Evitar reuniones innecesarias y que cada persona organice su día sin un horario fijo: cómo ha transformado Dropbox su día a día para aumentar su productividad

El día de trabajo "no lineal" de Laura Ryan ahora consiste en bloques para llamadas, seguidos de un bloque para trabajo independiente.
El día de trabajo "no lineal" de Laura Ryan ahora consiste en bloques para llamadas, seguidos de un bloque para trabajo independiente.

Dropbox

  • Después de pasar al modelo de trabajo remoto permanente, Dropbox ha introducido días laborales "no lineales" para permitir que el personal pueda organizar mejor sus horarios. 
  • Laura Ryan, directora internacional de recursos humanos de la compañía, ha contado a Business Insider cómo una simple revisión de su calendario le hizo ver que la mayoría de sus reuniones no eran esenciales.
  • Ahora ha conseguido reducir sus reuniones en un 25% y siente que tiene más tiempo para organizarse. 
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Dropbox pidió a sus 2.500 empleados que revisaran sus calendarios para analizar si había algo que pudieran recortar. Su directora internacional de recursos humanos, Laura Ryan, se dio cuenta de que "tenía pendientes 15 horas de reuniones que en realidad podían evitarse".

La auditoría que realizaron los trabajadores respecto a sus calendarios fue el primer paso hacia el "día de trabajo no lineal" que Dropbox comenzó a implementar en octubre, poco después de anunciar que cambiaría al trabajo remoto permanente para aquellas personas que quisieran, y que las oficinas pasarían a ser espacios colaborativos. 

Los equipos definen las horas de "colaboración central" para las reuniones y las personas son libres de estructurar el resto de su día cuando lo deseen. Esto puede ser tanto por la noche o temprano por la mañana, lo que mejor se adapte a cada trabajador y cuando funcionan mejor. Es decir, se elimina el horario de trabajo convencional. 

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Bajo este sistema, Ryan, que trabaja desde Dublín (Irlanda) redujo en un tercio las 15 horas de reuniones que tenía programadas anteriormente. Ahora, su día normalmente comienza con la preparación del desayuno y no comienza a trabajar hasta que vuelve de dejar a los niños en el colegio.

A las 10 de la mañana comienza la primera de sus horas principales de ese "bloque de colaboración" que acordó con sus compañeros. Entre las 12 de la mañana y las 4 de la tarde no tiene reuniones, así que aprovecha para responder correos electrónicos, actualizar documentos y dar un paseo.

Luego vuelve al modo de colaboración, desde las 4 de la tarde hasta las 6 y media, que puede alargarse un poco más si tiene alguna llamada internacional. 

Ryan comenta que, para que funcione, es importante que los empleados realicen la revisión de su calendario, y que bloqueen las horas de colaboración básicas necesarias.

"Respetar el tiempo independiente de otros compañeros y no solicitar reuniones fuera del horario de colaboración, y que la gente no acepte reuniones fuera del suyo, es clave", explica Ryan.

También lo es comunicar claramente las preferencias de horarios a otros miembros del equipo para que nadie piense que una persona se ha ausentado de la reunión sin permiso, cuando en realidad ha cumplido con su jornada laboral. 

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Aparte de las reuniones, el resto del tiempo se reserva para el trabajo independiente, y no tiene que ser durante la jornada laboral tradicional, sino en cualquier momento que el empleado prefiera.

Independientemente de cómo alguien divida su día, la idea es pasar de una mentalidad de "estar ocupado por el simple hecho de hacerlo" a "impactar", dice Ryan.

Para futuros empleados de Dropbox, podrán decidir su patrón de trabajo preferido, ya sean madrugadores o noctámbulos, con su jefe desde su incorporación.

Algunos equipos se prestan naturalmente a un patrón de trabajo fuera del horario convencional. Los equipos de ingeniería, explica Ryan, generalmente comienzan y terminan más tarde. Cualquier función que no esté orientado al cliente, como Recursos Humanos o marketing y comunicación, podría funcionar bien de forma no lineal.

También ha explicado que la compañía está dispuesta a modificar el sistema a medida que pasa el tiempo. "No vamos a hacer esto bien desde el primer día, pero lo resolveremos juntos".

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