Bookker, la startup española que enamoró a Telefónica o Danone para gestionar los espacios de trabajo con realidad aumentada y sin pantallas ni códigos QR

Imagínate poder reservar sitio en la oficina, en el comedor de tu empresa, para aparcar tu coche o celebrar una reunión a golpe de clic, solo con la ayuda de tu móvil y desde cualquier parte, sin códigos QR ni hardware adicional. Al llegar, bastaría con hacer check-in utilizando tecnología de realidad aumentada. Pan comido, fácil y rápido. Pues Bookker ya lo permite. 

La startup española no solo ha sorteado la pandemia, sino que ha crecido exponencialmente, ayudando a cientos de empresas a gestionar el teletrabajo y la transición hacia un modelo híbrido y digital, con importancia creciente del empleo remoto y garantizando espacios seguros y eficaces ante el coronavirus.

Miguel Ángel Orellana, CEO de Bookker y José Luis Casal, CMO de la compañía relatan el éxito demoledor de su proyecto y desmenuzan las claves de su software disruptivo para Business Insider España. 

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Su historia es la de la búsqueda de la eficiencia en todos los espacios imaginables por las empresas: oficinas, escritorios, salones de eventos, comedores, párquings. "Nuestro valor diferencial es haber sabido integrar de forma sencilla la gestión de todos estos lugares en una única aplicación modular", apunta Orellana. 

La facilidad de uso es "una de las cosas que más valoran las empresas", destaca el CEO del proyecto.. "También incorporamos un módulo de gestión de los aforos. Hasta entonces, la herramienta de calendario que muchas empresas usaban es una hoja de Excel". Desde Bookker apuntan que así se gana un tiempo muy valioso.

¿Los resultados? La empresa puede ahorrarse más de un tercio en costes inmobiliarios, obtiene un retorno del 90% de la inversión tan solo 2 meses después de implementar Bookker y gana un 35% más de eficiencia en la gestión de espacios y tiempos de reserva. 

No usar hardware como sensores y pantallas ni tampoco códigos QR tiene triple beneficio: es más económico, mucho más sostenible y también da menos errores. Se consume menos energía, no requiere más baterías, reduce la factura eléctrica y permite mejorar los compromisos de Responsabilidad Social Corporativa. 

Poner al empleado en el centro del cambio cultural

El coronavirus ha acelerado la transformación y confirmado que el teletrabajo ha llegado para quedarse. En la actualidad hay unos 3 millones de empleados que teletrabajan en España, el 14,7% del total de ocupados, según datos de la Encuesta de Población Activa (EPA) para el cuarto trimestre de 2020. 

Sin embargo, existen muchos retos por delante: mejorar la productividad en remoto, incentivar a los empleados, acotar las jornadas laborales e implementar el smart working, una metodología que ofrece a los trabajadores flexibilidad y autonomía para cumplir los objetivos, tal y como muestra esta radiografía de Factorial. 

"El cambio cultural se gesta en las organizaciones, pero aterriza en el empleado", apostilla. "Si no gestionas bien ese cambio no se van a generar las eficiencias esperadas". Las herramientas de un nuevo paradigma híbrido, digital y conectado deben ser sencillas e intuitivas, o de lo contrario su implantación no funcionará bien. 

"El empleado debe entender que el cambio cultural es valioso y positivo también para ellos mismos". Su herramienta permite personalizar al máximo las demandas de cada compañía.

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Todo comenzó cuando Telefónica les solicitó ayudar a gestionar las salas de reuniones de forma efectiva y sencilla, y se lanzaron a probar la realidad aumentada por sus características de simpleza o sostenibilidad. La solución funcionó y Bookker la incluyó en su porfolio, impulsando el hot desking. Ahora, trabajan con compañías de todos los tamaños y sectores, abasteciendo a plantillas de 50 a 80.000 empleados. 

"El cambio de modelo va a ocurrir en todas las empresas. Trabajamos con el mayor banco de toda Latinoamérica en Brasil, EE. UU., Chile o Colombia, y en España nuestro principal cliente es Telefónica". Otros de sus clientes destacados son MASMÓVIL, Danone (con el que trabajan en 5 países), Toyota y numerosos laboratorios farmacéuticos.

Los sectores van desde la automoción a compañías energéticas, startups tecnológicas, financieras, de alimentación o de telecomunicaciones. 

Una de las señales diferenciales que ha aupado a Bookker hacia el éxito es la ausencia de hardware y dispositivos externos. No hacen falta pantallas ni ningún tipo de tecnología que implique obsolescencia programada o un mayor gasto energético. 

"Las empresas nos dicen que cubrimos sus necesidades mejor que ninguna otra solución". "Los despliegues que hemos hecho hasta la fecha han estado marcados por las circunstancias de la pandemia". Hasta ahora han trabajado de forma presencial un número muy pequeño de empleados, pero conforme se incorporen más las empresas podrán gestionar mejor las crisis.

"En septiembre habrá un gran despliegue", vaticinan. Otra tendencia será la integración de su solución con toda clase de servicios y plataformas, redondeando el gran valor del dato para las organizaciones. "En países como Estados Unidos existe más cultura del teletrabajo previa pero todo el mercado tiende hacia el cambio". 

"La ventana de la oportunidad es ahora", piensan los fundadores de Bookker. 

Cómo funciona Bookker: realidad aumentada y visión por computadora

Bookker destaca por su funcionamiento sencillo, garantizando el teletrabajo y la gestión de los espacios según criterios de sostenibilidad y eficiencia. Cada empleado tiene acceso en remoto a un perfil donde editar su estado, acceder a reuniones virtuales, y gestionar la reserva de ubicaciones desde cualquier lugar.

Cada empresa solamente tiene que crear e imprimir los códigos de realidad aumentada a través del panel de gestión y compartir la app dentro de la empresa. Así cada usuario puede hacer check-in y check-out para registrar su acceso a un puesto en la oficina, reservar plazas, acceder a una plaza de párquing o editar su calendario de teletrabajo. 

La tecnología es muy visual, permitiendo integrar los mapas de las oficinas y personalizar los perfiles de cada empleado con distintos permisos y funcionalidades. 

"Como es realidad aumentada, se puede detectar la pegatina desde cualquier ángulo y a mucha distancia", explica Orellana. "Al apuntar a un espacio para saber si está libre u ocupado también aparece una luz verde o roja con efecto de realidad aumentada". 

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Por otra parte, el panel de gestión de Bookker permite a las empresas disponer de métricas en tiempo real de la reserva y uso de los espacios, extraer datos de valor y tomar mejores decisiones. 

Su solución modular presenta posibilidades casi infinitas, no solo para la gestión de múltiples espacios como párquings, comedores, oficinas o salas de reuniones en las empresas, sino que podría extenderse a universidades, utilizarse para bibliotecas, gestión de hamacas en hoteles, taquillas y ordenadores, incluso gimnasios. 

También tiene posibilidades de extenderse al sector del turismo o la hostería. "Desde el punto de vista conceptual podríamos gestionar un modelo de restauración en el que el cliente pudiera hacer la reserva de una mesa o de una terraza, acortando la espera". 

¿Qué hay de la privacidad?

Al preguntarles por el debate actual sobre la privacidad de los datos y su equilibrio con la seguridad y la eficiencia de los empleados, desde Bookker se muestran muy cuidadosos con este aspecto. 

"En todas las empresas hay preocupaciones sobre la gestión de los datos, las vulnerabilidades o los ataques cibernéticos. Por nuestra parte, desde la arquitectura nuestro software ha pasado muchas pruebas para asegurar que la plataforma es segura".

 "Además, en todos los proyectos siempre hay pliegos para asegurar que se cumple el GDPR".

Y desde el punto de vista del empleado, "creemos y queremos que no se sientan controlados ni perciban que su intimidad esté siendo atacada". Ponen el ejemplo de una empresa que deseaba localizar permanentemente al empleado a través del móvil. "Nosotros eso no lo vemos porque es muy delicado", reafirman.

También creen que en España las compañías no quieren controlar de forma tan excesiva al empleado como en otros países del extranjero, y que todo se relajará con el fin de la pandemia. 

Un futuro brillante gestionando espacios 

"Antes del covid ya teníamos identificada una línea de negocio de marketplace para los espacios de empleo, como un Airbnb de puestos de trabajo. Podría servir desde para el típico coworking que quiere publicitar sus espacios a un hotel con salas para eventos vacías y que desea rentabilizar", relata Orellana.

El límite de la aplicación es el cielo. "El objetivo de Bokker es cubrir todos esos posibles escenarios". También tienen planes para desplegar dentro de su estrategia elementos de gamificación que incentiven a los empleados. "Un ejemplo sería que al cumplir con el check-in y el check-out el trabajador tenga acceso a una buena plaza de párquing, descuentos o cupones". 

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El sistema de recompensas incentiva a usar la herramienta. "Los empleados del futuro serán nativos digitales con afán por este tipo de experiencias", celebra el CEO. 

Por el momento lo más demandado es gestión de los puestos de trabajo, seguido por el comedor. Este 2021 pinta dorado para Bookker. Del cierre de 2020 a la actualidad han multiplicado por 4 la facturación y su imparable alcance ya salpica a 12 países.

La startup española allana el camino a un cambio de paradigma laboral que no se entenderá sin facilidades para los empleados y digitalización sencilla al alcance de todos. El futuro pasa por la realidad aumentada, al alcance de la mano con una simple pegatina, un smartphone y un clic.