WeWork, KPMG, Lloyds o HSBC están rediseñando sus oficinas como respuesta al COVID-19: adiós a las máquinas de café tradicionales y a los escritorios individuales

WeWork tiene previsto instalar máquinas de café sin contacto en todas sus oficinas de Londres (Reino Unido). Para utilizar las cafeteras, los trabajadores de las oficinas de WeWork deberán descargarse una aplicación para smartphones y escanear un código QR.

La empresa de alquiler de espacios de trabajo flexibles, también conocidos como zonas de coworking, no ha dado detalles sobre la fecha de instalación de las máquinas sin contacto, pero ha adelantado que podrían llegar más pronto que tarde.

La pandemia del nuevo coronavirus ha obligado a todo el mundo a ser más precavido y a desinfectar los objetos antes y después de tocarlos, lo que podría significar que menos trabajadores se sientan atraídos por la idea de preparar cafés para otros compañeros.

Compañías de todo el mundo no tuvieron más remedio que adaptarse a una nueva forma de trabajar cuando la pandemia de coronavirus hizo que fuera peligroso mezclarse en los espacios interiores.

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Ahora que las empresas se preparan para volver a las oficinas, es probable que muchos trabajadores noten cambios a su regreso al entorno de trabajo físico.

El uso rutinario de desinfectantes para luchar contra el coronavirus es en su mayor parte innecesario, ya que el riesgo de transmisión a través del contacto con las superficies es "bajo", según confirmaron el pasado mes de abril los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de Estados Unidos (CDC, por sus siglas en inglés).

En un informe científico basado en el análisis de los últimos datos disponibles, la agencia ha certificado que la limpieza intensiva sólo es necesaria en unos pocos casos.

Esta noticia podría poner fin a lo que algunos denominanteatro de la higiene o limpieza a fondo rutinaria de habitaciones de hotel, locales comerciales y transporte público. Estas medidas pueden parecer tranquilizadoras, pero son costosas y, al parecer, de utilidad limitada.

A pesar de ello, Mathieu Proust, director general de WeWork en Reino Unido, ha revelado a Business Insider que, además de tener máquinas de café sin contacto, las oficinas de Londres también tendrán puertas sensibles al movimiento, en las que la gente mueve su mano delante de un botón sin tocarlo para accionar el mecanismo de apertura.

No obstante, ha aclarado que esto no implicaría ningún cambio estructural en las oficinas de WeWork, aunque sí un mayor saneamiento en los edificios y carteles que indicarían a la gente que se pusiera mascarillas y qué se puede tocar y que no.

El propósito de las oficinas está cambiando

WeWork está introduciendo en Reino Unido un inusual modelo híbrido en el que sus empleados trabajan 3 días en el cuartel general, un día en un espacio de WeWork y un día en casa.

Proust ha confirmado a Business Insider que la empresa habría cambiado el diseño de sus instalaciones para crear más espacio para el trabajo en equipo y la interacción social, en lugar del trabajo en solitario.

"El objetivo de la oficina está cambiando", asegura. "Se trata de colaborar, conectar y crear más cultura de empresa".

Estos llamados centros de colaboración tienen muchas pizarras blancas, más sofás y menos escritorios, según Proust.

Los espacios de colaboración en los que la gente puede estar cara a cara con los demás son "la mejor manera de utilizar el espacio de la oficina", coincide Anita Williams Woolley, profesora asociada de comportamiento y teoría organizacional en la Universidad Carnegie Mellon, en EEUU.

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Woolley, que ha hablado con las empresas sobre sus planes de regreso a la oficina, dice que muchas se estaban deshaciendo de las asignaciones de escritorios permanentes porque estaban reduciendo el espacio de sus oficinas. Otras ajustarán las cafeterías y otras instalaciones comunes en el lugar de trabajo porque "no tiene sentido tenerlas".

El CEO de WeWork, Sandeep Mathrani, ha revelado en la conferencia Future of Everything de The Wall Street Journal que los empresarios querían oficinas abiertas porque podían mantenerlas más limpias y ofrecían una mejor ventilación.

"Si quieres colaborar, tienes que crear un entorno de oficina", dice Mathrani.

Estos cambios en los planos de las oficinas también se observan en los sectores tecnológico y financiero.

La empresa de software de ventas basado en inteligencia artificial Drift, con sede en Boston (EEUU), está eliminando los escritorios individuales y convirtiendo sus oficinas en espacios de colaboración. El director general y fundador de la empresa, David Cancel, ha detallado a Business Insider que la empresa había sacado todos los escritorios y objetos personales de las salas de conferencias y las había convertido en espacios donde la gente pueda reunirse.

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"Esto probablemente significará que necesitaremos menos espacio con el tiempo", adelanta Cancel.

El banco británico Lloyds también ha reconocido a Business Insider que adoptará un modelo de trabajo más flexible, en el que los empleados utilizarán las oficinas para cuando necesiten "colaborar o innovar". La plantilla "realizará un trabajo enfocado a distancia", argumenta.

Reducir el espacio de las oficinas

Otras firmas están optando por una opción más drástica y renunciando a su espacio de oficina, mientras los empleados se preparan para trabajar desde casa en el futuro.

Algunos gigantes financieros que han introducido un modelo de trabajo híbrido están reconsiderando para qué se utilizan las docenas de plantas de sus oficinas.

La compañía de auditoría y servicios profesionales KPMG está rediseñando sus espacios de trabajo y es posible que acabe reduciendo la cantidad de espacio de oficina, ha revelado Kevin Hogarth, director de personal de KPMG Reino Unido.

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Hogarth ha detallado a Business Insider que la empresa está reconfigurando sus oficinas para crear espacios de colaboración, aprendizaje, imaginación y creación de equipos. El lugar de trabajo estará menos orientado a las tareas que se puedan hacer fácilmente en casa, confirma.

KPMG prepara un programa de 44 millones de libras esterlinas, o más de 51 millones de euros, para invertir en sus oficinas y en tecnología, según Hogarth. 

"Eso es porque la naturaleza de la oficina va a cambiar", defiende.

"Creo que es probable que, con el tiempo, veamos una reducción en la superficie de oficinas que necesitamos", dice Hogarth, añadiendo que la compañía se ha centrado en crear el entorno adecuado para sus trabajadores.

Lloyds también tiene previsto reducir su espacio de oficinas un 20% en los próximos 2 años, según informó The Guardian este abril. Una encuesta realizada a los empleados reveló que el 77% de los 68.000 trabajadores de Lloyds querían trabajar desde casa al menos 3 días a la semana.

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HSBC está adoptando otro enfoque: está eliminando sus oficinas de la planta ejecutiva y trasladando a los altos directivos a un escritorio dinámico en una planta con otros empleados. Las plantas se han convertido en espacios de reunión con clientes.

Justin Small, CEO y fundador de la empresa de consultoría y asesoramiento Future Strategy Club, ha subrayado a Business Insider que la pandemia ha igualado la jerarquía de las oficinas. Desde su punto de vista, tener a los ejecutivos 5 pisos más arriba es "ridículo" y "anticuado".

El trabajo híbrido significa que las empresas no necesitarán oficinas del mismo tamaño, apunta Small. Y añade que el lugar donde se sientan y trabajan los empleados se ha convertido en una cuestión "irrelevante".