¿Cómo darle las gracias a alguien? 5 reglas que debes seguir para escribir una carta de agradecimiento (y ejemplos para distintas situaciones)

Has pasado por una situación personal complicada y te han hecho sentir que no estás solo o sola; te han echado una mano en la oficina o en clase, tus amigos se volcaron para celebrar tu cumpleaños, tus empleados o tu jefe han estado de 10 o una persona ha demostrado que puedes contar con ella.

En este y otros tipos de escenarios, puede surgir el deseo de devolver una parte (aunque sea mínima) de lo que sientes que has recibido, pero ¿cómo expresar gratitud a alguien? Se trata solo de una palabra, pero dar las gracias puede ser más difícil de lo que piensas; incluso menos frecuente de lo que se debería, teniendo en cuenta los beneficios que se le atribuyen.

Una vez que se es consciente de esa necesidad, voluntad u obligación moral de agradecerle algo a alguien, el primer obstáculo es tomar la decisión y atreverse a hacerlo. A partir de ahí, el proceso de hacer una carta de agradecimiento requiere encontrar las palabras adecuadas, el momento correcto, las formas idóneas, el tono que la situación pide...

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Puede tratarse de una carta de agradecimiento a un profesor, a una amiga por su apoyo, a un amigo por su ayuda, a un compañero de trabajo, a clientes o una empresa; puede ser una nota de agradecimiento a un médico, para una madre o un hermano, o a una persona especial. Además, esa carta puede ser informal o formal, por el apoyo recibido en una enfermedad o por un cumpleaños.

Las posibilidades por las que necesitas o quieres dar las gracias son múltiples, pero tienen en común unos requisitos que se deben tener en cuenta y unos beneficios señalados por la ciencia y por expertos.

Desde tiempos de los romanos (para Cicerón, era la madre de todos los sentimientos humanos), la gratitud ha mostrado su importancia para promover la formación y el mantenimiento de relaciones e influir en el cerebro de diferentes maneras, desde mejorar la producción de la dopamina y la serotonina (hormonas de la felicidad) hasta reducir el miedo y la ansiedad o evocar el pensamiento positivo.

Además, varios expertos la señalan como una de las claves para mantener a los empleados felices y motivados y para impulsar el desempeño exitoso de una compañía, así como un rasgo de buen liderazgo. 

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¿Cómo redactar una carta de agradecimiento?

Si la gratitud puede aportar tanto, ¿por qué no se dan las gracias más a menudo? "El problema es que muchos de nosotros tenemos miedo de expresar nuestro agradecimiento a los demás", explica Christopher Littlefield, conferenciante internacional y de TEDx especializado en la valoración de los empleados y fundador de Beyond Thank You ('Más allá de gracias').

En su experiencia de formación a miles de líderes, Littlefield afirma en un artículo publicado en Harvard Business Review haberse encontrado este obstáculo "una y otra vez".

"Algunas personas quieren expresar su agradecimiento más a menudo, pero temen que sus esfuerzos sean malinterpretados o que la persona que los recibe se sienta incómoda. Otros se esfuerzan por encontrar las palabras adecuadas para expresar lo que sienten, o les preocupa que sus comentarios puedan ser vistos como una adulación o como una agenda oculta", analiza.

Ante estas dificultades que ha observado, el experto comparte las que considera las reglas sobre cómo escribir una carta de agradecimiento llena de significado:

• Sinceridad. "El objetivo de expresar el agradecimiento es hacer saber a alguien el impacto que sus acciones han tenido en ti y/o en los demás. Si tienes cualquier otra intención, tu mensaje no será auténtico. Aun así, debes ser cuidadoso con tus palabras si quieres parecer genuino", recomienda Littlefield.
• Contexto. Compartir primero el contexto de tu mensaje, es decir, qué te ha llevado a redactar esa carta de agradecimiento, ayuda a explicar bien cuál es la situación y reduce el efecto sorprendente y chocante que puede generar en la otra persona, sobre todo si este llega tiempo después o puede pillarla desprevenida.
• Qué y por qué. "A continuación, céntrate en el impacto que sus acciones han tenido en ti. Puede ser tan simple como sacarte una sonrisa en un día difícil o tan grande como apoyarte en un periodo difícil. Sé específico y explica qué aprecias y por qué. De este modo, ayudarás a la otra persona a entender la razón por la que te sientes así", añade el asesor.
• Cierre. El final de la nota de agradecimiento puede ser un sencillo "gracias", pero también incluir un detalle más elaborado y personal, del tipo "Gracias de nuevo por tu apoyo: ha supuesto una enorme diferencia para mí" o "Aunque no lo diga todos los días, aprecio todo lo que estás haciendo por mí".
• Entrega. Finalmente, llegado el momento del envío, Littlefield apuesta por el método tradicional de escribir una carta de agradecimiento a mano —sobre un papel, un post-it o una tarjeta— y entregarla directamente a la persona, ya sea en su mesa de trabajo, en el buzón o por correo postal. Esto "da a la otra persona la oportunidad de asimilar tu agradecimiento sin sentir la presión de responder en el acto", aclara; con ese mismo fin, puedes añadir algo como "Por favor, no te sientas obligado a responder. Solo quería hacerte saber que...".

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Ejemplos de carta de agradecimiento

Los elementos mencionados anteriormente son válidos a la hora de escribir una nota de agradecimiento a un profesor, a un amigo, a compañeros de trabajo o a una empresa, para una carta informal o formal y ante diversas situaciones que puede presentar la vida.

Sin embargo, cada escenario tiene sus matices y cada persona es un mundo de sentimientos, personalidad o sensibilidades —tanto quien lo envía como quien lo recibe— que entran en juego. Así, estos ejemplos de carta de agradecimiento pueden ayudar con una base a partir de la cual empezar a redactar la propia.

• Por un gesto amable de una persona: "Hola, X. Acabo de recibir el paquete que me enviaste y quería darte las gracias. Como ya sabes, las últimas semanas han supuesto una enorme carga de trabajo para mí y me han resultado difíciles de sobrellevar. Recibir ese detalle hoy me ha alegrado el día, y quería darte las gracias por todo lo que haces: supone una gran diferencia para mí". 
• Por el trabajo realizado por tu equipo: "Hola, Y. Hemos estado tan ocupados últimamente que no he tenido tiempo de expresarte mi agradecimiento. Sé que la carga de trabajo ha sido muy grande estas últimas semanas para poder sacar adelante nuestro proyecto. Tú y todo el equipo os habéis dejado la piel y habéis echado horas extras y desempeñado muchas tareas fuera de los focos para que esto sea posible. Aprecio todo lo que hacéis y me encanta teneros en nuestro equipo. No podríamos hacer este gran trabajo sin tus inestimables contribuciones".
• Por la atención y preocupación recibida ante una enfermedad o tema personal. "Hola, Z. He leído hace poco un artículo en Business Insider España sobre cómo escribir una carta de agradecimiento y he pensado en ti. Ya sabes que estos meses han sido duros para mí y, a pesar de lo ocupado/ocupada que sé que estás siempre, has sacado tiempo cada semana para preguntarme por la situación y comprobar qué tal me encontraba. Sé que es tu forma de ser, pero quería compartirte cómo me ha ayudado a sentirme mejor y a sobrellevar este último año. Aunque no lo haya dicho con la frecuencia con la que debería, te agradezco infinito todo lo que has hecho por mí. Por favor, no te sientas obligado/obligada a responder: solo quería que lo supieses".