Cómo elegir el medio adecuado para contactar con alguien profesionalmente, según un experto

Blanca Ballester
Es necesario conocer los canales de comunicación a fondo y descubrir en qué ocasiones es adecuado emplear cada uno.
Es necesario conocer los canales de comunicación a fondo y descubrir en qué ocasiones es adecuado emplear cada uno.

La era de Internet ofrece numerosos canales de comunicación. Todos ellos cuentan con una entidad propia, por ello es necesario conocerlos a fondo y descubrir en qué ocasiones es adecuado emplear cada uno. Esto es especialmente importante al dirigirse a un desconocido, pues se corre el riesgo de parecer demasiado entrometido si se escoge un medio de transmisión muy personal. También existe la posibilidad de que el receptor descarte un mensaje si no se cuida el contenido como es debido. 

Para que la comunicación profesional con alguien que nos interesa contactar sea bidireccional, hay que ahondar en la experiencia propia para extraer las razones por las que hemos fracasado o triunfado en el pasado. Esta fue la estrategia que siguió el tecnólogo, formador y experto en el mundo Apple, Carlos Burges Ruiz de Gopegui para elaborar su exitoso curso acerca de "Cómo contactar a la gente (y que te responda)", el contenido más visto de la sección de LinkedIn Learning

"El proceso de creación de este curso pasa por una profunda regurgitación de experiencias personales. Durante una parte de mi vida me vi obligado, por diferentes circunstancias, a tener que explorar este tipo de formas de comunicación y aunque no me sentía especialmente feliz con ese entorno, aprendí muchas lecciones valiosas. Y esto es importante.", declaró Gopegui en una entrevista para Business Insider.

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Estas son las claves que revela el experto sobre qué vía de comunicación escoger para contactar con alguien (y que te responda):

El teléfono es cosa del pasado

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"El teléfono tuvo su momento como medio de comunicación porque no había otra cosa. Hoy el día la llamada de teléfono ha dejado de ser una commodity para convertirse en una inconveniencia que tiende a ser molesta. Cuando llamas por teléfono estás obligando a otra persona a que deje de hacer lo que está haciendo para que te dedique toda su atención y en el pasado esto era aceptable porque no había otros métodos de comunicación personal, pero hoy en día es inadmisible.

En el siglo XXI la llamada de teléfono y cualquier tipo de comunicación sincrónica, incluida la videoconferencia sin cita previa es para asuntos y relaciones muy personales o para emergencias.

Incluso hay quien proclama que el correo electrónico ha sido sustituido por la mensajería instantánea cuando es al revés: la llamada de teléfono es quien más ha sufrido por la disponibilidad de esta comunicación asíncrona, mientras que el correo se ha mantenido como elemento de comunicación de contenidos complejos o de valor."

Ser concreto y conciso cuando contactamos por correo electrónico

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"Existen muchos errores y muy variados, pero el principal es no transmitir un mensaje claro, conciso y potente en el asunto. Alguien va a pasar la vista por la lista de correos recibidos y es como mirar productos en el supermercado. Si no llamas la atención y te diferencias vas directamente a la papelera en la mayoría de los casos.

El segundo error es no ser personal. En el momento en el que el destinatario detecta que "es una plantilla", mucho interés tiene que tener el receptor en el producto o servicio en el caso comercial, o en el contenido del correo para que no acabes en la papelera.

Todo esto es importante porque si pudiéramos asignar un régimen político a los buzones de correo, éste sería la tiranía. Todos somos unos fríos déspotas con nuestro correo electrónico—esto es un hecho— y ejercemos nuestro poder de forma muy expeditiva."

Las redes sociales necesitan que exista una relación previa

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"Depende del tipo de acercamiento, comunicación y sobre todo de cómo manejes el medio y lo cómodo que te sientas con él. Si aplicamos una fórmula reduccionista, al final nos encontramos con que en los tres casos estamos hablando de una mensajería electrónica de tipo asíncrona, y el único valor al respecto es el uso que le da cada usuario a la plataforma.

Alguien que usa Facebook para amigos y familia puede no sentirse contento por recibir allí comunicaciones comerciales o viceversa. Cada plataforma tiene su razón de ser y en todas ellas, además, tienes que crear una relación previa que permita que esa comunicación vaya a ser recibida, leída y comprendida."

¿Cuánto hay que esperar para volver a contactar con alguien después de no tener respuesta en el primer intento?

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"Una semana. En el curso recomiendo los martes como buen día para iniciar contactos, así que el siguiente "loop" es el miércoles-jueves de la semana siguiente. Los lunes el correo quedará aparcado hasta que ya deje de importar, cosa que pasará el jueves y el destinatario lo borre sin ningún recato o el viernes, donde con toda seguridad será aparcado hasta el lunes, donde de nuevo habrá dejado de importar e irá derecho a la papelera con el spam acumulado durante el fin de semana."

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