El autónomo paga por trabajar, gane o no gane dinero: estos son sus gastos

El planteamiento de mínimos para que un negocio funcione es que ingrese más de lo que gasta.

En el caso de los profesionales por cuenta propia, no existen diferencias sustanciales al respecto.

Como consecuencia, además de los importes que factura, para un autónomo resulta clave el dinero que le cuesta llevar a cabo su actividad.

Gastos mensuales del autónomo

Aunque hay diferentes tipos de autónomos que se adaptan a unos u otros perfiles, existe una serie de desembolsos que se producen entre gran parte de estos trabajadores.

• La cuota a la Seguridad Social. Si hay un dispendio común a esta modalidad laboral, ése es la cuota de los autónomos, cuya tarifa plana dura el doble en algunas comunidades autónomas. Si no puedes acogerte a ella, la cifra que te tocará abonar no bajará en ningún caso de 288,9 euros.
• Tributos. Si no ejerces una de las actividades profesionales que están exentas de pagar IVA, tendrás que hacer la liquidación del impuesto sobre el valor añadido mensual o trimestralmente. A ello habrá que agregar, también cuatro veces al año, declarar el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).

A partir de aquí, los gastos son distintos en función de la actividad, el sector, la forma de ejercerla y las preferencias de cada cual. En puridad, sólo los aspectos anteriores son inevitables para todo trabajo por cuenta propia que se efectúe legalmente.

• Local y suministros. Aquí caben tres posibilidades:
  • Que el autónomo no necesite un lugar físico para trabajar, con lo que no hay gasto.
  • Cuando se alquila una oficina, en cuyo caso toca abonar la mensualidad correspondiente y los dispendios que en ella se produzcan: electricidad, agua, etc.
  • Si el profesional desarrolla la actividad en su propio domicilio. En este escenario también se darán consumos periódicos.
• Internet y telefonía. Este apartado podría quedar incluido en el precedente, pero ha cobrado tal importancia que merece ser destacado. La inmensa mayoría de las actividades profesionales requiere una conexión wifi o el uso del móvil, siendo el pago mensual.
• Transportes, ya sean los más habituales, como el coche (que debe estar a nombre del autónomo), el metro, el autobús o el tren; o los ocasionales, normalmente derivados de viajes profesionales, en avión, tren, barco, etc.
• Gastos de gestoría. Aunque es posible hacer el papeleo por tu cuenta, el apoyo profesional puede ser práctico en este campo. Eso sí, se añade a la lista de pagos frecuentes.
• Programas de facturación, un software de gestión o una aplicación contable: cualquiera de estas tres herramientas es de uso cotidiano para muchos profesionales por cuenta propia.
• Nóminas y otros dispendios laborales, que, como es lógico, sólo se producen si el autónomo tiene personal contratado. En este sentido, puede interesarte cómo elegir el modelo que mejor encaja para ti en calidad de emprendedor, ¿autónomo o empresa?.
• Servicios financieros, como los abonos con tarjeta para gastos de negocios o las comisiones bancarias aparejadas a las cuentas profesionales.

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Gastos que el autónomo puede deducirse

"Cualquier gasto que sea necesario o que ayude a realizar su actividad". Es la regla básica que aporta Antonio Ruiz de la Plaza, técnico contable en Asser Asesores, sobre qué partidas son desgravables para los empleados por cuenta propia frente a Hacienda. Eso sí, en todo caso habrá que justificar los gastos con la correspondiente factura.

IVA, IRPF e impuesto de sociedades

Es decir, que el conjunto de los aspectos citados anteriormente pueden deducirse en el IVA -cuando estén gravados con este tributo- y en el IRPF cuando se trate de empleados por cuenta propia al uso, reservándose el IS para los societarios.

Así, los autónomos pueden desgravarse, entre otros supuestos, el 50% de la gasolina que consumen -sólo los agentes comerciales pueden llegar al 100%-, la comisión de servicio que Amazon cobra por los envíos o el 30% de los suministros de la parte proporcional de la vivienda que usen para trabajar: electricidad, teléfono o Internet (aunque no el agua).

Cómo puedes saber si eres autónomo económicamente dependiente

A ellos hay que sumar otros gastos que no son mensuales o periódicos y que pueden ser deducibles, tales como:

• Mobiliario y material para la oficina.
• Reformas o arreglos en el local.
• Equipos informáticos.
• Coche. En la compra del automóvil, de nuevo, sólo el 50% es desgravable, quedando el total de la base imponible únicamente para los agentes comerciales.
• Hoteles, siempre, obviamente, que sean utilizados para viajes de negocios.
• Dietas de manutención con un límite de 26,67 euros diarios (48 en el extranjero) cuando no hay pernocta y 53,34 euros por jornada cuando el autónomo se aloja en España (91,35 euros en el exterior).
• Dominio y hostingpara la actividad.
• Servicios profesionales, por ejemplo, los que ofrece un abogado.
• Intereses de un préstamo afecto a la actividad.
• Gastos de adecuación del negocio a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, que debe también cumplirse en el envío de correos electrónicos profesionales.
• Vestuario, que se refiere a la ropa de los empleados o si se trata de un autónomo artista.

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Gastos no deducibles para el autónomo

En realidad, "casi resulta más sencillo enumerar los dispendios que un empleado por cuenta propia no puede desgravarse", explica Antonio Ruiz de la Plaza. De este modo, la Agencia Tributaria acepta cualquier desembolso afecto a la actividad, pero rechaza, por citar dos de los supuestos más habituales que los autónomos intentan deducirse, los gastos de representación por las cestas de Navidad o las sanciones, los recargos de apremio y el extra por presentar las declaraciones fuera de plazo.