6 trucos para dejar tu bandeja de correo electrónico a cero, según el CEO del software que usan los directivos de Spotify y Dropbox para gestionar su email

Los trabajadores pasan el 28% de su jornada laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos,según un análisis de McKinsey. Eso equivale a unas 2,6 horas y 120 mensajes al día de media para un profesional a tiempo completo en Estados Unidos.

Rahul Vohra es el CEO y fundador de Superhuman, una aplicación de suscripción de correo electrónico que promete una experiencia más rápida y eficiente. Superhuman es una solución muy popular en Silicon Valley, y de hecho cuenta entre sus clientes a ejecutivos de empresas como Slack, Spotify y Dropbox.

Vohra ha sido fundador en 2 ocasiones en Silicon Valley y ha estado intentando descifrar cómo mejorar el correo electrónico desde 2010, cuando lanzó Rapportive, una versión anterior de Superhuman que acabó siendo vendida a LinkedIn en 2012. 

Mientras trabajaba en LinkedIn, Vohra detectó que muchos profesionales no leían la mayoría de los correos electrónicos para ahorrar tiempo, explica. Así que en 2014 lanzó Superhuman, recaudando un total de 33 millones de dólares en fondos en 4 rondas distintas. En 2019, el software de correo electrónico cuadruplicó su negocio y alcanzó los 20 millones de dólares en ingresos, según Forbes.

Sigue leyendo para descubrir los 5 consejos de Vohra para aumentar la productividad y conseguir dejar la bandeja de entrada a cero.

Aprende los atajos de teclado del correo electrónico

Vale la pena buscar en Google los atajos de correo electrónico más comunes para cualquier software que utilices. Gmail y Outlook, por ejemplo, tienen páginas dedicadas a los accesos directos. "Tienes que usar un servidor de correo electrónico que tenga atajos de teclado de primera clase", comenta Vohra. 

El software libre quizás no tenga un amplio abanico de atajos, pero la mayoría tiene formas de iniciar, archivar y eliminar rápidamente los correos electrónicos.

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Por ejemplo, con Gmail, si activas los atajos de teclado en su configuración, puedes pulsar R para responder a un correo electrónico y F para reenviarlo. También puedes añadir destinatarios de copia pulsando ⌘/ctrl + shift + C.

Usa recordatorios de seguimiento

En lugar de revisar la bandeja de entrada para hacer un seguimiento de un correo electrónico, comprueba si hay un recordatorio o un icono de repetición en el correo electrónico y utilízalo, puede ahorrarte mucho tiempo, según Vohra.

La mayoría de los servicios gratuitos tienen el icono con múltiples opciones, desde "más tarde hoy" hasta "elegir una fecha y hora".

No uses las carpetas del correo electrónico

Las personas que usan carpetas tardan más tiempo en encontrar los correos electrónicos en comparación con los que buscan y no son más precisos en encontrar lo que quieren. El uso de carpetas desperdicia unas 67 horas al año, según un estudio de IBM Research realizado sobre 345 personas. 

Las palabras clave son más eficientes y fáciles de buscar que las carpetas, explica Vohra. Aprender a confiar en la búsqueda puede ahorrar más de una hora a la semana, excepto cuando se necesita vincular correos electrónicos dispares que de otra manera serían difíciles de encontrar con una sola búsqueda, reconoce.

Cuando existe un grupo de correos electrónicos que una sola búsqueda no podría encontrar, entonces etiquetar o agregarlo a una carpeta como "impuestos" es útil, pero eso normalmente es la excepción, según Vohra.

Archiva en lugar de marcar como "no leído"

Cuando un correo electrónico es importante, pero no tienes tiempo de revisarlo de inmediato, no lo marques como "no leído"; archívalo en su lugar, recomienda Vohra. Porque cada vez que entres en tu bandeja de entrada para leerlo, puede que tengas que marcarlo como "no leído", perdiendo el tiempo.

Así que simplemente archívalo y convierte múltiples acciones en una sola. Mientras que resistirse a abrir correos electrónicos continuamente puede requerir un cambio mental, archivar el correo electrónico es un buen comienzo para ahorrar tiempo. 

"Tu recuento de no leídos no tiene sentido: No importa cuántas cosas hayas leído o no leído, la única cuenta importante es cuántas cosas hay en tu bandeja de entrada", sostiene Vohra.

Deja la bandeja de entrada a cero todos los días

Utiliza 2 o 3 horas al final de la jornada laboral, o 1 por la mañana y 1 por la tarde, para revisar tus correos electrónicos y poner la bandeja de entrada a cero, especialmente si tienes un perfil ejecutivo, destaca Vohra.

"Si te metes en un problema inmediatamente, es malo por 2 razones: no dejas que tu equipo aprenda a resolver problemas y a flexionar los músculos, y solo pierdes el tiempo porque la mitad de esos problemas podrían ser resueltos por el equipo", señala.

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"Es crucial llegar a la bandeja de entrada cero todos los días... Es un consejo que doy a todos los fundadores de empresas", asegura.

Leer por encima y decidir no leer basándose en el asunto también puede ayudar a llegar a la bandeja de entrada cero, según su opinión. Y evita los correos electrónicos en los que no estés incluido directamente, como cuando tu dirección de correo electrónico forma parte de una lista o va en copia.

Concéntrate en una tarea y cierra la ventana del correo electrónico

Mira los correos electrónicos 1 o 2 veces al día para aumentar tus niveles de productividad: volver a la tarea original después de una interrupción supone de media unos 25 minutos, según una investigación de la Universidad de California que estudió el comportamiento de 48 estudiantes universitarios. 

"Si empiezo mi día con correos electrónicos, y recibo 10 correos infelices de un cliente o cualquier tipo de distracción, ahora estoy distraído por el resto del día", resume Vohra.

No dejes la ventana del correo electrónico siempre abierta y concéntrate en tus tareas diarias una por una: 'Concentrarse en una cosa es la clave para conseguir que se haga algo'", sentencia Vohra.