Cómo rastrear y aumentar la productividad de tus empleados durante el teletrabajo, sin llegar a parecer un microgestor

Para muchas empresas, el último trimestre del año es el momento perfecto para evaluar el desempeño de sus empleados. Dado que trabajar de forma remota se ha convertido no solo en un ajuste temporal, sino en el status quo para el futuro previsible, comprender cuál es la mejor manera de rastrear y administrar el desempeño de los empleados de manera virtual es una prioridad para los líderes.

Darren Murph, director de control remoto de GitLab, la empresa con trabajo remoto más grande del mundo, ha asesorado a otras compañías sobre cómo navegar en la transición al teletrabajo, puesto que es un tema por el que recibe muchas preguntas.

"Esta es la única cosa con la que las empresas luchan continuamente, incluso si han tenido años de experiencia ejecutiva en un espacio de ubicación conjunta", comenta Murph. "Muchos líderes en este momento están pensando: 'No tengo idea de lo que estoy haciendo en este momento'".

Esta lucha ha inspirado al equipo de Murph a crear un curso gratuito que describe sus mejores prácticas para administrar empleados remotos. Esto es lo que el gerente ha contado a Business Insider.

Concéntrate en las métricas, no en las videollamadas

En una carta reciente a la columna de consejos relacionados con el trabajo "Pregúntele a un jefe" de la revista New York Magazine, un empleado se quejó de un gerente que pretendía que el equipo estuviera en Zoom todo el día.

La columnista Alison Green ya había visto esto antes. "Estos son gerentes que probablemente no eran especialmente hábiles para liderar equipos cuando todos estaban en la oficina, y ahora que la gente está en casa, se están volviendo locos", ha escrito. "Realmente no saben cómo asegurarse de que la gente esté trabajando o cómo hacerlos responsables desde lejos".

La fundadora de tellent Jennifer Hargreaves, que trabaja con empleadores para desarrollar políticas de trabajo flexibles y modelos de liderazgo, señala que este enfoque de presencia visual es lo primero que debe cambiar.

"Se requerirá un cambio en la forma de pensar sobre cómo evaluamos el trabajo para implementar con éxito flujos de trabajo amigables con el control remoto, respaldados por una cultura corporativa con responsabilidad y confianza en su núcleo", dice.

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"Es un poco paradójico, podría pensar: 'Cuanto más lejos esté de la oficina de la empresa, más necesito comunicarme con usted'", dijo. "Cuanto más lejos está alguien de ti, más tienes que confiar en ellos y más autonomía necesitas proporcionar", añadió.

Murph recomendó definir claramente cómo se ve el éxito de cada empleado. "Los gerentes deben definir cuáles son las métricas para cada persona, para que puedan mirar hacia atrás y decir: 'Tengo éxito porque cumplí con esto'", dijo.

Natalie Ruiz, directora ejecutiva de AnswerConnect, un servicio de contestador de llamadas en vivo de 1.300 empleados totalmente remoto, estuvo de acuerdo.

"La clave del éxito no es solo hacer un seguimiento de las métricas de desempeño, sino también facilitar que los líderes accedan y comprendan la información para que puedan usarla para involucrar y motivar a sus equipos", dijo. "Usamos G Suite de Google Cloud para asegurarnos de que los números, las métricas y las notas sean colaborativas, accesibles y fáciles de entender. Data Studio es una gran herramienta para mostrar datos de forma visual y la usamos a diario".

Realiza un seguimiento de los objetivos y logros con frecuencia y eficacia

Una vez se hayan establecido esos objetivos, es importante hacer un seguimiento de ellos. "El establecimiento constante de objetivos diarios es un gran paso para ayudar a los empleados a monitorear y reflexionar sobre su propio desempeño", dice Akhila Satish, CEO de Meseekna, con experiencias de simulación inmersiva y capacitación para mejorar el liderazgo y las habilidades de toma de decisiones.

"También hemos descubierto que la fatiga durante las reuniones es mayor con Zoom que en persona", agrega Satish. "Como resultado, recomendamos agilizar las reuniones y usar Zoom solo para actividades interactivas.

En lugar de recibir una videollamada el lunes por la mañana para asignar tareas y prioridades para la semana siguiente, prueba a hacer un desayuno con el equipo de Zoom el lunes por la mañana y publica la lista de tareas en Slack.

También recomendó usar un canal de Slack de pago, donde los empleados publicquen el trabajo que completaron ese día.

Repasa y revisa los objetivos de manera constante según sea necesario

Si bien las revisiones anuales de desempeño son importantes, son solo una pieza del rompecabezas.

"Consideramos la retroalimentación como un regalo y, por lo tanto, las revisiones de desempeño se realizan a pequeña escala a una velocidad constante a lo largo de cada proyecto y semanalmente en cada reunión individual con el gerente y los informes directos", explica Nicole Miller, gerente de operaciones de Buffer, una empresa que trabaja de forma totalmente remota con 86 empleados.

Buffer pospuso su cronograma de revisión de desempeño de este año, debido al coronavirus, un enfoque con el que Murph está de acuerdo. Señaló que muchas empresas todavía están tratando de alcanzar las métricas que establecieron hace un trimestre, como si el mundo no hubiera cambiado, pero que es importante considerar ajustar las expectativas.

"Estamos de acuerdo con cambiar los OKR, estamos de acuerdo con cambiar las métricas y las expectativas en función de lo que está sucediendo a nuestro alrededor", apunta.

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"La COVID-19 ha creado caos y angustia en tantas vidas, y los desafíos que hemos enfrentado este año nos han brindado oportunidades únicas para repensar algunos de nuestros enfoques de gestión del desempeño", explica Ruiz. "Nos hemos preguntado cuáles son nuestros "no" negociables, como nuestras expectativas de calidad. También hemos examinado dónde podríamos ceder y hemos aumentado la flexibilidad de horarios".

Buffer ha ajustado las expectativas y las normas de trabajo de manera similar. "Durante las cuarentenas y cierres iniciales, dimos amplio permiso para que el trabajo no fuera 'normal' y para que los plazos se ajustaran en consecuencia", comenta Miller. "Entendimos y escuchamos cómo el estrés de esta situación afectaba el trabajo, la vida y las familias".

La compañía también implementó un experimento de semana laboral de 4 días que planea continuar hasta 2020. "El desafío para los compañeros de equipo fue mantener los niveles de productividad mientras nos enfocamos en el bienestar mental de los empleados", dice Miller. "Todavía estamos en perído de prueba y observamos de cerca la productividad, el rendimiento y el compromiso del equipo".

Comunícate a menudo

Implícito en esta flexibilidad y ajuste de expectativas está fomentar la comunicación abierta con los empleados sobre lo que funciona y lo que no, lo que requiere generar confianza fuera de la comunicación de gestión del desempeño.

"Quieres crear una cultura de equipo en la que todos tengan acceso a ti", dice Murph. "La forma en que lo planteo es: un administrador en remoto es menos un director a la ofensiva que le dice a la gente qué hacer y más un desbloqueador".

Ruiz ha señalado que los nuevos líderes a menudo enfrentan desafíos para diseñar las conexiones espontáneas que ocurren en un entorno de trabajo de ubicación conjunta, desafíos que experimentó ella misma al hacer la transición al teletrabajo.

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"Con los miembros del equipo trabajando en diferentes sitios, yendo y viniendo en línea, y sin que nadie pasara por mi escritorio con una pregunta, de repente pude levantar la vista y darme cuenta de que había pasado toda la tarde mientras estaba trabajando en un proyecto, lo que podría significar que había echado de menos saludar o hablar con algunos de mi equipo ", cuenta Ruiz.

"Por otro lado, siempre había miembros del equipo que eran más proactivos y pedían mi tiempo", explica. "Sin ser intencional en la programación, estas personas pueden obtener una cantidad de tiempo desproporcionadamente alta en comparación con otras personas que no hablan".

Para combatir estos problemas comenzó a programar reuniones a través de videollamadas individuales con cada uno de los miembros de su equipo al menos una vez a la semana.

"Además, las reuniones diarias por vídeo han sido una excelente manera para que los equipos se mantengan comprometidos, compartan actualizaciones y se vean las caras", añade Ruiz.

Proporciona tutorías a las personas con bajo rendimiento

"El coronavirus ha creado desafíos únicos, por lo que los gerentes deben crear un espacio para escuchar a sus empleados si tienen dificultades", ha comentado Ruiz. "Cuando un empleado tiene un desempeño deficiente, lo primero que hay que identificar es por qué".

Hargreaves recomendó preguntarle al empleado qué necesita, pues no hay dos necesidades de empleados iguales. Por lo que recomienda hablar con ellos individualmente y preguntarles cómo puedes ayudarles a alcanzar el éxito en un entorno remoto. No solo desde una perspectiva operativa, sino también emocionalmente.

Ruiz también ha sugerido tener estas conversaciones por vídeollamada. "No puedo exagerar el valor o la importancia de las videollamadas para mantener el compromiso, la responsabilidad y una comunicación clara", añade. "Hay tanto que se puede malinterpretar o asumir sin claridad".

Cuando sea posible, agrega, muéstrales ejemplos específicos donde su desempeño no cumpla con los estándares y pídeles ideas sobre cómo mejorar.

"Sugiero tener un documento compartido donde se anoten las conclusiones de las reuniones, así como los puntos de acción y los plazos para todas las partes", explica. "Esto también ayuda a garantizar que el gerente y el miembro del equipo estén en la misma página después de la discusión. Desarrollad un plan juntos y cumplidlo".

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En Buffer, cuando los compañeros de equipo tienen dificultades o tienen un rendimiento bajo, los gerentes les brindan capacitación y tutoría adicional.

"En un entorno remoto, los compañeros de equipo pueden sentirse reacios a hacer preguntas o a molestar a alguien, por lo que al asignar a otros compañeros de equipo como amigos o mentores, se da permiso para todas y cada una de las preguntas", dice Miller.

Dicho esto, reducir demasiado la plantilla de empleados podría no hacerles ningún favor, señala Satish. "Si se les permite ser los más holgazanes en el equipo durante una recesión económica, es posible que estén considerando dejar su trabajo, independientemente de las buenas intenciones del gerente, lo que aumentaría enormemente su estrés y disminuiría aún más el desempeño a largo plazo", comenta.

Un enfoque estratégico y de apoyo consiste en intercambiar ideas con el empleado sobre formas de modificar sus horas de trabajo, realizar pequeños cambios en sus responsabilidades o buscar apoyo externo a través de un tutor.

"El mercado laboral es complicado en este momento", añade Satish. "Los gerentes deben estar más enfocados que nunca en ayudar a cada empleado a alcanzar su máximo potencial dentro de la organización. No solo es útil para los empleados, también puede ser enormemente beneficioso para la organización en general".