Implanté la jornada laboral de 4 días en mi startup tecnológica: así fue como nos preparamos para mantener la productividad y la felicidad del equipo

Este artículo se basa en una conversación mantenida con David Simpson, de 35 años, fundador y director de tecnología de la empresa londinense Beacon, que crea software de CRM para organizaciones benéficas. El texto ha sido editado solo por razones de longitud y claridad.

Creé Beacon hace casi 4 años y empecé a pensar en adoptar la semana laboral de 4 días para mis 13 empleados en noviembre de 2021, cuando un amigo la adoptó como líder tecnológico de una empresa.

Mi primera reacción fue una combinación de envidia y de cierta contrariedad. Pero después de hablar con él, comprendí que aquello le había cambiado la vida, y es algo que yo mismo quería para mí y para mi equipo. 

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El equipo directivo de Beacon empezó a considerar seriamente la posibilidad de cerrar nuestra oficina los viernes en enero de 2022. Lo hicimos con la esperanza de aplicar el cambio en junio, hacia la mitad del año.

Antes de empezar en junio, no habíamos hecho oficialmente ninguna prueba de este formato para ver cómo podría funcionar. 

Sin embargo, sí teníamos una fuente de datos que procedía de dos de nuestros equipos, que trabajaron en semanas de 4 días durante todo diciembre de 2021. Ninguno encontró entonces un impacto negativo en la productividad.

Decidimos enfocarlo con la idea de que el cambio fuese permanente, aunque condicionado a una evaluación prevista para noviembre de 2022. Entonces, valoraremos si seguir con ello o cambiar a la jornada antigua.

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Yo nunca había trabajado en semanas laborales de 4 días de forma constante, así que todo ha sido muy nuevo y emocionante. El equipo parece muy entusiasmado con lo que va a hacer con el tiempo libre extra.

Yo, por mi parte, he recibido ya una clase de iniciación a la aviación y he reservado un curso de iniciación a la batería. 

Un colega ha aprovechado el tiempo para investigar su historia familiar con el fin de obtener la ciudadanía portuguesa mientras que otro lo ha utilizado para estudiar una licenciatura en Historia mientras termina un curso de fabricación de vidrieras.

Han aparecido algunos retos, pero tenemos una estrategia para superar todos ellos

El mayor riesgo de este tipo de jornada es un descenso en los tiempos de respuesta de nuestro servicio de atención al cliente online. 

Uno de los principales factores de diferenciación de nuestra empresa es nuestro nivel de asistencia. Tratamos de mantener los tiempos de respuesta de nuestro chat en directo por debajo de los cinco minutos. 

Lo hacemos durante el horario laboral normal, por lo que ahora vamos a tener que implementar un turno extra para cubrir los viernes. 

Para ello, vamos a dar a los miembros del equipo que tengan que trabajar un viernes otro día libre en su lugar. Los fundadores y el equipo directivo forman parte de este nuevo horario, que implica trabajar un viernes de cada 6. 

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También hemos sido muy francos y abiertos con nuestros clientes acerca de por qué estamos haciendo esto y cómo va a funcionar. Muchos de ellos están muy interesados en el proyecto y les encanta la idea.

Nuestro plan es que todo el mundo trabaje el 80% de las horas que antes trabajaba mientras mantiene el 100% del sueldo.

Trabajaremos de 9 a 17 horas, de lunes a jueves. Hemos reflexionado mucho sobre nuestro plan para asegurarnos de que la gente tenga la misma carga de trabajo que antes, y hay muchas pruebas que apoyan la idea de que el tiempo que se pasa frente al ordenador no tiene una correlación directa ni positiva con la productividad. 

También estamos aplicando algunos cambios en la oficina para ser más eficientes. Por ejemplo, estamos reduciendo las reuniones y dando a todos banderas de "no molestar" para indicar que están concentrados. También estamos animando al equipo a compartir ideas, tanto de forma pública como anónima, sobre cómo ser más productivos. 

Por otra parte, nos hemos centrado más en la automatización: cualquier tarea sencilla y repetitiva debe automatizarse. A medida que más empresas pasen a semanas de cuatro días, espero ver un uso mucho más profundo de plataformas de automatización como Zapier y Tray.io.

El equipo ha tenido experiencias variadas hasta ahora

A la mayoría le encanta, pero a algunos les ha resultado extraño porque tienen compañeros que trabajan desde casa los viernes. Todos hemos notado mucha envidia por parte de amigos y familiares, pero esto no ha dejado de resultarnos divertido. 

Creo que proporcionar apoyo los viernes ha sido más difícil de lo esperado porque con un equipo tan pequeño se pierde mucha capacidad de escalar problemas especialmente complejos. 

De hecho, estamos estudiando la posibilidad de ampliar el número de personas que están de guardia los viernes. 

Todavía no tenemos un plan claramente definido sobre qué hacer si el equipo no es capaz de ser más productivo en menos tiempo

Dentro de todo este plan, estamos pasando por un proceso de eliminación: empezamos con un montón de ideas para conseguir pequeñas ganancias y perfeccionar gradualmente el programa hasta que encontremos las cosas que nos funcionan como equipo y como individuos. 

En este sentido, por ejemplo, el podcast Flow State, de Bobby Lyte, me ha cambiado la vida.

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En este momento, no ofrecemos a los empleados ninguna formación sobre cómo hacer más en menos tiempo, pero es algo que sin duda intentaremos hacer en el futuro. 

Creo que lo más emocionante de todo esto es que trae consigo una recompensa que cambia la vida. Es una forma muy buena de centrar una organización en la eficiencia y la productividad.

Estoy muy entusiasmado con el poder de transformación de algo tan simple como un día extra de tiempo libre, tanto en términos de crecimiento personal para todos en la organización como para la propia empresa. Creo que vamos a tener un equipo más feliz y productivo construyendo un mejor producto más rápido.