Los calendarios escolares están torturando a los padres: ChatGPT puede ser la solución

Cualquier persona responsable de un niño en edad escolar se ha enfrentado alguna vez a la pesadilla del calendario escolar. Los calendarios escolares suelen tener formato de PDF, imagen o documento de Word, y a menudo son increíblemente hostiles para los móviles. Intentar encontrarlo en la página web del colegio o en tu correo electrónico (¿por qué los colegios envían todo como archivos adjuntos?) es una pesadilla cuando necesitas saber si tus hijos tienen o no clase por la Semana Blanca.

Si nunca te has quedado con la boca abierta cuando tu hijo te ha dicho que un día inesperado no tiene clase, te felicito. El resto de nosotros, estamos aquí sufriendo y esforzándonos y dedicando el 30% de nuestras neuronas a hacer malabarismos con el calendario escolar junto con el calendario de actividades extraescolares y los interminables formularios que hay que rellenar y asegurarnos de que la camiseta amarilla está lavada antes del día que toca en 'la Semana de los colores'. (Este trabajo, por supuesto, lo hacen más a menudo las madres).

Entiendo que las escuelas se dedican a educar, no a diseñar páginas web. La renovación de los torpes formatos de los calendarios y las webs no es una de sus principales prioridades. Así que estoy dispuesta a arremangarme y hacerlo yo misma.

Bueno, más o menos. Quiero que la IA lo haga por mí.

La semana pasada me inspiré en Dan Seifert, antiguo reportero de The Verge y ahora empleado de Google, que publicó en Threads cómo utilizaba la IA para coger el documento de Word con el calendario escolar de su hijo e introducir esas fechas en su Google Calendar en unos pocos pasos.

Para mí, esto era un sueño.

Seifert describió cómo lo hizo utilizando su Google Pixel. Me puse en contacto con Seifert, pero no estaba autorizado a hablar en detalle sobre ello. Como no tengo un Pixel, su método exacto no iba a funcionarme, pero estoy muy agradecida por la inspiración que me dio.

Después de unas dos horas, tres LLM distintos (ChatGPT, Gemini, Claude) y mucha frustración, por fin conseguí que funcionara. Para seguir probando, utilicé mi método con otros dos amigos y sus calendarios escolares, y también les funcionó. Tuve que hacer algunos ajustes con uno de los calendarios, que tenía un formato extraño, pero al final conseguí que funcionara. ¡Victoria!

Como yo lo he sufrido, me complace ahorrároslo y contaros cómo lo he hecho para que vosotros también podáis.

Algunas advertencias

• No soy una experta en IA ni mucho menos, y puede que haya una forma mucho mejor de hacerlo. Estaré encantada de escuchar cualquier sugerencia que tengáis para agilizar el proceso.
• Yo he usado las versiones gratuitas de estos LLM; es posible que las versiones de pago más potentes puedan hacerlo mejor.

Estos han sido mis pasos

Paso 1: accede a tu calendario escolar. Puede ser un PDF, una captura de pantalla del calendario o un copia y pega de todo el texto de un documento escrito.

Paso 2: utiliza el LLM para leer el PDF o la imagen y convertirlo en texto plano.

Prompt: "tengo un PDF de un calendario escolar con una lista de fechas. Por favor, coge este PDF y conviértelo en una lista de texto con todas las fechas y sus descripciones".

Paso 3: convierte el texto sin formato en un archivo .csv compatible con Google Calendar. Es posible que tengas que hacer varios intentos para darle el formato exacto que necesita Google Calendar. Tal vez también tengas que pedirle que se asegure de que las fechas aparezcan primero.

Prompt: "¿puedes coger esa lista y convertirla en un archivo CSV con las fechas en formato DD-MM-AAAA, listo para importar a Google Calendar?".

Paso 4: descarga la versión .txt que proporciona o cópiala y pégala en un editor de texto.

Consejo: Claude es mejor en este paso que ChatGPT o Gemini. Claude también puede crear una versión descargable, lo que me ahorró el paso de tener que pegarla y guardarla yo misma.

Paso 5: en Google Calendar, crea un nuevo calendario con el signo + junto a "Otros calendarios" (en la barra de la izquierda si estás en un ordenador de sobremesa). Nómbralo "Calendario escolar" o como quieras.

Consejo: compártelo con tu pareja para que nunca pueda alegar que no sabía que el colegio estaba cerrado ese martes al azar por el 'Día del Profesor'.

Paso 6: importa tu archivo .txt a Google Calendar. Ve a Configuración > Importar y exportar > Importar. Sube el archivo y selecciona el calendario para importarlo. Si aparece un mensaje de error o dice que se han añadido 0 eventos, tendrás que volver atrás y modificar el formato del Paso 3.

Paso 7: comprueba tres veces lo que se ha puesto en el GCal comparándolo con el original. Es posible que algunas cosas no funcionen a la perfección.

Paso 8: siéntete satisfecho contigo mismo por ser un maestro de la eficiencia. Enhorabuena.

Algunas cosas que deberías saber

Esto no ha sido tan sencillo como esperaba. Hizo falta un poco de ensayo y error, y algunos de los LLM no pudieron hacer todos los pasos por sí solos, lo cual es, por supuesto, increíblemente frustrante.

Por alguna razón, Gemini fue el que peor lo hizo. También me dio información errónea sobre cómo utilizar los productos de Google. Por ejemplo, al principio me dijo que podía leer un PDF de Google Drive, pero luego me dijo que no podía acceder a los archivos.

También me dio malas instrucciones cuando le pregunté cómo añadir todas estas fechas a Google Calendar (me sugirió crear un único evento y poner todo el texto sin formato en la descripción) en lugar de decirme cómo importar un archivo. Supuse que Gemini de Google sería mejor para ayudar con otros productos de Google, pero no fue así.

Imagino que Google (y otros) harán este flujo de trabajo mucho más fácil muy pronto. Parece el uso ideal de la IA como herramienta de productividad: "Tengo un documento en mi Gmail o Drive con una lista de fechas. Por favor, añade todas esas fechas a mi calendario". Esa es la magia que quieres que haga la IA.

Y sí, hay empresas ahí fuera que trabajan específicamente para ayudar a las familias con la molesta tarea de gestionar el calendario. Ohai es una aplicación dirigida a las madres que actúa como asistente para la gestión del calendario y otras tareas (cuesta 27 dólares al mes y parece prometedora, aunque no la he probado personalmente).

También está el calendario Skylight, con pantalla táctil y un precio de 300 dólares. (Mi editora, Hayley Peterson, acaba de adquirir uno para su familia y dice que le encanta).

Pero tengo la sensación de que todo este lío será discutible al comienzo del próximo curso escolar. Cuando los nuevos iPhones tengan su nueva y elegante Apple Intelligence y cuando otros modelos de IA sean aún más potentes, imagino que todo esto será tan sencillo como pulsar un par de veces en nuestros teléfonos, sin la molestia de importar un archivo .txt (me da escalofríos solo de escribirlo).

Sé que a la gente le preocupa que la IA pueda sustituir nuestros trabajos, inundarnos de información errónea y perjudicarnos de formas que aún no hemos previsto. A mí también me preocupa. No utilizo mucho la IA en el trabajo (he escrito todas estas palabras con mis dos deditos). Pero también estoy muy, muy feliz de hacer que esta herramienta realmente haga algo que mejore mi vida de esta pequeña forma.

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