5 síntomas de que estás haciendo tu trabajo más difícil de lo necesario

• Si no eres un trabajador eficiente, puedes que estés haciendo tu trabajo más difícil de lo necesario.

• La experta en productividad Peggy Duncan dice que la organización es la clave para la eficiencia en el trabajo.

• Duncan explica para Business Insider los 5 síntomas claros de que estás perdiendo el tiempo en el trabajo y haciendo tu trabajo más difícil.

Peggy Duncan cree que pasas demasiado tiempo haciendo muy poco en el trabajo.

Duncan es una especialista en productividad personal que ayuda a sus clientes a mejorar su eficiencia en el trabajo, y ha observado innumerables maneras en que los trabajadores no están aprovechando al máximo su tiempo.

A largo plazo, un flujo de trabajo ineficiente puede hacer que tu trabajo sea más difícil de lo necesario, cuenta.

"Si quieres recuperar tu vida y no quieres que tu trabajo te mate", relata Duncan a Business Insider, es importante organizarse y entender a dónde va tu tiempo.

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A continuación, te enumeramos las principales razones por las que Duncan dijo que estás haciendo tu trabajo más difícil de lo necesario.

No tienes claro a qué dedicas tu tiempo

¿Alguna vez has llegado al final de tu jornada laboral y te has preguntado qué hiciste con tu tiempo?

No terminaste el informe que debías entregar ayer. Tu escritorio es un desastre. Tal vez trabajas más tiempo, tratando frenéticamente de ponerte al día. Te sientes estresado, miserable, ansioso.

Duncan ha visto esto muchas veces.

"No tienes idea de cuánto tiempo tardan las cosas, así que las subestimas", dijo. "Tienes que analizar cómo estás empleando tu tiempo para saber a dónde va, cuánto tiempo lleva, y qué se interpone en tu camino para acabar las cosas pendientes".

Duncan dice que es importante saber cosas como si alguien te interrumpe para hacerte la misma pregunta cinco veces al día. No verás los patrones a menos que lo escribas.

"Mantén un registro de tiempo simple durante un par de semanas", cuenta. "Anota en qué gastas tu tiempo".

Además, anota si cada una de esas actividades era importante. Si alguien te interrumpió, escribe la razón.

Tu ordenador es un caos

Una vez que entiendas a dónde va tu tiempo, Duncan recomienda que prestes atención a la organización, desde tu escritorio y los archivos de tu ordenador hasta el armario de la ropa y el cajón de la basura de tu casa.

"Ser desorganizado es la razón por la que no tienes tiempo", dijo Duncan. "Pasas demasiado tiempo buscando algo todo el tiempo". Ella recomienda renunciar a dos o tres fines de semana, inicialmente, para organizar tu vida.

"Vas a recuperar ese tiempo", dijo ella. "No estarás tan estresado. Tu confianza se ve reforzada. Tus compañeros de trabajo tendrán más confianza en lo que dices".

Pero organizar es un proceso que requiere tiempo y mantenimiento: "No se puede hacer 'puf' y que todo esté bien", dijo.

Piensa en ello como si fuera Marie Kondo en tu bandeja de entrada y más allá.

"Se aplican los mismos principios. Los principios de la organización no cambian", dice Duncan.

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Destrozas las prioridades

Tal vez entregaste ese informe tarde porque pasaste demasiado tiempo ayudando a Juan a arreglar su hoja de cálculo o buscando en tu bandeja de entrada ese importante correo electrónico que Laura te envió.

Una vez que tengas una idea clara de dónde se va tu tiempo y organices tus cosas tanto física como virtualmente, tu próximo reto es utilizar ese tiempo recién encontrado de una mejor manera. Estás listo para reorganizar tus prioridades, dijo Duncan.

"Se prioriza en base a lo que está más cerca del dinero", dice Duncan. "¿Cuánto te van a pagar? ¿Qué te va a dar un aumento? ¿Qué clientes te pagan sin problemas? Esas son tus prioridades".

Estás reinventando la rueda.

Duncan trabajó en IBM después de la universidad, lo que le dio una apreciación por el poder del proceso y el procedimiento. Ella ve que la gente pierde tiempo en el trabajo al no sistematizar las tareas rutinarias.

"Si haces algo más de tres veces, necesitas un sistema", explica Duncan. "Si miras tu trabajo principal, necesitas un proceso".

"Todos los que están en contacto con el trabajo necesitan estar en la mesa para desarrollar el proceso", dice. "No lo compliques demasiado".

Pierdes oportunidades educativas.

Ya sea que se trate de dominar las características menos conocidas de Excel o simplemente de aprender a escribir en ordenador con las dos manos en lugar de con los dos dedos, Duncan relata que es fundamental recibir la formación adecuada en cualquier tecnología que utilices en el trabajo.

"Sea cual sea la tecnología que utilices todos los días, debes aprender a usarla", explica Duncan.

Hay muchas maneras de aumentar tus habilidades, desde vídeos de YouTube, libros instructivos y manuales en línea hasta los entrenamientos de software gratuitos que muchas compañías ofrecen a sus empleados.

Lleva tiempo dominar algo, por supuesto, pero a la larga, te ahorrará tiempo al automatizar las tareas que realizas manualmente.

"Estás en contacto con estas cosas todos los días. Es por eso que te toma horas hacer algo que (podrías) hacer en unos pocos minutos. Esta es la razón por la que no tienes tiempo", concluye Duncan.