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Así es cómo los fabricantes de impresoras se están reinventando de cara a un futuro sin papel

Una mujer imprime un documento en la oficina
Getty Images
  • Casi la mitad de las empresas reconoce estar reduciendo el número de documentos impresos que entrega a sus clientes y muchas otras tienen ambiciosos programas para lograr una oficina completamente libre de papeles.
  • Los fabricantes de impresoras están reconvirtiendo sus modelos de negocio para afrontar este desafío, cambiando de un cobro por el dispositivo y sus sucesivas tasas de mantenimiento y los caros recambios a uno más orientado al pago por uso o renting.
  • Al mismo tiempo, las principales marcas de la industria se están introduciendo en el segmento del software de gestión documental para reducir su dependencia del hardware y garantizar su supervivencia en un futuro 100% digital.

Les pedimos un pequeño ejercicio de imaginación. Visualicen su oficina. ¿Qué ven en ella? Seguramente la lista incluirá mesas, sillas, muchos ordenadores, salas de reuniones y despachos. Pero también papeles, bolígrafos e impresoras. Son elementos imprescindibles en cualquier espacio de trabajo que se precie y sin los cuales no podríamos vivir o, cuanto menos, nuestra labor cotidiana sería mucho más complicada y tediosa.

Pero este modelo de oficina está cambiando de forma notable en los últimos años: los puestos de trabajo fijos se están sustituyendo por 'sillas calientes' y espacios flexibles donde se fomenta el teletrabajo y la colaboración entre distintos equipos, los ordenadores han dejado hueco en muchos casos de uso a otros dispositivos como tablets y las impresoras comienzan a convertirse en un ser en riesgo de extinción. Tal y como lo leen: cada vez más empresas apuestan por modelos de gestión sin papeles, en los que los documentos impresos dejan paso a sofisticados programas donde almacenar la información y acceder a ella de forma más eficiente. Y sin gastar una gota de tinta, con los consiguientes ahorros en materia económica y medioambiental.

Leer más: El año pasado se vendió un millón menos de impresoras en Europa Occidental y la tendencia irá a peor, según los expertos

La desaparición de las impresoras como dispositivo por defecto en estos entornos producirá muchas ventajas a las compañías que aceleren el paso hacia la oficina sin papeles (en términos de costes, seguridad, trazabilidad y más eficiencia de los empleados, como ya hemos mencionado), pero las consecuencias no serán tan positivas para los fabricantes de estos equipos. Compañías como HP, Kyocera, Ricoh, Epson o Xerox se han hecho de oro no sólo con los precios de las impresoras en sí (cuyo montante se ha democratizado en los últimos años, al mismo tiempo que se proponían modelos de pago por copia y alquileres flexibles) sino más por las tasas de mantenimiento técnico y los extraordinariamente caros recambios de tinta

Para muestra, un botón: un cartucho de tinta doméstica rara vez baja de los 13 euros (normalmente ronda los 30 euros) con apenas 5 mililitros de contenido. Si hacemos las cuentas, sale a 2.600 euros el litro en el mejor de los escenarios, convirtiendo la tinta de impresora en el líquido más caro de la Tierra.'

Así pues, una encuesta de AIIM, patronal de los principales fabricantes del sector de la impresión, reconoce que el 49% de las empresas está reduciendo la cantidad de documentos impresos que entrega a clientes y hasta un 55% si hablamos de impresos para uso interno.

¿Qué pasará con estos proveedores y sus modelos de negocio de altos márgenes si, como se predice, las empresas acaban desterrando las impresoras y las copias en soporte físico a un papel residual? ¿Qué oportunidades tienen de sobrevivir y seguir siendo rentables en un contexto en que su actual valor corporativo quede olvidado en el pasado? Vayamos por partes...

¿Es viable la oficina sin papeles?

Es cierto que la premisa de la que partimos, la de una oficina sin papeles, suena demasiado futurista. Agorero incluso, al menos desde la perspectiva de los fabricantes de impresoras tradicionales. Máxime si nos atenemos a datos como los recogidos en un un artículo del Wall Street Journal, según el cual las distintas oficinas de Estados Unidos imprimen alrededor de 1.000 millones de hojas al año. A ello súmenle otro tipo de documentos que también se manejan en soporte físico -como tickets o justificantes de pagos-. No parece que la transición vaya a ser demasiado rápida ni dolorosa.

Pero hay muchas cifras más que ocultan los problemas existentes actualmente en torno a esta dependencia del papel en el entorno empresarial. Tal es la montaña de hojas que manejan las compañías en este soporte que los trabajadores son incapaces de afrontar sus quehaceres sin una pérdida de tiempo nada desdeñable: según un estudio de TBS, los profesionales gastan hasta 600 horas laborales al año buscando los documentos impresos que necesitan para trabajar, el equivalente a más del 35% de su jornada completa. 

Tampoco es baladí el daño medioambiental que causamos a un planeta ya herido con un consumo tan alto de hojas impresas. Solo en España, cada ciudadano gasta una cantidad de papel equivalente a cuatro árboles de 12 metros de altura, de acuerdo a Greenpeace. Y eso sin contar con los efectos contaminantes de producir la tinta de los tóner o los cartuchos empleados por las impresoras.

Con todo ello, no es de extrañar que los gobiernos de todo el mundo -especialmente los europeos- estén impulsando la adopción de las comunicaciones electrónicas para evitar este despilfarro generalizado. Sin ir más lejos, la adopción de la factura electrónica en nuestro país ha supuesto un antes y un después en la forma de entender esta clase de procesos, que se ha extendido desde la AAPP hasta la gestión de proveedores y clientes. Una aproximación que todavía está en pañales, pero no tiene pinta de que vaya a frenarse en los próximos cursos.

Pago por uso y alquiler flexible

Ante este contexto cambiante, los fabricantes de impresoras se han puesto las pilas para reinventar sus estrategias y catálogos de productos y soluciones. El primer pilar en ese sentido es el que tiene que ver con la adopción del pago por uso, el alquiler flexible y la financiación de equipos. Todas ellas son medidas dirigidas a mantener la base instalada de clientes, pero atajando dos de los grandes hándicaps existentes: el alto coste de estos dispositivos y su impacto en el CAPEX de la empresa. O dicho de otro modo, convirtiendo una gran inversión que debía ser amortizada en varios ejercicios en un servicio (que se engloba en OPEX, sin impactar en la cuenta de resultados) que puede ser ajustado a medida de las necesidades de cada organización.

Así pues, prácticamente todos los fabricantes incorporan ya opciones de renting flexible, con contratos que suelen durar unos cinco años y que permiten ajustar en mayor o menor medida el número de dispositivos que se requieren en cada momento. Sin embargo, estos modelos siguen sin aportar un cambio significativo a la empresa final -más allá de las prácticas contables- ya que no pueden ser anulados en la mayoría de los casos y tampoco se ajustan al uso real de las impresoras, con lo que las empresas siempre corren el riesgo de sobrevalorar la cantidad de equipos necesarios y, por ende, inflar los costes en que incurren. Máxime cuando hablamos de contratos a tan largo plazo.

Además, esta opción de renting o financiación de los equipos tampoco es una buena alternativa para los propios proveedores. Hace poco, os contábamos cómo Xerox planea desprenderse de esta unidad de negocio debido a su escaso éxito comercial (apenas supone el 4% de la facturación total de la empresa norteamericana, 300 de los 7.630 millones de dólares en el año fiscal 2018) pero que, en cambio, provoca que la deuda de la compañía se dispare. En la situación particular de Xerox, la división de financiación representa actualmente 3.400 millones de dólares de los 5.200 millones de deuda total que atesora esta multinacional.

Mucho más interesante resulta, sin duda, el modelo de pago por uso o pago por copia. En estos casos, la empresa no paga por el alquiler del dispositivo, ni por su mantenimiento ni por los recambios que utilice. Por el contrario, el sistema se parece mucho más a una suscripción básica sobre la que se cobra una cantidad específica por cada hoja impresa. En ese coste por copia se incluyen todos los conceptos anteriormente mencionados, así como el margen de beneficios para el proveedor de turno y, si existe, el partner del canal de distribución o soporte técnico.

Es obvio que, para compañías que hacen un uso intensivo de sus equipos de impresión, esta alternativa no resulta económicamente interesante, ya que el precio final es mucho más alto que con una aproximación tradicional. Sin embargo, y en esta transición hacia la oficina sin papeles, el modelo de pago por copia resulta extremadamente útil para seguir contando con el respaldo de un documento físico cuando sea necesario, pero sin tener que apalancar costes con un dispositivo que apenas vamos a utilizar.

Prácticamente todos los fabricantes cuentan con esta oferta en su catálogo, que comenzó a popularizarse hace ya un lustro. De hecho, tanto Ricoh como Kyocera, HP Inc. u Oki incluyen estas propuestas entre sus servicios estrella.

Transición hacia el software

En cualquier caso, todo lo anterior no es sino una forma de aplacar o contener los vientos de cambio hacia la oficina sin papeles. Por tanto, si en algún momento llegamos a encontrarnos con empresas que reniegan por completo del papel, ¿de qué van a vivir los fabricantes de impresoras?

Pues bien, la inmensa mayoría de estos proveedores ya ha puesto en marcha ambiciosas iniciativas para reducir su dependencia de las ventas de dispositivos físicos, apostando por una transición hacia el software de gestión documental y otras herramientas digitales asociadas a los procesos de trabajo que antaño se reservaban para el papel. Es el caso, por ejemplo, de Kyocera, que cuenta con dos propuestas de gestión documental distintas (MyDocument y Solpheo Suite). O de Xerox, con su DocuShare.

Esta clase de software, conocido por sus siglas ECM (Enterprise Content Management), permite incorporar automáticamente documentos impresos o digitales a un sistema de almacenamiento (local o en la nube) de modo que sea procesado de acuerdo a unas reglas preestablecidas o, simplemente, estando accesible para que los empleados puedan trabajar con él cuando lo necesiten. Por ejemplo, al añadir una factura, ésta puede ser enviada automáticamente al departamento financiero para su aprobación, sin riesgo a que se pierda el papel por el camino o a que no quede constancia de la misma entre la montaña de facturas que procesan los administrativos cada jornada.

Asociadas a este software de gestión empresarial encontramos otras funcionalidades de software en las que los fabricantes de impresión se están haciendo muy fuertes. Una de ellas es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), imprescindible para poder digitalizar facturas u otra clase de documentos sin que un humano tenga que transcribir toda la información al sistema. Otra es la firma electrónica, en tanto que los documentos serán nativamente digitales, es obligado contar con propuestas de este tipo para poder realizar toda clase de trámites, tanto entre empresas privadas como de cara a la Administración Pública.

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