Así quiere Microsoft adecuar cualquier espacio para conseguir un modelo de trabajo híbrido exitoso, según Antonio Cruz, director de Modern Workplace

"Ya tenemos todos claro que la irrupción del trabajo híbrido no es algo que vaya a pasar, es algo que está pasando, por lo que hay que pensar en cómo se va a afrontar". 

Así de claro se muestra durante una entrevista con Business Insider España Antonio Cruz Cruz-Conde, director de Modern Workplace en Microsoft para España, en otras palabras, el responsable de que la compañía adopte de forma exitosa las nuevas fórmulas de empleo en la región. 

Cruz explica que antes de la instauración de los nuevos modelos de trabajo las compañías solo se preocupaban por la localización de sus empleados, pero, ahora, el foco se ha desplazado hacia otras cuestiones como la forma de mantener la cultura de la empresa a distancia o la de gestionar sus equipos.  

A esto se ha añadido que, lo que se pensaba que era una fórmula única ha resultado no funcionar para todas las firmas en los mismos términos. 

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"No hay un modelo que sirva a todos, ni siquiera a la misma compañía le tiene por qué servir en todas sus ubicaciones", explica. "Nosotros somos el ejemplo de cómo los empleados de distintas subsidiarias han elegido trabajar más o menos días desde la oficina". 

Así, este modelo "se tiene que adaptar a cada empresa y, dentro de ella, a cada segmento". 

Para ello, Cruz señala que lo primero que debe hacer una empresa es determinar qué tipo de perfiles tiene para ver qué tipo de modelo híbrido pueden adoptar, teniendo en cuenta 3 pilares: cómo van a gestionar a las personas, cómo van a gestionar los procesos y cómo van a gestionar los espacios. 

En relación con este último, cabe destacar que el responsable de nuevos modelos de trabajo ha elegido como escenario para la conversación con Business Insider España uno de los ejemplos más claros de la apuesta de la compañía por los modelos híbridos: la sala Teams Xperience. 

La clave está en adecuar cualquier espacio para que sea colaborativo de forma híbrida

Hace apenas unos meses, la tecnológica daba a conocer un espacio habilitado en sus oficinas de Madrid donde da cabida a todas las posibilidades que ofrece su plataforma estrella, Teams –que ya ha superado los 145 millones de usuarios diarios–, para promover las nuevas realidades en el entorno laboral. 

En ella, Microsoft contempla desde escenarios básicos de colaboración, comunicación a través de chat, compartición y edición de documentos, hasta capacidades de telefonía y audio conferencia. 

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"Antes de la pandemia ya teníamos clientes que recurrían a lo que llamamos Microsoft Teams Rooms (MTR) que, al fin y al cabo, supone adecuar cualquier espacio para que sea colaborativo de forma híbrida", explica Cruz. 

El responsable de nuevos modelos de trabajo señala que la sala Teams Xperience da cabida a varios equipos de diferentes fabricantes con distintas medidas para adaptarse a todos los sitios. 

Una sala protagonizada por grandes pantallas que funciona como "un participante más de la reunión"

Cruz apunta que, hasta ahora, lo que se hacía era conectar un ordenador a una pantalla externa y disponer del mismo audio que saliese del ordenador mediante sus altavoces o uno externo. 

Los paneles presentes en la sala, por el contrario, funcionan como un participante más de la reunión, optimizando el sonido y la imagen, e identificando a cada uno de los actores, proveyéndoles de las mismas opciones de colaboración estén en remoto o en físico (por ejemplo, a través de pizarras virtuales). 

Y es que, para que una reunión híbrida sea real, Cruz insiste en que la participación y el acceso a la información que se comparta debe ser "exactamente la misma" sin importar que "estés en remoto desde tu móvil o presencial desde la misma sala". 

A ella se añade otro de los elementos presentes en la sala, la Surface Hub 2S, una especie de pantalla con ruedas y una cámara en el borde superior que permite convertir cualquier lugar en una sala híbrida, aunque no esté equipada. 

Más allá de lo físico: así es como Viva pretende resolver los 3 principales retos del trabajo en remoto

Sin embargo, conseguir un escenario híbrido efectivo no solo depende de los dispositivos, sino también de herramientas que no se aprecian a simple vista. 

Entre ellas, Cruz destaca la recién presentada Microsoft Viva, una plataforma centrada en mejorar la experiencia de los empleados. 

El experto en nuevos modelos de trabajo explica que, de acuerdo con un estudio que realizaron junto a Boston Consulting Group y la Universidad de Wharton, en 2020 el número de empresas españolas –tanto públicas como privadas– que tenían pensado tener algún tipo de política flexible en el trabajo ascendía a un 83%. 

Así, según afirma, "la voluntad está y la realidad está". 

Sin embargo, Cruz precisa que, en el mismo estudio, las empresas apuntaban hacia 3 retos principales que debían afrontar para emprender este camino: cómo mantener la cultura de la empresa en un entorno híbrido, cómo evitar que los equipos dejen de interactuar entre ellos y cómo promover la innovación en la compañía. 

"Ahí es donde aparece Viva", que se integra directamente en Teams y aporta soluciones ante estos 3 desafíos. 

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Por un lado, permite, de una forma "muy fluida y personalizada", reproducir "esas conversaciones de pasillo" con los compañeros en la que se ponen al día mediante un resumen en el feed de los últimos acontecimientos relevantes para cada empleado al que se puede acceder desde cualquier dispositivo. 

Por otro, recopila consejos privados que ayuden al trabajador a mejorar sus hábitos dentro de la empresa y que prevengan su agotamiento. "Por ejemplo, reservándose tiempo entre reunión y reunión para descansar y desconectar en vez de hacerlas todas seguidas", apunta Cruz. 

A la par, da información a los responsables "de forma completamente anónima" sobre las dinámicas en sus grupos de trabajo, por ejemplo, sobre si se están mandando correos fuera de horario laboral, la duración de las reuniones... para que puedan modificar comportamientos que deriven en un burn out.  

Por último, Viva también permite gestionar el conocimiento dentro de la compañía, tanto a nivel formal (integrando cursos de otras plataformas como LinkedIn o Coursera) como a nivel informal (poniendo en contacto a los empleados con expertos en determinados temas dentro de la empresa para resolver dudas).

"Todo esto son retos que antes no teníamos de forma presencial y que ahora se convierten en oportunidades", afirma Cruz.