Obligaciones de las empresas inactivas: desde impuestos hasta el registro de cuentas

Dejar una empresa sin actividad y cerrarla del todo son dos cosas diferentes. Hasta que no se liquida la empresa seguirán existiendo una serie de obligaciones con los organismos públicos que conviene no perder de vista.

Liquidar una sociedad no suele ser un proceso muy engorroso salvo que existan deudas y acreedores. En ese caso, sí que habría que solicitar un concurso de acreedores y seguir el proceso normal. A saber: preconcurso, fase común, etapa de liquidación y declaración de responsabilidad del administrador. 

Para el resto, el proceso es bastante sencillo y sin embargo, muchos optan por no finalizarlo y dejar la empresa inactiva.

Por qué dejar una empresa inactiva

La principal razón para dejar una empresa sin actividad en lugar de cerrarla es ahorrarse el coste y los trámites de disolverla y liquidarla. La realidad es que este proceso se puede hacer ante notario y su coste no tiene por qué superar los 200 euros para una pyme al uso.

Lo que ocurre es que dejar una sociedad sin actividad es más fácil que liquidarla e implica muchos menos trámites. Para cerrar definitivamente una compañía hay que redactar el acta con el acuerdo de disolución, hacer inventario y liquidarlo, proceder a la baja censal en Hacienda, realizar trámites en el Registro Mercantil, pagar el Impuesto de Transmisiones Patrimonionales y Actos Jurídicos Documentados… 

Un sinfín de trámites que no pueden rivalizar con las dos únicas acciones necesarias para dejar una empresa sin actividad.

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Cómo declarar una empresa inactiva

El primer paso es que la junta general acuerde dejar la empresa sin actividad.

Una vez tomada la decisión el segundo paso es comunicárselo a Hacienda. Basta con rellenar el modelo 036 de la AEAT en el plazo de un mes desde que cesa la actividad. 

Dentro del modelo solo hay que marcar la casilla 140, que corresponde a dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades sin disolución. Entidades inactivas)”. También hay que indicar en la casilla 141 la fecha efectiva del cese. 

Declarar una sociedad inactiva es fácil, pero no equivale a olvidarse de ella. Las empresas sin actividad también tienen obligaciones con la Seguridad Social, la Agencia Tributaria y obligaciones registrales en el Registro Mercantil.

Obligaciones de las empresas inactivas

¿Cuáles son esos trámites de una compañía sin actividad? Se trata obligaciones de índole tributario, administrativo y contable, principalmente. 

Obligaciones fiscales de las empresas inactivas

Hacienda seguirá necesitando que la empresa siga presentando las liquidaciones de los principales impuestos que son:

• El IVA. Una empresa sin actividad no puede emitir facturas ni tampoco deducir el IVA soportado de las facturas que reciba. Como consecuencia, no tendrá que presentar la declaración trimestral de IVA una vez cese la actividad, pero sí la declaración anual a través del modelo 390 y la declaración trimestral (modelo 303) del trimestre en curso en el que se declaró inactiva
• Impuesto sobre sociedades. Una compañía sin actividad está obligada a presentar el Impuesto sobre Sociedades, aunque lo hará de forma simplificada. Solo hay que marcar la casilla 026 de “Entidad inactiva”, que sirve para deshabilitar todo lo que tiene que ver con la cuenta de resultados. Así, solo habrá que rellenar el balance. Como en el caso anterior, sí habrá tributar normalmente por el ejercicio en curso en el que se declara la empresa inactiva, pero no por el siguiente.
• Retenciones a cuenta de IRPF. La empresa inactiva sigue teniendo la obligación de practicar retenciones de IRPF a las personas que le prestan sus servicios como asesores o en el alquiler del local, si corresponde. Esto implica que también habrá que rellenar el modelo 111, entre otros.

Además, si la empresa inactiva vende algún activo, como por ejemplo una máquina o parte de las existencias de stock que le queden, deberá presentar el IVA trimestral por esa operación y declararla en el Impuesto de Sociedades de ese ejercicio.

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Obligaciones administrativas y contables de las empresas

Del lado administrativo, hay ciertas obligaciones de la empresa inactiva hacia la Seguridad Social y el Registro Mercantil.

• Seguridad Social. Si el administrador de la empresa no lleva a cabo otra actividad y no cobra por su función en la empresa inactiva, podrá pedir la baja como autónomo. 
• Registro Mercantil. Sigue siendo necesario depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil después de que hayan sido aprobadas por la Junta General ordinaria.
• Contabilidad. La contabilidad de la empresa y sus libros contables deben seguir manteniéndose de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio. La empresa inactiva dispone de un máximo de 4 meses para legalizarlos tras el cierre del su ejercicio fiscal. 

Cuánto tiempo puede permanecer la empresa inactiva

Mantener una empresa inactiva conlleva responsabilidades y tampoco puede extenderse eternamente. El artículo 363 de la Ley de Sociedades de Capital determina claramente que es imprescindible disolver la sociedad tras un periodo de inactividad superior al año.

De hecho, el administrador sigue teniendo la responsabilidad de convocar la Junta General para hacerlo en el plazo de dos meses desde que se cumpla ese año. En caso de no hacerlo, se hará responsable de las deudas que acumule la empresa desde ese momento.