He añadido el truco de la "hora del terror" a mis mañanas y mi capacidad de concentración se ha disparado, al igual que mi productividad

Este artículo está basado en una conversación con Vip Sitaraman, un consultor digital y empresario de 25 años de Arizona, sobre su experiencia con el truco de productividad, la "hora del terror". El texto se ha editado para darle una mejor extensión y claridad.

Como empresario y consultor, soy un fiel creyente de la optimización de la productividad. A menos que uno se responsabilice de cómo utiliza su tiempo, lo que suele pasar es que los objetivos suelen prolongarse fácilmente durante meses sin que haya un progreso significativo.

Me dedico a asesorar a una amplia gama de clientes, desde nuevas empresas con gran potencial de crecimiento hasta empresas listadas en Fortune 500, y durante casi 5 años he registrado cada minuto que he trabajado. 

También he utilizado varias herramientas y estrategias para controlar y mejorar mi productividad. Pero el mejor truco que realmente potencia mi eficiencia es el que se conoce popularmente por el de la "hora del terror", es decir, una hora en la que te enfrentas a la tarea más costosa, pero impactante que tengas entre manos.

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La "hora del terror" es esencial para mí

Esta estrategia me ayuda, por un lado, a aprovechar al máximo mi tiempo en el momento en el que soy más productivo y también, a mantenerme al día con mis objetivos más importantes. 

Se trata de dedicar una hora al día a una única tarea que es la más importante y que ya has planeado el día anterior. A mí me resulta más eficaz programar mi hora del terror por las mañanas, a pesar de que funciono mucho mejor por las noches.

Suelo empezar mi hora del terror cuando ya llevo una hora y media trabajando, es decir, entre las 9 y las 10 de la mañana. 

Antes de organizar mi trabajo en base a este método, pensaba que mis momentos más productivos eran una hora después de empezar a trabajar y 4 horas después de terminar la jornada laboral, es decir, después de las 9 de la noche. Sin embargo, para las tareas más complicadas me asaltaban los bloqueos nocturnos y al final acababa frustrándome, rompiéndome la cabeza y no siendo nada productivo. 

Siempre es mejor empezar la hora del terror con un objetivo claro y predefinido

Elegir la tarea a la que te vas a dedicar en la hora del terror suele llevarme menos de 5 minutos porque utilizo el popular método de OKR para la planificación de objetivos mensuales y trimestrales. 

Siempre elijo algo que repercuta directamente en mi resultado clave más importante del mes. Pero definir tu máxima prioridad puede ser complicado, por eso prefiero llamarla "hora del terror" en lugar de "hora dorada", como hacen algunas personas. 

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Suele ser más fácil identificar la tarea que más nos intimida que intentar priorizar todas las demás. He observado que la tarea más complicada suele ser también la más importante. Pero también he descubierto que una matriz ICE ayuda a reducir 2 o 3 tareas a la más crítica.

La hora del terror debe hacerse todos los días

Para sacarle el máximo partido, dedícale el 100% de tu tiempo todos los días. Ni reuniones, ni correo electrónico, ni otras tareas que puedan parecer urgentes. 

He descubierto que la mayor parte de la improductividad proviene de una de estas 2 fuentes: la sobrecarga de comunicaciones (como Slack, el correo electrónico y las reuniones) o la parálisis por estar demasiado tiempo con una misma cosa (o en otras palabras, darle demasiadas vueltas a un problema). 

Al bloquear estas 2 fuentes de distracción, puedo concentrarme en el trabajo que estoy haciendo durante la hora del terror en profundidad.

Una norma importante que aplico para la hora del terror es "nunca te lo saltes 2 veces". Las sorpresas inesperadas o las emergencias pueden desbaratar inevitablemente tus planes para reservar el tiempo a la tarea más complicada en un día concreto, pero al día siguiente tienes que reajustar tus prioridades para no dejar escapar el hábito más de un día. 

Combino otras herramientas y trucos de productividad con la hora del terror

Además de los OKR y las matrices ICE, utilizo Toggl Track para controlar mi tiempo, junto con una herramienta CRM personalizada creada en Google Sheets. 

La herramienta CRM se vincula con la API de Toggl para realizar un seguimiento de los proyectos en los que estás trabajando. Esto ayuda a saber con precisión cuál es la tarea que tengo que reservarme para la hora del terror mediante la identificación de las pérdidas de tiempo y las actividades que tienen bajo retorno de la inversión.

Otro programa útil que he encontrado recientemente es LeechBlock NG. Se trata de una potente extensión gratuita del navegador para bloquear páginas web, creando fácilmente reglas –como establecer límites de tiempo para ciertas páginas web en las que suelo perder mucho tiempo– para tener un mayor control de mi navegación en las horas de trabajo.

 Una de mis "reglas de bloqueo" en LeechBlock garantiza que no pueda navegar por el correo electrónico, las redes sociales, mi cartera de inversiones u otras distracciones durante la hora del terror. RescueTime es otra extensión gratuita del navegador que puede ayudarte a identificar y bloquear páginas web que te distraen.

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Para ser honesto en la hora del terror, debes llevar un registro de ella. Yo utilizo Notion Habit Tracker para registrar lo que he completado durante esa hora cada día, lo que me ayuda a ser responsable y ver mi evolución. Para quienes no sepan utilizar Notion, una simple hoja de cálculo de Excel puede servir para el mismo propósito.

3 pasos rápidos para empezar con la "hora del terror"

1. Programa cada día en tu calendario la hora del terror que le vas a dedicar a tu tarea más importante o la que más te cuesta.

2. Establece un recordatorio diario para elegir la tarea de la hora del terror del día siguiente.

3. Bloquea todas las distracciones, como el correo electrónico, las notificaciones del móvil o las páginas web que consideres de tu navegador durante esa hora.