfil, marcas y películas teatrales a través de plataformas digitales, le encanta mantener las cosas simples con la clásica aplicación Gmail.

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"Me encanta Boomerang para Gmail porque me permite enviar correos electrónicos para que el destinatario lo reciba en una fecha posterior", dice Picarazzi. Además, añadió: "Esto me permite limpiar mi bandeja de entrada por la noche sin inundar las bandejas de entrada de otras personas en el proceso".

Las aplicaciones más útiles para ser ordenado

"Hemos utilizado docenas de herramientas digitales para la gestión de proyectos, comunicación y gestión de clientes potenciales, pero nada ha tenido todas las características y el flujo que necesitamos", según cuenta Scott Wilson, exdirector creativo de Nike y ganador del Premio de Diseño Cooper-Hewitt y ahora el fundador y CEO de la marca de bienestar basada en CBD WellBeings. "Muchos de ellos me han causado más dolores de cabeza que ayuda. Sin embargo, 10.000 pies han funcionado bien para la planificación de nuestros proyectos, la gestión de recursos y el seguimiento del tiempo".

Mientras menos aplicaciones y más dispositivos para Supergoop! La fundadora Holly Thaggard, que ayudó a llevar la marca de productos solares a más de 38 millones de euros en ingresos en 2018, no puede vivir sin su reloj Apple Watch. Es "la herramienta perfecta para asegurarme de no perderme nada de lo importante", dijo. "Mantiene los mensajes de mi hija, la información de vuelos y los recordatorios de reuniones en un solo lugar. Además, el índice UV en la pantalla de inicio es el recordatorio perfecto para volver a aplicar el protector solar todo el día".

Las mejores herramientas para gestionar mejor tu tiempo

"Es importante para mí mantenerme en contacto con mi equipo, pero es igualmente importante tener tiempo para desconectar", dijo Jordana Kier, cofundadora del servicio de suscripciones de cuidado femenino LOLA. "Ahora que también tengo un bebé en casa, he tenido que pensar cómo manejar mejor mi atención día a día". Kier confía en herramientas como Google Calendar y la función de repetición de alarma de Slack para organizar su tiempo y establecer límites.

Christiane Lemieux vendió su empresa DwellStudio a Wayfair en 2013 y ahora es la cofundadora y directora ejecutiva de la marca de muebles para el hogar The Inside. ¿Su herramienta de productividad para gestionar su tiempo de forma eficaz? Trello.

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"Alberga mi memoria diaria de todo lo que hay que hacer ese día, donde puedo apilarlo visualmente en orden de prioridad y cronología. A mi equipo le encanta porque es una manera súper no invasiva para ellos de tener prioridades urgentes frente a mí. Todas las noches, hago un ranking basado en la importancia y la fecha de entrega, lo que me permite empezar a trabajar a primera hora de la mañana siguiente y crear eficiencias para mi equipo y para mí", dice.

Las mejores herramientas para el marketing digital y servicio de clientes

Trisha Roy, fundadora y directora ejecutiva de la empresa Barn & Willow, utiliza Klaviyo para la gestión de la segmentación del correo electrónico. "El correo electrónico es una de las herramientas más poderosas para convertir el tráfico de su sitio en clientes. Nos encanta la segmentación de Klaviyo, y el tipo de información que recibimos sobre nuestros diferentes grupos de clientes es absolutamente crucial".

Bhupi Singh, fundador de la marca española de zapatos The Spanish Sandal Company, ama a Returnly por manejar asuntos de servicio al cliente. Debido a que la tasa de devolución en el negocio del calzado es alta, Returnly "permite a los clientes gestionar su devolución en línea sin tener que hablar con el servicio de atención al cliente", dice Bhupi Singh. "Los correos electrónicos y las llamadas telefónicas de los clientes han caído drásticamente" desde que adoptó la plataforma.

Jenn Kapahi, cofundador del maquillaje trèStiQue, es también un gran fan de Zendesk. "Como marca pequeña, es extremadamente importante para nosotros escuchar los comentarios de nuestros clientes para asegurarnos de que siempre les estamos dando lo que necesitan. Zendesk nos permite comunicarnos con ellos sin problemas", añade.

Claire Mazur y Erica Cerulo, cofundadoras de la cadena de tiendas de moda Of a Kind, cuentan con Help Scout para el servicio de atención al cliente y Loomly para el marketing en redes sociales. Y la cofundadora de Health-Ade Kombucha, Vanessa Dew, que ha recaudado 7 millones de dólares en fondos de riesgo para la bebida de té, ama a Domo por los datos de seguimiento.

"Ahora que tenemos a mucha gente, clientes y datos volando por ahí, es fácil tener problemas de análisis", dice Dew. "La interfaz de Domo ayuda al tablero y a comparar todas esas métricas y datos en un solo lugar para que pueda acceder desde la web o a través de la aplicación telefónica en cualquier parte del mundo."

Herramientas claves para el diseño

"Cuando abrí mi estudio por primera vez en 2005, mi mayor inversión fue el software Studio Designer", dijo la decoradora Christine Markatos Lowe, directora de Christine Markatos Design. "Es una herramienta indispensable diseñada específicamente para la industria del diseño de interiores para ayudar en la gestión de presupuestos, agilización, facturación de clientes y rentabilidad del trabajo. Está organizado de manera lógica por cliente y sala y tiene muchas características, como la posibilidad de añadir notas a lo largo de todo el proceso de seguimiento. Lo usamos a diario para mantener nuestros proyectos en marcha".

Christina Samatas y Renee DiSanto, cofundadoras de la firma de diseño de interiores Park & Oak, dijeron que Ivy es invaluable para ayudarles a mantenerse organizados y alineados. "Este software de gestión empresarial basado en la nube, hecho para diseñadores, tiene funciones de contabilidad que nos ayudan a la hora de crear propuestas, elaborar facturas y organizar los pagos. También tiene una herramienta de seguimiento de proyectos, que es increíblemente útil para gestionar los plazos y para mantener la información relacionada con el proyecto alineada y organizada", explicaban.

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La diseñadora de interiores Bria Hammel, fundadora de Bria Hammel Interiors y de la marca de muebles para el hogar Brooke & Lou, acredita a Design Manager por ayudarla a construir su negocio. "DM tiene tantas características que utilizamos a diario, como la gestión de proyectos, la creación de órdenes de compra y el seguimiento de los envíos, la contabilidad, la elaboración de informes y la comprobación del inventario. Utilizamos esta herramienta para registrar y rastrear las horas de facturación de nuestros clientes también. Este software fue creado para diseñadores de interiores, por lo que tiene todo lo que necesitas para dirigir tu propia empresa", dice.

A Betsy Vohs, fundadora de la agencia de diseño Studio BV, le encanta la herramienta de esbozo Trace. "Lo uso con mi iPad Pro, y es la mejor herramienta de colaboración para compartir ideas de diseño de forma rápida y digital", especifica. "Anteriormente usábamos 'Papel de calco' como diseñadores para dibujar en los dibujos. Con Trace, ahora podemos hacer esto sin problemas en un formato digital. Hace nuestras vidas más fáciles y a nuestros clientes les encanta, así que todos ganamos".

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Las herramientas más eficientes para comercio electrónico y ventas

"Dependemos en gran medida de un puñado de herramientas para ayudarnos a sistematizar varios aspectos de nuestro negocio de comercio electrónico", dicen Mazur y Cerulo Of a Kind. Los fundadores utilizan Stitch Labs para la gestión de inventarios y Streak para la gestión de proyectos basada en Gmail, y son grandes fans de Google Drive.

Jordan Jones, fundador de Packed Party , la compañía de regalos lifestile, que acaba de anunciar una asociación con Whole Foods, también utiliza Stitch Labs internamente para administrar su inventario físico y su creciente lista de clientes en el lado mayorista del negocio "y ha sido un salvavidas para mí", dice Jones. "Escalamos el lado mayorista de nuestro negocio realmente rápido, por lo que conectar a estos clientes con lo que teníamos en existencia era importante para nuestro negocio, y Stitch Labs nos lo facilitó".

Lori Coulter, presidenta y cofundadora de la marca de moda directa al consumidor Summersalt , considera que Shopify y Glew son vitales para el éxito del comercio electrónico. "Shopify facilita la personalización de su tienda virtual, sin importar cuán grande o pequeña sea su empresa, desde la navegación hasta la salida, mientras que GLEW ayuda a administrar el análisis detrás de la operación. Podemos obtener informes y capturar información de los clientes en el forma de datos de la vida real para que nuestro equipo pueda optimizar la experiencia para futuros compradores", explica.

Emily Jackson, fundadora de la compañía de ropa deportiva IVL Collective, dice que la herramienta específica para la industria rewardStyle ha sido crucial para su éxito. "No solo ha sido un lugar para vincular y compartir nuestros productos, sino que también ha permitido que nuestros influencers ganen dinero y se les incentive a compartir la marca también".

Jeanne Kneen, fundadora y directora ejecutiva de la marca de decoración para el hogar de lujo Kneen & Co, utiliza Lightspeed para organizar el inventario, obtener cotizaciones, generar informes de ventas y más. "Nuestro completo software POS es absolutamente inestimables para nuestro equipo", dice Kneen. "Todo, desde la información del producto hasta el historial de compras del cliente, está al alcance de la mano. Cuanto más pueda hacer con una plataforma en lugar de difundir información en muchas aplicaciones, mejor".

Wilson de WellBeings también usa Pipedrive para rastrear clientes potenciales y nuevas oportunidades de negocios. "Las interfaces de escritorio y móviles son muy similares y fáciles de usar", dice Wilson. "Las tarjetas visuales de arrastrar y soltar le permiten organizar todas las ofertas en su cartera para rastrear el flujo de trabajo y el progreso, y también se integra con el correo electrónico".

Este artículo fue publicado originalmente en BI Prime.