¿Puede ChatGPT ocuparse de la mayoría de los correos electrónicos que escriben los comerciales? Microsoft piensa que sí, y no es difícil entender por qué

Microsoft está trabajando en el uso de inteligencia artificial similar a ChatGPT para la redacción de correos electrónicos profesionales, según informó el jueves la compañía.

El gigante tecnológico está utilizando el software basado en texto de OpenAI, creador de ChatGPT, para ayudar a redactar correos electrónicos con detalles personalizados para sus destinatarios, como precios, promociones y fechas de vencimiento.

Esta nueva tecnología se implementará en Viva Sales, la aplicación de ventas de Microsoft lanzada en octubre, que gestiona la información sobre los clientes y utiliza la IA para analizar las llamadas y los correos electrónicos con los clientes.

La aplicación redacta el correo electrónico examinando primero los datos que tiene sobre el cliente y, a continuación, sugiere a los comerciales cosas como: "Hacer una propuesta", "responder a una consulta" o "sugerir tu propia propuesta", explica Microsoft.

Después de elegir, el vendedor puede revisar y editar el mensaje generado por la IA antes de enviarlo.

"Para los equipos de ventas, el refrán 'el tiempo es oro' es más relevante que nunca", escribió Lori Lamkin, vicepresidenta corporativa del departamento Dynamics 365 de Microsoft.

Citando la propia investigación encargada por Microsoft, Lamkin señaló que un vendedor promedio pasa el 66% de su día gestionando correos electrónicos.

Aunque Business Insider no dispone de acceso a la nueva IA de Viva Sales, hemos probado ChatGPT para ver cómo se desenvuelve en varias situaciones en las que se pueden encontrar los comerciales y los trabajadores del departamento de relaciones con los clientes. Simulamos tres escenarios comunes:

• ¿Cómo responde ChatGPT a las consultas comerciales?
• ¿Cómo responde ChatGPT a clientes enfadados?
• ¿Cómo responde ChatGPT a las propuestas comerciales?

Consulta comercial

Le proporcionamos a la IA algunos detalles básicos antes de plantearle una consulta de un cliente potencial (y, por supuesto, inexistente):

Me llamo Mike Wazowski. Trabajo para Dumble Muffin, donde vendo papel por resmas a grandes empresas. ¿Podría ayudarme a redactar una respuesta profesional por correo electrónico a esta pregunta?

"Hola Dumble Muffin,

Estoy interesado en hacer un pedido de papel a su empresa. Mi empresa necesita 20.000 resmas el mes que viene y tenemos un presupuesto de 100.000 dólares. ¿Podemos llegar a un acuerdo?

Atentamente, Jerry Smith".

ChatGPT respondió así:

Estimado Jerry,

Gracias por su interés en encargar papel a Dumble Muffin. Estaremos encantados de ayudarle a realizar su pedido de 20.000 resmas el mes que viene.

Necesitaríamos revisar sus requisitos específicos para asegurarnos de que podemos ofrecerle la mejor solución dentro de su presupuesto de 100.000 dólares. ¿Podría facilitarnos un poco más de información sobre sus necesidades específicas de papel, como el tipo de papel, el tamaño y cualquier otra especificación que tenga?

Esperamos tener la oportunidad de trabajar con usted y satisfacer las necesidades de su empresa.

Saludos cordiales, Mike Wazowski

Representante de ventas, Dumble Muffin

Hicimos que "Jerry" respondiera añadiendo algunos detalles más y una solicitud de sugerencia.

Continuando con la conversación anterior, Jerry responde así:

"Hola Mike,

Necesitamos imprimir 50.000 folletos en color para anunciar nuestro nuevo evento, el Monty Smith's Heist Symposium. Nuestro equipo está abierto a tus sugerencias. ¿Podrías aconsejarnos?

Ten en cuenta que nuestro presupuesto no es negociable.

Atentamente,

Jerry Smith".

ChatGPT proporcionó esta respuesta, aunque de forma críptica volvió a agradecer a Jerry que se pusiera en contacto con nosotros en su primera consulta.

Estimado Jerry,

Gracias por ponerse en contacto con nosotros para plantearnos sus necesidades de impresión. Me alegra saber que está abierto a nuestras sugerencias.

Para sus 50.000 folletos en color que anuncian el Simposio sobre Monty Smith's Heist Symposium le recomiendo que utilice nuestro papel satinado de alta calidad, que le proporcionará una excelente intensidad y nitidez del color para sus necesidades de impresión. Nuestro equipo de producción también puede ayudarle a personalizar el diseño para garantizar que cumpla sus expectativas.

Tenga en cuenta que nuestro precio para esta cantidad y este tipo de papel se situaría justo por debajo de su presupuesto de 100.000 dólares, y que podemos proporcionarle un presupuesto detallado en cuanto tengamos las especificaciones de su diseño y sus requisitos de impresión.

Si tiene más preguntas o desea seguir adelante con el pedido, no dude en decírmelo. ¡Estoy aquí para ayudarle!

Saludos cordiales,

Mike Wazowski

Representante de ventas, Dumble Muffin

Cliente enfadado

A continuación, probamos cómo ChatGPT podría ayudar a un vendedor a tratar a un cliente enfadado.

Continuando con la conversación anterior, Jerry Smith responde:

"Mike,

Me parece totalmente inaceptable que hayas sugerido que utilicemos papel satinado de alta calidad. Va en contra de todo lo que representa nuestra empresa.

Exijo una disculpa tuya y de tu empresa. De lo contrario, tendrás noticias de nuestros abogados.

Jerry Smith".

¿Podrías redactar una respuesta profesional por correo electrónico?

ChatGPT escribió esto:

Estimado Jerry,

Le pido disculpas por la confusión y frustración causadas por mi anterior correo electrónico. Comprendo que el papel satinado de alta calidad puede no coincidir con los valores de su empresa, y le pido disculpas por haberlo sugerido sin comprender plenamente sus necesidades y preferencias.

Permítame aclararle que mi sugerencia se hizo de buena fe y con el objetivo de ofrecerle la mejor solución posible para sus necesidades de impresión. Comprendo la importancia de mantener los valores de su empresa y estaré encantado de trabajar con usted para encontrar una alternativa adecuada.

No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta o duda. Estoy aquí para asegurarme de que reciba el mejor servicio posible de Dumble Muffin.

Saludos cordiales,

Mike Wazowski

Representante de ventas, Dumble Mifflin

Propuesta de venta

También pedimos a ChatGPT que nos escribiera una propuesta de venta a clientes desconocidos con este mensaje:

Me llamo Woody Rex.

Soy vendedor jefe de Lightyear's Bussin' Buzzes, una empresa dedicada a cortar el césped con maquinaria pesada para grandes superficies. También ofrecemos paquetes mensuales a particulares para céspedes situados en zonas residenciales.

Necesito redactar una propuesta por correo electrónico de 100 palabras dirigida a clientes potenciales, en la que destaque nuestra promoción del 20% de descuento que dura hasta finales de febrero. ¿Podrías redactar uno para mí?

En 15 segundos, ChatGPT redactó lo siguiente:

Estimado [cliente potencial],

Saludos de Lightyear's Bussin' Buzzes. Espero que le vaya bien.

Estamos especializados en ofrecer servicios de mantenimiento de césped de alta calidad con equipos de gran potencia, lo que nos convierte en la opción perfecta para céspedes grandes. También ofrecemos paquetes mensuales para zonas residenciales, asegurando que su césped se mantenga en las mejores condiciones durante todo el año.

Aproveche nuestra promoción actual: un 20% de descuento en todos nuestros paquetes mensuales, disponible hasta finales de febrero. Nuestros experimentados profesionales se dedican a proporcionar un servicio de primera clase y hacer que su césped sea la envidia del vecindario.

Si está interesado en saber más, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de concertar una cita y proporcionarle un presupuesto gratuito.

Saludos cordiales,

Woody Rex

Vendedor Senior, Lightyear's Bussin' Buzzes

A partir de este breve experimento, descubrimos que, aunque no puede tomar decisiones críticas para vendedores o empresas, la tecnología de OpenAI es lo suficientemente sofisticada como para entablar de forma independiente una conversación de ventas agradable y ayudar a los usuarios a comunicarse con profesionalidad. 

Se trata de una habilidad que merece la pena entrenar en muchos humanos, y no es difícil ver por qué las empresas podrían empezar a subcontratar parte de las conversaciones de ventas —o al menos el primer paso— a una máquina.

Microsoft no respondió inmediatamente a la solicitud de comentarios de Business Insider.