Así es como esta compañía logró diseñar una oficina que impulsa el bienestar de sus empleados: eliminó los sitios fijos y favoreció los espacios con privacidad
- Si bien la mayoría de oficinas actualmente responden al diseño de planta abierta, numerosos estudios han demostrado que esta configuración espacial mina el rendimiento de los trabajadores.
- El motivo se debe a que disminuye su sensación de privacidad, lo que incrementa el estrés al tiempo que se dispara el ruido y las distracciones.
- La empresa estadounidense Steelcase ha llevado a cabo una reforma de su lugar de trabajo en Madrid para evitar estos inconvenientes, transformando sus oficinas en un espacio multidisciplinar donde acoger distintos espacios según las necesidades de los empleados.
- La transformación de las oficinas del Steelcase en Madrid también responden a un cambio en la cultura de la empresa.
- Al pasar de ser un fabricante de mobiliario de oficinas a un proveedor total de servicios, (donde el cliente puede gestionar desde la compra de un edificio al diseño de sus oficinas según sus objetivos), la compañía se dio cuenta de que necesitaba formas de trabajar más ágiles y colaborativas.
- Este cambio conllevó una remodelación de sus oficinas para ajustar el diseño del espacio a las nuevas metodologías de trabajo.
- Estudios realizados por la compañía indica que existe una correlación entre el grado de satisfacción de los empleados con su lugar de trabajo y su compromiso con la empresa.
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Cuando un empleado de Steelcase en Madrid llega a su oficina no hay un sitio fijo que le espere.
En su lugar, escoge el puesto que mejor se acomode a las tareas que tiene para el día o a su ánimo. O sencillamente decide evitar a ese compañero con quien no se lleva bien. Lo que importa es que puede decidirse por un escritorio apartado con privacidad donde poder estar más concentrado o en cambio buscar uno abierto y conectado si prevé que tendrá que trabajar en equipo y colaborar con otros compañeros.
Incluso, una aplicación concede a los más previsores el lujo de poder reservar con antelación su lugar de trabajo. Variantes como la temperatura, la humedad, el nivel de ruido son posibles de conocer —y escoger— gracias a esta tecnología.
Y los espacios no se limitan a la privacidad que aportan. Existen distintos diseños que permiten jugar, por ejemplo, con las posturas:escritorios para estar sentado, algo más elevado o incluso de pie.
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Ahora piensa en tu oficina, y si esta se parece en algo a un lugar que fomente tu productividad y creatividad, es decir tu "mejor yo laboral".
Es fácil suponer que esta se trate del popular concepto de planta abierta que surgió tras la muerte de los cubículo hace una década.
Como si de un loft se tratara, a penas hay paredes destinadas a marcar espacios diferentes. Más allá de las salas de reuniones y de los despachos de los altos cargos, el resto se reduce a largas hileras de mesas compartidas donde la gente se sienta, normalmente agrupada por departamentos.
Y uno de esos espacios dentro de una larga mesa compartida es el sitio en el que — sin importa lo que tengas que hacer— debes sentarte cada día.
Así es tu lugar de trabajo, ¿verdad?
Y, ¿alguna vez has sentido como si todos los ojos de la oficina estuvieran mirándote por encima del hombro? ¿O que todos tus compañeros de departamento podrían llevar un recuento de cuantas veces te levantas al baño?¿El barullo de dos filas más allá te ha impedido concentrarte mientras intentas trabajar?
Tranquilo, si es así no estás solo. La investigación lleva tiempo demostrando que por mucho que hace casi una década Facebook alardeara de crear la mayor oficina de planta abierta del mundo, los beneficios de esta arquitectura sobre los empleados son más bien escasos.
Oficinas de planta abierta: un espacio complicado para rendir
Resulta evidente que esta idea de diseño permite a las compañías maximizar el espacio reduciendo el coste. Pero este ahorro puede salir caro.
Si bien el concepto de oficina abierta fue creado para fomentar la comunicación, las relaciones y las ideas, lo cierto es que ya en 1997, como recoge un artículo en The New Yorker, una investigación demostró que este diseño, lejos de ello, generaba mayor estrés mientras reducía la productividad.
Estudios al respecto en 2011 y 2013 mostraban resultados similares: las oficinas abiertas restan sensación de privacidad y generan mayores niveles de ruido y distracciones.
Algo que repercute directamente en el desempeño: mientras que la falta de privacidad en el trabajo ha sido vinculada con un menor rendimiento, el ruido se ha asociado con una disminución en la capacidad cognitiva.
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Por no hablar de las ausencias laborales. Un compañero con gripe en esta configuración espacial puede poner en jaque a una buena parte de la plantilla fácilmente.
Una oficina que reflejara su cultura
La transformación llevada a cabo por Steelcase en sus oficinas de Madrid hace un año responde al reto de la organización por acabar con estos inconvenientes.
Por un lado se crearon diferentes espacios por toda la oficina — individuales, grupales, abiertos, privados— a los que puede acudir el trabajador según lo que le imponga su tarea (por ejemplo concentrarse para leer un documento o reunirse con varios compañeros para debatir una propuestas).
En lo concerniente al ruido, además de servirse de material fonoabsorbente con el que reducir el impacto, se definieron zonas específicas donde se promueve el silencio y la concentración.
Pero no solo se trataba de favorecer el bientestar físico y mental de los empleados de Steelcase.
Estatransformación también llegaba derivada del cambio de la compañía estadounidense en nuestro país: de su origen hace más de 100 años como fabricante de mobiliario de oficinas hasta convertirse en un proveedor total de servicios, (en Steelcase Madrid el cliente puede gestionar desde la compra de un edificio al diseño de sus oficinas según sus objetivos).
Una visión más holística del negocio que conllevaba nuevas formas de trabajar más ágiles, colaborativas e innovadoras y donde todos los empleados —sin importar el área al que pertenezcan— tienen al cliente en el foco de su trabajo.
Como resultado llevaron a cabo la remodelación de sus oficinas para que el diseño pudiera acoplarse y permitir este cambio cultural.
A continuación puedes ver con más detalle cómo es MadridPlaza de Steelcase.
Las oficinas de Steelcase en Madrid se encuentran justo encima de la fábrica que la compañía tiene en España, que da respuesta a toda Europa.
El espacio, bautizado como WorkLife Madrid Plaza, ocupa un espacio total de 2.500 metros cuadrados que acogen un total de 250 trabajadores.
El exterior clásico del edificio contrasta con el interior moderno e innovador de sus oficinas.
El espacio fue renovado hace aproximadamente un año, como respuesta a un cambio en la cultura de la compañía.
Al buscar ser más productivos e innovadores en todas las facetas de su negocio se dieron cuenta de que no servía la forma de trabajar, y con ello el espacio, que les había valido hasta entonces.
Para ello, una de las primeras cosas que hicieron fue acabar con los silos. Ya no existen áreas físicas por departamentos, cada trabajador escoge cada día dónde sentarse según su tarea a desarrollar.
La empresa se aproxima a metodologías de trabajo como el design thinking(enfocada en las resolución de problemas) y la metodología Agile (un proceso de ejecución rápida).
En otras palabras, el trabajo lineal de antes ahora es sustituido por una colaboración interdisciplinar de los equipos y enfocados en trabajar en proyectos más concretos.
Desde Steelcase utilizan una métafora para visualizar esto de manera rápida. Antes la forma de trabajar podía compararse a un equipo de natación donde cada uno de los miembros nada en una calle de la piscina. Ahora lo que se persigue es semejarse a un equipo de baloncesto, donde todos los jugadores se mueven conjuntamente para ganar.
Acabar con los departamentos de manera física es en opinión de la compañía favorecer una imagen común de grupo, en el que un empleado no pertenece tanto al área de marketing o de diseño sino al objetivo común de la empresa.
Como no existen sitios fijos, todo está pensado para que sea fácil de desplazar, desde la tecnología, basada en dispositivos portátiles a los archivadores con ruedas. El monitor fijo es para aquellos empleados que necesitan trabajar con dos pantallas.
Algo esencial de este cambio fue incluir a los altos cargos. Así las oficionas de Steelcase no cuentan con despachos privados para sus directivos
Sí que existe la zona designada como Comunidad de Líderes, un córner donde los directivos tiene prioridad para sentarse, fomentando la privacidad, pero continúa siendo una zona abierta y accesible al resto de la oficina.
El diseño se inspira en una ciudad. En la zona periférica se encuentra el vecindario, donde se ubican puestos individuales no asignados.
El espacio central de la oficina es conocido como la Plaza, un lugar destinado a generar las interacciones: aquí podrás tomar un café, tener una reunión informal o trabajar sabiendo que habrá más ruido y puedes ser interrumpido
Lo cierto es que todo está cuidado al detalle. En el centro de la Plaza se disponen sillones al rededor de un fuego ficticio.
Entra la Plaza y el Vecindario se coloca el Centro, donde se encuentran espacios de trabajo que aportan distintas tecnologías y grados de colaboración.
En realidad toda la oficina está repleta de entornos diferentes pensados para las diversas formas de trabajar: más colaborativa o más personal.
Esta habitación, por ejemplo, me pareció perfecta para realizar llamadas o simplemente si buscas un momento de tranquilidad.
A través de una app, los empleados pueden reservar los sitios de trabajo con antelación. Pero pueden moverse a otros espacios si así lo necesitan durante todo el día, sin restricción alguna.
Y como detalle cabe resaltar que el material de las paredes acristaladas evita ver desde fuera lo que se muestra en la pantalla. Por lo que la privacidad es mucho mayor.
Tras las transformación la compañía llevó a cabo una encuesta para conocer la opinión de los empleados con el nuevo espacio de trabajo de Steelcase Madrid. El grado de satisfacción pasó del 61% antes del cambio al 88% tras la remodelación.
Antes del cambio la encuesta mostraba que los trabajadores no se sentían comprometidos, no podían colaborar de manera efectiva y en definitiva creían que el espacio no era el adecuado para trabajar.
Tras la transformación, el informe revelaba que ciertos cambios en las oficinas pueden impactar de manera llamativa en el compromiso y la productividad de los empleados.
Los resultados de la encuesta [que me facilitaron] recogían entre otros datos que aspectos como sentirse relajado y tranquilo pasó del 41% al 86%; el sentimiento de pertenencia a la organización y cultura aumentó del 68% al 91% mientras que el porcentaje de aquellos que encontraban el espacio adecuado para trabajar, encajando con su estilo de vida alcanzaba el 96% desde el 56% antes el cambio.
En cuanto a las distracciones se vio que se reducían de los 30 -60 minutos a los 5-15 minutos.
Una encuesta a nivel global realizada también por Steelcase reveló algo similar: si buscas compromiso y rendimiento en tus trabajadores primero intenta promover el bientestar en su lugar de trabajo.
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