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Actiu, la empresa española especializada en diseño que está detrás de la creación de miles de oficinas en todo el mundo, anticipa cómo cambiarán los espacios de trabajo tras el coronavirus

Cómo van a cambiar las oficinas tras el coronavirus.
Ant Rozetsky/Unsplash

  • Los espacios de trabajo, como los procesos culturales, sufrirán también cambios en la era poscovid. 
  • Menos densidad, más distanciamiento y cambios en los procesos de socialización, mientras se intentan mantener las zonas coworking y se reorienta el concepto de bienestar. 
  • Actiu, la empresa española líder en diseño y fabricación de soluciones de mobiliario con una facturación de más de 90 millones en 2019, cuenta a Business Insider España las tendencias que cambiarán el diseño de los espacios de trabajo. 
  • "Las crisis son puntos de inflexión para rediseñar la estrategia y las soluciones que estás haciendo para que realmente ayuden", señala Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu.
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Todas las nuevas premisas del diseño y la arquitectura de oficinas en España giran en torno a la seguridad, la distancia y la higiene.

Su implantación en los más de 9 millones de metros cuadrados de oficinas del país trascenderá todo lo conocido hasta ahora: van a cambiar la forma en la que se socializa, colabora y trabaja.

"La densidad, la distancia y los procesos culturales. Estos tres cambios han venido para quedarse", señala Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu a Business Insider España.

Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu.
Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu. Cortesía de Actiu.

Ante los riesgos de contagio que se puedan presentar en espacios cerrados, de elevado contacto y difícil distanciamiento social, los diseñadores apuestan por una reducción de la densidad en las oficinas, su fusión con el teletrabajo y por la reorientación de lo que hoy se conoce como "bienestar".

Su visión coincide con los cambios en la arquitectura y la reestructuración de las oficinas que anticipan los responsables de Estudio Lamela y L35, Carlos Lamela y Tristán López-Chicheri respectivamente, a Business Insider España.

Actiu, líder en diseño y fabricación de soluciones de mobiliario —la primera empresa española en el ranking de los mayores fabricantes de muebles de Europa, según Office Republic—, tiene más de 52 años de experiencia y se ha extendido ya a 90 países. Sin embargo, toda su fabricación es made in Spain y cerró 2019 con una facturación superior a 90 millones de euros.

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"Las crisis son puntos de inflexión para rediseñar la estrategia y las soluciones que estás haciendo para que realmente ayuden", señala la consejera. Y estima que, a corto plazo, se modificarán los diseños ya existentes pero, de cara al futuro, el trabajo va a ser muy diferente a lo que se conoce actualmente.

"La arquitectura y el diseño van a ser una herramienta facilitadora para hacer sentir a la gente pleno bienestar y, sobre todo, protección y seguridad".

Así va a cambiar el diseño y la organización de los espacios de trabajo en la era poscovid.

La densidad de las oficinas, que se ha llegado a duplicar en los últimos años, va a ser clave en su reorganización

Plano general de cambio y diseño de reestructuración de oficinas.
Plano general de cambio y diseño de reestructuración de oficinas. Actiu

La densidad de las oficinas se ha duplicado en los últimos años, bajando de 12 o 15 metros cuadrados por persona a 6 o 7 metros cuadrados. Por esta razón, muchas no sólo tendrán que controlar el aforo, sino también la disposición del espacio y el diseño.

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"Teniendo en cuenta que la densidad de las oficinas tiene que estar entre un 35% y un 50% del número de personas que había antes del COVID-19, ahí ya ves que hay un cambio radical", indica Berbegal.

La fusión de esta medida y el teletrabajo señalan el camino

Densidad en las oficinas.
Actiu

Si algo se heredará del confinamiento es la posibilidad de trabajar en remoto en más de una ocasión sin que suponga una situación excepcional. De hecho, es una de las medidas que ayudará a aliviar la densidad de las oficinas.

Y ya hay encuestas que revelan que 2 de cada 3 empresas podrían teletrabajar para siempre.

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"Lo que está claro es que el teletrabajo ha venido para quedarse. Y, seguramente, muchas empresas equilibrarán o complementarán ese trabajo de oficina con el remoto. Esa es una de las medidas [número de personas en la oficina] que podría reducir la densidad al menos a corto plazo", detalla.

Más distancia y privacidad, pero no menos coworking

Apuesta por la distancia y privacidad en el rediseño de oficinas.
Actiu

La distancia mínima de seguridad de 2 metros que hay que mantener entre los trabajadores condicionará, en buena parte, la reorganización del espacio.

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"Hay que hacer un rediseño de cómo han de ser los espacios que compartes con los demás. Es primordial, porque con paredes y techo no interaccionas, pero con el escritorio del otro posiblemente sí".

El 73% de los trabajadores quiere volver a la oficina, pero la cultura de la socialización puede ser un problema

Hombre y mujer en la oficina durante una reunión.
Actiu

"Hicimos una encuesta a cerca de 400 profesionales de diferentes colectivos, edades y regiones, y el 73% decía que necesitaba volver a la oficina pero que quería teletrabajar algún día a la semana. Hay que equilibrar esas 2 cosas: el teletrabajo y la oficina".

Según sus datos, sólo el 10% de los encuestados quiere estar a tiempo completo en la oficina, frente al 16% que opta por la opción de teletrabajar.

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"El 56% de los encuestados echa en falta una mayor relación con los compañeros; el 33%, momentos de desconexión; el 32%, un espacio y mobiliario adecuados; y, el 22%, herramientas tecnológicas ágiles y flexibles", recoge la encuesta, a la que ha accedido Business Insider España.

Sin embargo, entre los que ya han vuelto, el problema que destacan es la cultura de la socialización en los espacios de trabajo no lo pone fácil. "La gente se pasea sin mascarilla por los pasillos y habla con los compañeros", subraya Berbegal a partir de conversaciones con distintos empresarios.

Por ello, hay que cambiar la mentalidad y trabajar el sentido común. Así es como se verían las zonas compartidas:

Zonas comunes en oficinas tras el coronavirus.
Actiu

Uno de los factores que más condiciona la vuelta a la normalidad es el miedo al contagio. Pero, como para todo, se pueden tomar decisiones lo suficientemente buenas que no eliminarán, eso sí, todos los riesgos. 

"El tema cultural es el más importante. Tiene que haber también un compromiso por parte de las personas. Por ejemplo, cuando se sale ahora a la calle, nos ponemos las mascarillas y nos lavamos más las manos. Es un tema de mentalidad y de trabajar el sentido común", dice.

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Lo que coincide con las recomendaciones de los estudios de arquitectura más grandes de España, que también han contado cómo será la reestructuración de los espacios de trabajo a Business Insider España.

"No es tanto protegerme a mí, hay que proteger al de enfrente. Es un tema cultural y tenemos que trabajar en ello".

Reducción a corto plazo del 'open space' y renovación del 'cool-working': "El bienestar tiene que reorientarse porque no puedes tenerlo si tienes miedo"

Reducción del 'open space'.
Actiu

"El miedo a contagiarte es un escalón más y es lo que creo que va a hacer más rápida la adaptación", incide Barbegal.

Hay 4 factores que definen las posibilidades de contagiarte con el nuevo coronavirus: los espacios cerrados, las multitudes, el contacto cercano con otras personas y la dificultad de mantener el distanciamiento social. Y, como imaginarás, todos pueden cumplirse en el entorno laboral.

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Para atajarlo, las oficinas tendrán que renunciar a parte de ese open space, esto es, la tendencia a no poner barreras entre los trabajadores para incentivar la comunicación y la colaboración.

"Los espacios de coworking promueven el cool del bienestar y el working de la rentabilidad y la eficiencia. El fondo sigue siendo el mismo, pero el bienestar tiene que reorientarse porque no puedes tenerlo si tienes miedo", explican desde Actiu.

Las reuniones y las salas de formación, presenciales y online a la vez

Formación en oficinas.
Actiu

En este escenario, la tecnología debe ayudar a fomentar, de forma virtual,  la comunicación y la colaboración entre los empleados.

La reorganización forma parte de ello, pero los diseñadores creen que ha de alternarse el formato online y el presencial. Porque, además, es más eficiente para la realización de algunas actividades.

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"En las salas de formación se disponían los productos de una manera que ahora no va a tener nada que ver [como se puede observar en el plano superior]. Y, para las salas de reuniones, en vez de en una sala con 12 personas, ahora debería haber 6 personas y otras 6 siguiendo la reunión en remoto. Eso ya cambia nuestra mentalidad y los procesos".

Por ello, además de las medidas de seguridad, aconseja que se instalen mesas con pantallas para reuniones en remoto: "Esa necesidad de tener distancia social propiciará una combinación entre la asistencia presencial y virtual a las reuniones".

La cultura y los procesos deben facilitar que las personas se comuniquen, socialicen y colaboren de una manera un poco más distante, pero sin perder la relación humana

Sala de reuniones poscovid.
Actiu

"Vamos a trabajar en 2 campos muy diferentes. Por un lado, la cultura y cómo nos relacionamos con las personas. Siempre hemos sido muy mediterráneos y necesitamos esa conexión más humana y cercana. En otros países, la relación no está tan conectada físicamente", reconoce la consejera.

Más que un cambio, será una evolución progresiva a un espacio que motive, tenga materiales y medidas más saludables, y ayude a trabajar mejor.

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"Esta situación es un punto de aprendizaje para darle valor a cosas tan básicas como la salud. Poder trabajar, salir y tener relación con la sociedad en general mientras haces que mejore. Eso no pasa porque lo haga uno solo, sino porque lo compartas con los demás", reflexiona.

Beneficios para los trabajadores: más espacio, seguridad y concentración

Más espacio y concentración en las oficinas.
Actiu

"Como habíamos mencionado, hasta hace unos años, el open space, esa voluntad de tener todo abierto y conectado, ha sido una de las premisas que han seguido las compañías. El principal problema que la gente veía en este sentido era que no había privacidad y dificultaba concentración. Pesaba más la parte social y la colaboración. Ahora le estamos dando más vueltas y tendremos que implementar más elementos que nos hagan sentir más seguros", indica. Al menos, a corto plazo.

Y, cómo no, el incremento del uso de telas antibacterianas y materiales más seguros: "Tenemos que pensar que los espacios tienen que ayudar a las personas"

Sillas con telas antibacterianas.
Actiu

"Ahora mismo tienes una pata importante de ese concepto de bienestar que habla de autonomía, confort, texturas y acabados. Pero hay otra pata de esa estructura que habla de higiene y de seguridad", resalta Berbegal.

Teniendo en cuenta que el origen de muchas enfermedades infecciosas, como el COVID-19, puede sobrevivir durante un tiempo en superficies, la implementación de materiales más seguros e higiénicos será imprescindible en la siguiente fase del diseño poscoronavirus.

"Las telas antibacterianas son algo que va a ir a más. O, por ejemplo, los materiales como el poliuretano, que es algo que instalábamos sólo en hospitales porque es rígido, acolchadito y super higiénico como si repeliese la suciedad. Seguramente, en las oficinas, incorporaremos más materiales de este tipo que antes sólo estaban en entornos sanitarios", destaca.

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"Los espacios tienen que ayudar a las personas", insiste, "porque seguimos teniendo las mismas necesidades de colaboración, aprendizaje y privacidad". Y aclara que ese es el motivo por el que muchas de las medidas de la desescalada son medianamente flexibles. 

"No puedes abandonar, de repente, todos los espacios de trabajo que conforman los 9 millones de metros cuadrados de oficinas en España. No se pueden cambiar de la noche a la mañana; requieren un tiempo de adaptación".

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