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Cerrar la empresa no implica que se termine el papeleo: estas son las obligaciones de las empresas inactivas

#LegalEstiloCeca

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Getty images
  • Aunque una sociedad no tenga actividad hay obligaciones de índole fiscal y mercantil que han de cumplirse de manera anual.
  • A los negocios no operativos, se les exige llevar la contabilidad, las cuentas anuales y los libros diario, de inventarios y de actas.
  • Transcurrido un ejercicio desde el cese, y de no reactivar el pulso comercial, la normativa obliga a la disolución de la compañía. 

Tener que cerrar el negocio no suele ser, salvo excepciones, una buena noticia. Sinónimo de que las cuentas no salen, de que la rentabilidad brilla por su ausencia o, incluso, de que las deudas ahogan la actividad de la empresa. Obviamente, sin la existencia de ésta, resulta imposible mantener a trabajadores en nómina, así que, de haberlos, también tocaría despedirlos e indemnizarlos.

Solicitar el concurso de acreedores

Llegados a ese punto puedes optar por liquidar la sociedad. Si no existen acreedores, no es un trámite engorroso o complejo en exceso, aunque probablemente desagradable. De cualquier forma, siempre tienes la posibilidad de acudir a profesionales para que te resuelvan las dudas que puedan surgir sobre este asunto.

Sin embargo, lo habitual es que el cierre del negocio se produzca precisamente por las deudas acumuladas. Si tu compañía se encuentra en ese escenario, deberás solicitar la declaración del concurso de acreedores y seguir los pasos contenidos en esta fórmula: el preconcurso, la fase común, la etapa de liquidación y la declaración de la responsabilidad de el/los administrador/es. 

Diferencia entre empresas inactivas y sociedades disueltas que no tienen deuda

El peldaño siguiente sería disolver la sociedad. Existe una alternativa a esa medida definitiva: mantenerla, aunque no haya actividad empresarial. 

De ser así, se trataría de una empresa inactiva, un estatus más común de lo que pueda pensarse, algunos cálculos apuntan a un tercio del total de las sociedades que hay en España, otros estudios lo elevan al 40% del total.

Cómo declarar una empresa inactiva

Dejar una sociedad en estado inactivo es un trámite muy sencillo, únicamente hace falta comunicar a la Agencia Tributaria el cese de la actividad económica presentando un modelo 036. Basta con marcar la casilla 140 que supone "dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución, entidades inactivas)" y señalar en la casilla 141 la fecha efectiva del cese en el plazo obligado.

¿Por qué mantener una empresa inactiva?

Elegir este camino puede ser debido a que, con vistas a futuro, se pretenda reabrir el negocio. No obstante, el motivo más repetido es económico, ya que la disolución de una compañía lleva aparejados diversos costes. 

También es importante ser consciente de que, pasado un ejercicio, de no reactivar la actividad, la empresa inactiva deberá disolverse. “La sociedad de capital deberá disolverse por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un periodo de inactividad superior a un año”, art 363.1 de la Ley de sociedades de capital

Obligaciones de las empresas inactivas

No obstante, ten en cuenta que, a pesar de haber cerrado el negocio y haber presentado ante Hacienda el modelo censal (036) en el que se comunica que se han dejado de ejercer todo tipo de actividades empresariales o profesionales, las obligaciones por mantener la sociedad no desaparecen. Básicamente, se engloban en dos grupos: tributarias y administrativas.

Obligaciones fiscales de las empresas inactivas

Los compromisos de las empresas inactivas con Hacienda afectan a los siguientes gravámenes.

  • El impuesto sobre sociedades en las empresas inactivas

Cuando una entidad esté inactiva, deberá marcarse la casilla 00026 en el impreso del Impuesto sobre sociedades, que lleva a deshabilitar la cuenta de resultados. 

  • El IVA en las empresas inactivas

Una vez haya cesado la actividad empresarial, la empresa no podrá ejercer actividades empresariales o profesionales y por tanto no podrá emitir facturas y, por tanto, el IVA soportado tampoco será deducible ni deberás presentar declaraciones, sean trimestrales o anuales. No obstante, si durante algún periodo del ejercicio la empresa estuvo activa ha de presentarse el modelo 303 por ese periodo, así como los resúmenes anuales en enero del año siguiente.

  • Las retenciones en las empresas inactivas

A pesar de que los gastos originados a lo largo de la inactividad no puedan ser desgravados, la sociedad debe retener a los profesionales que aún le prestan servicios, como, por ejemplo, los asesores o aquellos alquileres sujetos a retención. Estas retenciones serán ingresadas mediante los modelos correspondientes

Obligaciones administrativas de las empresas inactivas

Por otra parte, las empresas inactivas siguen debiendo llevar la contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio. Los libros contables y de actas deberán legalizarse como máximo a los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Las cuentas anuales deberán depositarse en el Registro Mercantil una vez que hayan sido aprobadas por la Junta General ordinaria

Por último, en caso de que el administrador no lleve a cabo ninguna otra actividad económica y tampoco perciba ingresos por las funciones que efectúa como tal, tiene la posibilidad de pedir la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).