Pleo, la solución inteligente que facilita a las empresas la contabilidad de los gastos de sus trabajadores

Uno de los grandes quebraderos de cabeza de las empresas a final de mes es hacer recuento de todos esos gastos que ha realizado su plantilla. Los empleados suelen recopilar todos sus tickets y facturas de taxis, comidas, hoteles, etc. y hacer un reporte para los departamentos de contabilidad. Estos en muchas ocasiones se ven obligados a comprobarlos, clasificarlos y a digitalizarlos, invirtiendo una cantidad de tiempo considerable en el proceso.

Sin embargo, hay alternativas que acaban con este sistema tan arcaico y ayudan a las compañías de cualquier tamaño a disfrutar de una gestión mucho más amigable de todos estos gastos. Es el caso dePleo, una solución que consiste en una tarjeta inteligente conectada a una aplicación móvil y a su vez a un programa con el que se puede ver en tiempo real qué gastos está realizando el personal. 

Cada trabajador tiene su propia tarjeta, física y virtual, con la que se ahorra tener que adelantar dinero personal, algo frecuente en las empresas y que supone un gran inconveniente para muchas personas. Cada vez que generan un gasto, suben una foto del ticket a la aplicación, por lo que ya no necesitan guardar esos recibos en papel.

“Pleo pone a disposición de estas empresas una solución inteligente, que facilita el reporte de gastos a toda la plantilla, desde quien compra hasta los responsables de la administración financiera. Es una manera rápida y eficiente de realizar un proceso en el que las compañías suelen perder una gran cantidad de tiempo y recursos”, explica Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo. Según los datos que maneja la fintech, en una compañía de 1.000 trabajadores, el reporte manual supone un coste estimado de 2.832 euros al mes (casi 3 euros por persona), con lo que el ahorro es significativo. Además, 1 de cada 5 informes de gastos contiene errores o falta de información, según datos de GBTA.

Identifica cada gasto al instante

La herramienta de Pleo es capaz de reconocer a qué corresponde cada gasto que se realiza. Cuando los empleados efectúan una compra con las tarjetas de Pleo y cargan el ticket en la app, la solución los clasifica automáticamente. Así se elimina la obligación de entregar la engorrosa hoja de gastos que suele contener muchos errores. Las empresas tienen la posibilidad de personalizar las categorías.

“Pleo se puede configurar en base a las necesidades de cada empresa. Para ello, el responsable financiero puede seleccionar las categorías en las que sus empleados gastan el dinero y, en base a esa selección, Pleo etiqueta los gastos (como comidas, viajes o material de oficina). Estas categorías se pueden ir adaptando según lo requiera la compañía”, aclara Moorhead.

Asimismo, los responsables financieros tienen la posibilidad de definir límites presupuestarios diferenciados para cada uno de los empleados, asegurando que los gastos están bien gestionados y justificados. De manera casi inmediata, pueden aumentarlos o reducirlos para cada trabajador gracias al sistema de gestión. 

Las TIC, sus clientes más fieles

A diferencia de lo que ocurre en otras opciones del mercado, el dinero pertenece siempre a la empresa. Cuando el cliente transfiere el dinero a la cuenta que tiene con Pleo, este queda protegido de manera automática en una cuenta de Danske Bank o JP Morgan, ambas reconocidas como Systematically Important Financial Institution, por las instituciones competentes en el país de cada una. De esta forma solo los clientes pueden acceder a su dinero. 

La solución es compatible con los principales sistemas de contabilidad que usan las organizaciones, como los de Holded, Sage, Microsoft Navision o Anfix. La herramienta se ha integrado recientemente con Apple Pay para que los usuarios puedan abonar sus compras de trabajo directamente desde un dispositivo Apple. 

Por otro lado, Pleo cuenta con Fetch, una herramienta que permite la conexión con las cuentas de clientes de correo como Gmail, Outlook y Microsoft 365. Fetch detecta automáticamente los recibos de suscripciones o compras online que entran a la bandeja de entrada, evitando para estos casos que el empleado tenga que cargar el gasto en la App. Además, la herramienta realiza un seguimiento de todos los tickets, y detecta si hay alguno que no se ha añadido a Pleo.

Pleo ya se encuentra trabajando con más de 12.000 empresas de diferentes puntos de Europa. Sus clientes pertenecen a sectores muy diversos, pero los del sector tecnológico y de gran consumo son los que más la utilizan. Además, también resulta una herramienta muy interesante para las gestorías. Con Pleo disfrutan de “un modelo de gestión de gastos simple e innovador, que les permite ofrecer un servicio moderno y de valor añadido a sus clientes”.

La pandemia ha aumentado los gastos de trabajo

Desde la startup han notado que con la crisis del coronavirus y la generalización del teletrabajo se ha producido un “crecimiento del volumen de gastos gestionados por los empleados. Este aumento puede provocar incomodidad y mayor presión sobre los trabajadores, que, en muchos casos, deben hacer frente a estos cargos con su dinero personal, para después recuperarlo en la siguiente nómina. Además, dedican mucho tiempo improductivo a registrar y reportar estos gastos”, subraya la Country Manager de Pleo en España. 

Para responder a este problema han lanzado una funcionalidad llamada Pleo Pocket, con la que los trabajadores que realizan compras en efectivo con sus fondos personales pueden recuperar el dinero en el mismo momento mediante Pleo.