Especialistas en organización del trabajo comparten cómo planean construir modelos híbridos que mantengan a los empleados comprometidos, productivos y felices

Antes de la pandemia del COVID-19, todos los empleados de la empresa de alquiler de motocicletas Revel, excepto tres, trabajaban físicamente en las oficinas. 

Ahora, el equipo está dividido: el personal de operaciones trabaja en persona en los almacenes y sobre el terreno, mientras que los empleados de experiencia del cliente y del equipo corporativo trabajan a distancia. 

Según el CEO y cofundador, Frank Reig, la empresa espera que al menos el 75% del personal vuelva a trabajar en las oficinas. Pero tanto él como muchos otros responsables de este tipo de planteamiento de oficinas híbridas se han dado cuenta de que crear una cultura en la que todos puedan prosperar, independientemente de su ubicación, puede ser más fácil de decir que de hacer. 

"El mayor reto de tener un modelo híbrido es garantizar que los empleados remotos tengan las mismas oportunidades que sus homólogos presenciales", explica Reig a Business Insider.

Nathalie Weiss y Eden Brachot, especialistas en estrategia en Ark, un estudio de consultoría que trabaja con empresas como Google, Samsung y UPS en la transformación organizativa y el diseño de los lugares de trabajo, dicen que actualmente están ayudando a sus clientes a pensar en cómo va a funcionar culturalmente este enfoque híbrido, tanto si una empresa se divide entre trabajadores remotos y trabajadores en las oficinas, como Revel, como si decide permitir que todos los trabajadores dividan su tiempo entre la oficina y el teletrabajo.  

En concreto, han ayudado a las empresas a responder a preguntas sobre el compromiso de los empleados como: "¿Cómo garantizamos que los empleados que trabajan desde casa tengan un acceso equitativo a recursos y oportunidades de colaboración?", o "¿Cómo reforzamos nuestra cultura y los aspectos sociales de nuestra empresa?".

Los expertos señalan que las organizaciones necesitarán un poco de prueba y error antes de averiguar qué soluciones son las más adecuadas. Pero mientras tanto, aquí van algunas de las mejores prácticas para empezar. 

Prioriza el entorno remoto

Mariel Davis, cofundadora y directora de marketing de Spokn, una plataforma de podcasting interno que ayuda a las empresas a crear su propia cultura, explica a Business Insider que el mayor error que cometen las empresas al pasar a un modelo híbrido es privilegiar la oficina como "sede de la cultura por defecto".

"Los empleados remotos pueden sentirse como ciudadanos de segunda clase, porque a menudo lo son: carecen de influencia, no pueden acceder a toda la información que necesitan para tener éxito en su trabajo, están apartados de importantes redes informales y pueden sentirse aislados porque no 'entienden' las normas culturales implícitas establecidas por el personal de la oficina", explica Davis, que ha dirigido equipos híbridos de hasta 200 empleados. 

Para combatir esta situación, considera la posibilidad de enfocar todo lo que haces como si fuera a distancia. Eso significa que "hay que planificar las reuniones para la participación remota", explica a Business Insider Marc Boscher, CEO de Unito, una startup del sector SaaS con 65 empleados que tiene previsto pedir a todos los empleados que pasen al menos dos días a la semana en la oficina después de la pandemia del COVID-19. "Tienes que asegurarte de que el entorno está preparado para ofrecer una buena calidad de audio y vídeo".

Cuando se empieza con una mentalidad remota, añade, es mucho más probable que ambos grupos de empleados se sientan escuchados y disfruten de su experiencia laboral.  

Según Boscher, parte de esto significa también ofrecer la misma calidad de experiencia individual para los aspectos fundamentales de la cultura corporativa. Por ejemplo, el equipo de Unito compra regalos para todos los trabajadores en sus cumpleaños y aniversarios laborales. 

"Con este modelo híbrido, nos hemos asegurado de que la gente en casa reciba sus regalos, de que se organice una llamada con antelación con motivo de los cumpleaños, de que veamos a la gente abrir sus regalos juntos y de que los celebremos como un grupo en nuestras reuniones internas", afirma. "Ya sea en la oficina o en casa, esta experiencia continúa siendo la misma". 

Reevalúa el planteamiento de las reuniones

Mallory Blair, CEO y cofundadora de Small Girls PR, una empresa de comunicación con sede en Nueva York y Los Ángeles, coincide en que a menudo resulta tentador intentar replicar los ritmos de la vida en la oficina, como reservar una sala de reuniones y llamar a un par de colegas para que se unan. Pero eso puede dificultar que los que están a distancia sigan el ritmo de la conversación en persona.

Así que en lugar de celebrar reuniones para tormentas de ideas puntuales, dice Blair, crear un canal temporal de Slack que denomina "Slackstorms", ha sido una alternativa productiva para su equipo. Para ello, se crea un canal temporal para un grupo específico, se coloca el resumen de la reunión en la parte superior del canal y se establece un recordatorio de la fecha límite generada automáticamente para que la gente pueda contribuir cuando quiera. 

"Además de permitir que los miembros del equipo dejen de mirarse a sí mismos, la tormenta de ideas de Slack es inclusiva tanto para los que están a distancia como para los que están en la oficina, ya que permite que todos contribuyan con ideas a su propio ritmo, sin la presión -o el compromiso de tiempo- de una reunión rápida en la que los que se conectan y no están en persona pueden perderse", afirma.

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Si se celebran reuniones más tradicionales, Brachot y Weiss de Ark recomiendan mejorar las salas de conferencias para que se adapten mejor a los asistentes remotos, por ejemplo, añadiendo dos pantallas en cada sala -una para los que llaman y otra para compartir una presentación- y añadiendo varias cámaras a cada sala. 

"Si los asistentes de la sala están apiñados alrededor de la mesa haciendo bocetos, por ejemplo, una cámara aérea permite a los que no están en la sala ver en qué está trabajando el grupo y contribuir a la conversación", escriben ambos en un correo electrónico enviado a Business Insider.

Opta por escribir en lugar de hablar

"Cuando los empleados están juntos en la oficina, los flujos de información se producen en patrones orgánicos y sutiles", comenta a Business Insider Akhila Satish, CEO de Meseekna, una consultora que ayuda a los responsables de empresas y equipos corporativos a mejorar el proceso de toma de decisiones. "Los empleados remotos pueden sentirse fuera de estos bucles y pueden empezar a depender de chats de grupo independientes o de llamadas telefónicas planificadas solo con el equipo remoto". 

El problema con esto, explica, es que con diferentes vías de comunicación, las noticias internas de la empresa o las actualizaciones de la dirección superior pueden ser malinterpretadas. 

"Mi consejo es que se busque una forma de mantener a todos los empleados en el mismo nivel de información", afirma.

Bolt, una plataforma de experiencias de compra con más de 170 empleados, lo ha conseguido manteniéndose fiel a un valor fundamental: escribir antes que hablar. Su CEO, Ryan Breslow, explica a Business Insider que esta filosofía crea una mentalidad orientada a los resultados, elimina la influencia de las voces altisonantes en las reuniones, reduce los conflictos y fomenta la colaboración y la transparencia. 

En las reuniones, por ejemplo, todos los participantes tienen que presentar sus asuntos, actualizaciones y comentarios por escrito antes de la reunión. "Esto permite a los demás leer las presentaciones, hacer comentarios y formular preguntas antes de la reunión", explica Breslow. "Esto aumenta enormemente el flujo de información y permite llegar a un consenso incluso antes de que comience la reunión".

El equipo también utiliza herramientas de gestión de proyectos para toda la empresa, y los responsables de las reuniones se encargan de garantizar que los elementos de acción se creen y se compartan en un tablón público después de la reunión.

Construir puentes entre los empleados remotos y los de la oficina

Más allá de las reuniones formales, hay que buscar formas de garantizar que los compañeros que se encuentran en diferentes entornos de trabajo tengan frecuentes oportunidades de relacionarse de manera informal. 

Satish recomienda utilizar un sistema de compañeros para que un trabajador remoto y un empleado de la oficina se comuniquen entre sí, de modo que "todo el mundo esté al tanto de lo que ocurre a distancia o en persona", afirma.  

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Boscher afirma que el equipo de Unito ha introducido nuevos aspectos de la cultura para contribuir a la unión del equipo, como las reuniones semanales de Zoom los viernes y las horas de oficina abierta de los ejecutivos, en las que cualquiera puede entrar en una sala de Zoom y hablar con los miembros del equipo directivo cada semana. También han empezado a utilizar Donut, un bot para Slack que empareja al azar a dos empleados para tomar un café.

También se puede utilizar la comunicación para crear vínculos sociales entre los empleados que no trabajan en el mismo lugar, dice Davis, utilizando podcasts, vídeos o Slack. 

"Haz que los veteranos graben en vídeo cómo recuerdan su primer día de trabajo, invita a los recién contratados a revelar su talento oculto, haz que los ejecutivos cuenten la historia de su "fracaso favorito" o que los colaboradores describan la historia que hay detrás de su mayor victoria hasta el momento", dice. 

Cuando sea seguro hacerlo, considera la posibilidad de reunir a todos en persona

Antes de la pandemia, la empresa de Blair tenía la costumbre de desplazar en avión a los trabajadores de una costa a otra en Estados Unidos para que se reunieran con el objetivo de establecer vínculos con la empresa y realizar ejercicios de liderazgo.

"Cuando sea seguro hacerlo, esperamos volver a esta cadencia de una o dos veces al año para que todos los equipos estén juntos", señala. Los beneficios, añade, superan los costes: la creación de recuerdos compartidos y un mayor sentido de pertenencia, "ambos hacen que el tiempo de trabajo de cada persona sea más valioso".

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Boscher afirma que, aunque no duda de que su equipo puede mantener una cultura sólida con empleados que trabajan a distancia varios días a la semana, el hecho de tener una presencia regular en la oficina lo hace más fácil. "Tener tiempo cara a cara, interacciones espontáneas y simplemente estar cerca de tus compañeros de trabajo realmente ayuda a fomentar la colaboración y hace que las relaciones parezcan más reales", comenta.

Ajusta el rumbo cuando sea necesario

Por último, no tengas miedo de hacer cambios sobre la marcha, recabando regularmente la opinión de tus empleados sobre los puntos débiles. 

"No des por sentado que tus intentos de hacer que la gente esté conectada han funcionado inmediatamente", dice Satish. "Los equipos que han conseguido navegar con éxito por un modelo de trabajo híbrido se han tomado el tiempo necesario para averiguar qué funciona y qué no en su situación particular", añade.

Este contenido fue publicado originalmente en BI Prime.