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Enero, mes perfecto para presentar un balance de situación de la empresa

Business Insider para Ceca Magán

Cómo hacer un balance de situación de la empresa
rawpixel / unsplash
  • Si en un negocio coinciden el ejercicio contable con el natural, el primer mes del año es el más adecuado para preparar esta parte imprescindible de las cuentas de la empresa.
  • El balance de situación, que es obligatorio presentar en el Registro Mercantil una vez al año, suele incluir la información financiera de la sociedad a fecha 31 de diciembre.

Saber dónde, cómo y en qué situación se encuentra cada uno en un momento determinado es un análisis práctico en cualquier ámbito de la vida. De esa manera resulta posible hacer la pertinente comparación con el pasado, comprobando la evolución lograda -positiva o negativa-; así como ser consciente de la situación presente y de formarse una idea de lo que está por venir en el futuro. El mundo de la empresa no es una excepción en ese sentido, para lo cual es de gran utilidad el balance de situación del negocio.

Qué es un balance de situación

El balance de situación ofrece una fotografía del estado económico y financiero del negocio en un cierto instante. De forma más concreta, se trata de un informe que recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de una empresa, es decir, posesiones, bienes, derechos, deudas, obligaciones y capital de la misma. Gracias a ese documento puede verse cómo están las cuentas de la sociedad en un momento determinado, tal y como recuerdan desde el despacho de abogados Ceca Magán.

Elementos de un balance de situación

De forma somera, el también llamado balance general de la empresa debe incluir en todo caso los siguientes aspectos:

  1. El activo corriente, que es el grupo en el que deben aparecer los bienes que van a estar en el patrimonio de la empresa por un periodo menor de doce meses.
  2. Por su parte, en el no corriente quedan los activos cuya permanencia sea superior a un año.
  3. Del mismo modo, el pasivo no corriente se forma con las deudas con un vencimiento superior a un ejercicio.
  4. Mientras que el pasivo corriente es aquel que no rebasa ese tope.
  5. El patrimonio neto, finalmente, se subdivide en los fondos propios -las aportaciones de los socios, las reservas, la prima de emisión, las acciones o participaciones, los resultados de ejercicios anteriores, el dividendo y los recursos generados por la propia actividad en los casos que corresponda cada apartado- y las subvenciones y donaciones.

Con esos elementos puede elaborarse el balance de situación de la empresa y, junto con la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, lograr la fotografía del negocio antes mencionada.

Obligación de presentar el balance de situación

El balance de situación no es sólo una herramienta de lo más útil para saber en qué estado financiero está la empresa, sino que se trata de un documento cuya presentación en el Registro Mercantil es un mandato legal que debe cumplirse una vez al año. Por descontado, cada compañía puede hacer tantos balances de situación a escala interna como considere: el obligado es únicamente el anual.

Tipos de balance de situación

Tal y como ocurre con los otros documentos que forman las cuentas anuales -ya enumerados-, una sociedad puede presentar el modelo normal del balance de situación o el modelo abreviado del mismo, que es menos detallado. Los parámetros para poder encajar en este último son los que figuran más abajo y sólo podrán beneficiarse de esa fórmula las empresas que cumplan durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, como mínimo, dos de las circunstancias siguientes:

  • Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
  • Que el importe neto de su cifra anual de negocios no sobrepase los 8 millones de euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el año no sea superior a 80.

En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, los negocios podrán formular balance de situación y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados si reúnen, al cierre de dicho año, al menos dos de las tres condiciones expresadas. Cuando pueda formularse balance en modelo abreviado, el estado de cambios en el patrimonio neto y en los flujos de efectivo no serán obligatorios, según consta en el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital.

Cuándo presentar el balance de situación

Como ya se ha explicado, las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, incluyendo entre ellas el balance de situación. ¿Pero en qué momento deben las sociedades mercantiles entregar este documento? Pues al concluir el ejercicio contable. De esa forma, si el cierre de éste coincide con el año natural -que suele ser lo más habitual en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas-, la información contenida en el balance de situación debe ser la que afecte al negocio hasta el 31 de diciembre del año en cuestión.

Enero, mes ideal para elaborar el balance de situación

Como consecuencia, el primer mes del año se posiciona como el más adecuado para darle forma al correspondiente balance de situación. Sin embargo, el plazo para presentar esta parte imprescindible de las cuentas anuales de la empresa es mayor. Aunque, obviamente, depende de los tiempos que se manejen en cada empresa, el proceso más frecuente es, en primer lugar, preparar el balance de situación. A continuación, con el documento ya elaborado, la Junta General debe reunirse para dar su visto bueno al mismo durante el semestre posterior a la conclusión del ejercicio. Una vez subido ese peldaño, quedará un mes más de plazo para presentarlo. Por ello, de coincidir el cierre del año contable con el natural, la fecha límite para entregar el balance de situación en el Registro Mercantil sería el último día del mes de julio del ejercicio posterior.