Priorizar tareas te ayudará a ser más productivo: así puedes aprender a saber por dónde empezar cuando todo parece igual de importante

No hay artículo sobre priorizar tareas que no cite a Mark Twain.

"Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor comerte antes la más grande", dijo una vez el famoso escritor.

Todo el mundo sabe, o debería saber, que para ser productivo y lograr encarar esa larga lista de obligaciones que resurge cada día, como el Fénix, es necesario poner algo de orden.

Y que la mejor manera de ordenar es empezando por la tarea más ardua o compleja. Esto no solo te permitirá quitártelo cuanto antes de en medio, también invertir el tiempo en el que estás más fresco en aquello que seguramente te requerirá más esfuerzo y tiempo. Además, una vez hecho lo difícil todo lo que venga después te parecerá coser y cantar. Tras comerte la rana todo será caramelo.

Hasta ahí la teoría que aconsejan la mayoría de expertos en rendimiento y productividad. Pero aunque parece lógica y fácil, a la hora de ponerla en práctica, te resulte imposible distinguir cuál es el batracio más grande. Las obligaciones se acumulan, hay que cumplir con los objetivos y todo resulta importante y urgente.

Cómo priorizar entonces cuándo todas las tareas parecen iguales. A esta pregunta ha respondido el blog de Trello, software especializado en la gestión y administración de proyectos.

La clave está en evalúar todo lo que tienes que hacer más allá de la fecha de entrega o la motivación que te genere cada obligación.

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A continuación, las 4 herramientas que te ayudarán a saber priorizar y detectar las tareas más importantes según Trello.

1. Vincula los pendientes a objetivos de la empresa

Una forma de identificar cuáles son las tareas prioritarias por las que deberías comenzar es analizar cómo se vincula cada una de ellas con los objetivos del proyecto o la empresa.

Para ello, como recomienda la especialista en operaciones empresariales Alyssa Towns, lo recomendable es coger tu lista de pendientes y preguntarte a qué objetivo contribuye esa tarea. 

De esta forma puedes optar por comenzar por aquello que tendrá un mayor impacto en el proyecto. Por supuesto aquí será necesario que de antemano tengas claros los objetivos de tu compañía en cuanto a tu rol.

Si conoces estos, solo tendrás que optar por favorecer aquellas tareas más vinculadas a ellos. Asimismo "Esto te servirá como referencia para ver el objetivo general, incluso en situaciones en las que el trabajo prácticamente te esté asfixiando", aconseja el blog.

 2. Utiliza una matriz de administración del tiempo

Cuando tienes dudas sobre qué tareas priorizar suele deberse a que en estas se entremezclan lo urgente y lo importante. 

Las tareas importantes, como su nombre indican son clave. Normalmente estás relacionadas con aspectos más estratégicos y objetivos a largo plazo y por su peso es normal que requieran de tiempo y concentración.  

Por otro lado, las urgentes suelen llevar la premisa del plazo. Hay que completarlas antes de una fecha o momento determinado, lo que hace que además de generar cierto estrés se tiendan a priorizar, incluso cuando no son muy relevantes.

Una manera efectiva de aprender a diferenciar qué es lo urgente y qué lo importante es a través de la matriz de Eisenhower, una matriz útil para priorizar tareas y gestionar el tiempo de manera efectiva. En este artículo previo de Business Insider España puedes se explica con más detalle sobre esta herramenta.

La idea es catalogar las tareas en cuatro cuadrantes en función de su importancia y urgencia

• Tareas importantes y urgentes. Son las de mayor prioridad, en las que volcar tus esfuerzos hasta completarlas.
• Tareas importantes, pero no urgentes. Normalmente son objetivos a largo plazo, tareas importantes pero sin una fecha de vencimiento. Estas son tareas que hay que planificar y resolver una vez terminadas las anteriores. 
• Tareas no importantes pero urgentes. Son las tareas que puedes delegar en tu equipo o, en cualquier caso, para después de completar las del primer cuadrante.
• Tareas no importantes y no urgentes. Las tareas del último cuadrante son las prescindibles hasta tal punto que podrías borrarlas de tu lista. 

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Una vez clasificadas las tareas en función de estos requisitos será mucho más fácil saber qué es lo realmente prioritario por lo que debes empezar.

3. Elige algunas tareas fáciles para arrancar

Puede que esto te parezca algo contradictorio, cuando este artículo comenzaba recomendándote comerte siempre la rana más grande al principio.

Y sí, los expertos en productividad coinciden en que la mejor manera de priorizar y avanzar es comenzar por la obligación más importante y compleja.

Pero, como casi siempre hay excepciones. Y sobre todo, la teoría no siempre es fácil de poner en práctica. Si bien es aconsejable empezar por la tarea más difícil, mucho más aconsejable es que empieces a hacer.

A veces el estrés, la desmotivación o tener un mal día puede hacer que afrontar a primera hora ese gran reto te suponga un montón de tiempo paralizado sin avanzar dándole vueltas al clásico "hoy no puedo con ello". Lo cual te frenará más.

De ahí que desde el blog de Trello recomienden que en algunos casos puede ser útil empezar por algo más sencillo.

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Aquí es donde entra en juego lo que el especialista Berto Pena denomina las "tareas desatascador". Se trata de obligaciones de baja exigencia y muy mecánicas que fácilmente podrás llevar a cabo y sobre todo concluir. Empezar por una de ellas te pueden ayudar a arrancar cuando falta la motivación.

Aunque no debes dejarte llevar por la falsa euforia que crearán. Es decir si te pasas dos horas respondiendo mails aunque esté tachando tareas realmente no estás siendo productivo. Pero sí ponlo en práctica cuando percibas que no pueden empezar con tu trabajo como forma de tomar el ritmo.

4. Toma más en cuenta los factores

Lo normal es que ordenes tus tareas en función de su plazo de entrega. Lo cual es bastante lógico, pero no siempre tiene por qué ser lo más recomendable. 

Muchos otros factores determinan la importancia de un trabajo, y tenerlos en cuenta es la mejor manera de saber priorizar.

Para ello, desde Trello recomiendan llevar a cabo una visión más general de todo tu proyecto para evaluar por dónde empezar. Siguiendo su consejo recomiendan tener en cuenta 4 elementos claves de una tarea.

• Impacto. ¿Cuál es el impacto de esta tarea en los objetivos de la empresa, del equipo y de los clientes?
• Esfuerzo. ¿Cuánto trabajo implica terminar esta tarea? ¿Es fácil o difícil?
• Velocidad. ¿Cómo de rápido se puede terminar la tarea?
• Confianza. ¿Cómo de preparado estás para resolver la tarea? ¿Te sientes listo o intimidado frente a ella?

Según el blog "evaluar todas las tareas bajo la misma lente ayuda a ser consistente a la hora de priorizas tareas, sin importar cuando tengas que hacerla si hoy, la próxima semana, o e año que viene".