Las claves de Microsoft para mantener reuniones híbridas exitosas: "El participante en remoto debe ser el prioritario"

La afirmación sobre que la pandemia ha cambiado las fórmulas de trabajo existentes es algo que ya no se cuestiona. 

Hace casi 2 años, cuando empezó a aparecer en el lenguaje popular la palabra 'coronavirus', los planes de digitalización de las compañías, tanto grandes como pequeñas, se enmarcaban en el largo plazo. Más de 20 meses después, todos han tenido que adaptarse a las nuevas realidades. 

Sin embargo, el cambio no solo se ha producido en los últimos 24 meses, sino que, de un año a esta parte, cuando los modelos en remoto ya eran una realidad por las diferentes restricciones a la movilidad, también ha habido una evolución reseñable. 

Antonio Cruz, director de Modern Workplace de Microsoft para España, explica en una entrevista con Business Insider España que, en este último período había "muchas ideas sobre lo que podría pasar", pero no se habían detectado los retos de lo que realmente "está pasando". 

Y es que, según afirma, "todos tenemos ya claro" que el trabajo híbrido no es algo futuro, sino que está ocurriendo en el presente y que "hay que afrontarlo". 

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Para Microsoft, este modelo "va mucho más allá" de la situación física de la persona, ya que también impacta en aspectos relevantes como la cultura de la empresa o la gestión de los equipos.

"Lo que hemos visto de un año a aquí es que el entorno híbrido implica tener en consideración bastantes más cosas de lo que era puramente remoto", apunta. "Y va a estar en constante evolución". 

Cruz explica que, hace un año, las reuniones consistían en gente conectándose en remoto desde los hogares, pero, ahora, los empleados pueden estar tanto en sus casas como en la oficina o en cualquier otra localización. 

Esto ha provocado que se tengan que repensar las formas de optimizar estos encuentros para que se pueda participar en equidad y acceder a la información que se transmita durante la misma en igualdad. 

En concreto, el experto pone el foco en 3 variables a tener en cuenta: las personas, los procesos y los espacios. 

"Reuniones optimizadas antes, durante y después"

El responsable de nuevos modelos de trabajo dentro de Microsoft explica que, hasta hace unos meses, las reuniones híbridas "no existían, no eran una opción". 

Según Cruz, si había un usuario que se conectaba en remoto se le trataba como alguien "que se unía a la reunión, pero que no era un participante activo". 

Ahora, señala, el reto para las compañías está en hacer que los espacios sean eficientes para un modelo híbrido, es decir, gestionar las reuniones de la mejor forma posible sin importar el número de personas que se conecten de forma presencial o a distancia. 

Para ello, afirma, hay que seguir unos principios entre los que destaca instaurar "que el participante fuera de la sala sea el prioritario". 

"Si gestiono una reunión híbrida para que el que no está aquí se sienta tan partícipe como los que están, los participantes no tendrán miedo a estar en remoto porque no se sentirán 'de segunda categoría'", expone. 

Esto, según explica, no solo tiene que ver con la infraestructura, sino con incorporar una serie de normas adicionales como, por ejemplo, no seguir hablando de los temas de la reunión cuando esta finalice para evitar que los que se hayan desconectado se pierdan algo de información. 

"Por ejemplo, hacer un orden del día de forma previa para que todos sepan lo que hay que hacer y distribuir las tareas para que no quede pendiente nada cuando finalice la convocatoria", afirma. 

El objetivo es que las reuniones sean optimizadas en participación "antes, durante y después", apunta. 

Adopción de los procesos digitales con el foco puesto en la seguridad y la privacidad

Más allá de los espacios, el experto también pone el foco en la digitalización de los procesos de negocio, lo que evita incurrir en la obligación de que el empleado tenga que acudir a la oficina. 

Cruz explica que las compañías tienen que plantearse si sus trabajadores tienen el equipamiento necesario para ejercer su puesto de trabajo en remoto "allí donde estén". "Es decir, un dispositivo que permita atender desde "una sala de espera, un aeropuerto, mi casa o desde aquí", apunta. 

No obstante, precisa que el grado de adopción dependerá de la tipología de la empresa, ya que hay algunas tareas que son "más fácilmente hibridables" frente a otras que dependen de una mayor presencialidad. 

"Todos los perfiles pueden tener, potencialmente, algún tipo de opción de trabajo híbrido, pero el grado de adopción depende muchísimo de cómo de preparada estaba la empresa previamente", explica. 

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Aún así, Cruz especifica que no solamente se trata de "adaptar los procesos de negocio a esta nueva realidad", sino también es importarte cerciorarse la seguridad. "Es decir, que habilito a cada uno de los miembros a trabajar de forma segura estén donde estén", precisa.

 El director de Modern Workplace de la firma apunta que los estándares en privacidad y seguridad que toma Microsoft para sus herramientas colaborativas son los "máximos disponibles" en el mercado. 

A nivel interno, la compañía apuesta por 3 principios: verificar los accesos; una vez dentro dar los mínimos privilegios posibles; y, por último, asumir que en algún momento puede existir una brecha (para lo que deben disponer de las herramientas de monitorización necesarias para controlarla).