Por qué tener la bandeja de entrada llena de correos te produce tanta ansiedad, según un experto en psicología y productividad empresarial

• El número de correos electrónicos no leídos en mi bandeja de entrada ha alcanzado recientemente un máximo histórico.
• Comencé a preguntarme por qué el correo electrónico es una fuente tan grande de estrés para tantos profesionales en el ámbito laboral, así que me puse en contacto con Ron Friedman, un psicólogo y autor de "The Best Place To Work" ("El mejor lugar para trabajar", por su traducción al español).
• "La razón por la que puede resultar agobiante encontrar muchos correos electrónicos en la bandeja de entrada de tu mail de trabajo es que cada mensaje representa una nueva demanda de tu tiempo y una nueva decisión que tienes que tomar", le dice a Business Insider.
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El número de correos electrónicos no leídos en mi bandeja de entrada ha alcanzado recientemente un máximo histórico.

Como alguien que típicamente mantiene una "cuenta no leída" de unos 30, y obtiene más alegría de la "bandeja de entrada a cero" de lo que me gustaría admitir, ver "792" cuando llegué al trabajo el miércoles por la mañana casi me mata. (Vale, no realmente, pero me dio un serio estallido de ansiedad).

Comencé a preguntarme por qué el correo electrónico es una fuente tan grande de estrés para tantos profesionales en el ámbito laboral, así que me puse en contacto con Ron Friedman, un psicólogo y autor de "The Best Place To Work" ("El mejor lugar para trabajar" por su traducción al español).

"La razón por la que puede resultar agobiante encontrar muchos correos electrónicos en la bandeja de entrada de tu mail de trabajo", le dice a Business Insider, "es que cada mensaje representa una nueva demanda de tu tiempo y una nueva decisión que tienes que tomar". Incluso descifrar un anuncio genérico sobre la cafetera de la oficina requiere esfuerzo, lo que deja menos energía para el trabajo que realmente importa".

Cuanto mayor sea el número de exigencias que se te impongan, más probable es que experimentes estrés, lo que afecta tu capacidad de pensar y comunicarte con claridad, explica.

"No hay duda de que revisar constantemente el correo electrónico es malo tanto para la productividad como para la calidad de vida", añade Friedman. "Ha habido algunos estudios fascinantes que demuestran que limitar la revisión del correo electrónico a unas cuantas veces al día, digamos, a las 9 am, 12 pm y 4 pm, mejora el bienestar y hace que el trabajo parezca más controlable". Y la razón es sencilla: hay menos distracciones que desvían tu atención de tus proyectos actuales, lo que te permite progresar más y, por lo tanto, sentir que tu carga de trabajo es llevadera.

"Creo que los gerentes harían bien en tomarse en serio esta investigación", dice. "Pueden empezar por capacitar a sus empleados para que apaguen su correo electrónico cuando necesiten concentrarse en el trabajo, y modelar este comportamiento ellos mismos para que los miembros de su equipo tengan pruebas claras de que es aceptable".

Modelar el uso de períodos sin distracciones y evitar los teléfonos inteligentes durante las reuniones puede ser muy útil para hacerles saber a los empleados que se valora el trabajo enfocado y que no necesitan sentirse atados a su correo electrónico, dice Friedman.

Aquí hay dos maneras sencillas de minimizar (o incluso eliminar) el estrés relacionado con el correo electrónico:

1. Crea una rutina en la que NO revises el correo electrónico durante 30 a 50 minutos, unas cuantas veces al día.

"Me gusta mucho la idea de revisar solo el correo electrónico unas pocas veces al día, pero no estoy seguro de que sea realista en muchas profesiones", explica Friedman. "Lo que sí creo que es realista es aspirar a entre 30 y 50 minutos de trabajo ininterrumpido con tu correo electrónico apagado y tu móvil fuera de vista".

No es necesario hacer esto todo el día, todos los días, pero incluso unos pocos períodos de concentración pueden tener un enorme impacto en tu productividad y en tus niveles de estrés, dice. "Para rendir al máximo, necesitamos períodos sin distracciones en los que podamos aprovechar nuestra atención completa e ininterrumpida".

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2. Desactiva la configuración de la ventana emergente de correo electrónico para que no te interrumpa cada vez que llegue un mail.

A menos que hayas cambiado la configuración predeterminada de tu correo electrónico, recibirás una notificación (un mensaje emergente, el sonido de una campana o un contador que indica tu creciente número de mensajes no leídos) cada vez que llegue un nuevo correo electrónico a tu bandeja de entrada.

"Cada vez que esto sucede, tu cerebro se ve obligado a tomar una serie de decisiones (¿Revisar el correo electrónico o seguir adelante? ¿Responder ahora o después?) que agotan tu energía mental", dice.

Estas interrupciones se acumulan.

"Los estudios indican que incluso las interrupciones breves aumentan exponencialmente nuestras posibilidades de cometer errores. Esto se debe a que cuando nuestra atención se desvía, consumimos valiosos recursos cognitivos reorientándonos, dejando menos energía mental para completar nuestro trabajo", explica Friedman.

Las investigaciones también sugieren que la toma de decisiones frecuente nos cansa. La fatiga resultante hace que nos resulte más difícil distinguir las tareas que son realmente importantes de las que simplemente se sienten urgentes, y esto puede ser realmente estresante.