8 trucos de Gmail para personalizar tu correo y mejorar tu productividad

• Gmail tiene más de 1.000 millones de usuarios activos al mes que cuentan con la opción de personalizar su correo para que encaje en sus necesidades y objetivos.
• Cambiar los ajustes de tu Gmail pueden ayudarte a estar organizado y a ahorrar tiempo a la hora de usarlo.
• Aquí puedes comprobar ocho maneras de personalizar tu Gmail para mejorar tu productividad.

Mucha gente confía en su correo electrónico para casi todo, ya sea para comunicarse con compañeros de trabajo o amigos o para seguir la evolución de una compra realizada a través de internet.

Para mí, el email se convirtió en una herramienta todavía más importante al unirme al club de los que trabajan desde casa y comencé mi etapa como periodista de economía freelance a inicios de 2018.

Ese paso me ayudó a fijarme en las áreas en las que tendría que centrarme para hacer que mi correo electrónico trabajara para mí, en vez de lo contrario. Incluso a pesar de que la actualización más reciente de Gmail me ha proporcionado unas útiles herramientas que no necesitaban de activación —como la posibilidad de posponer correos— optimizar por completo las características de Gmail me ha llevado solo un poco de tiempo y esfuerzo.

A continuación puedes ver los ocho trucos a la hora de personalizar Gmail que me parecen más útiles:

1. Crea una buena firma

Una buena firma de correo electrónico puede destacar tus habilidades, ayudar a futuros empleadores a acceder a tu mejor trabajo, aumentar tus contactos de LinkedIn y conseguir suscriptores para tus newsletter.

Mi firma incluye mi nombre y cargo, y links a mi página web, perfil de LinkedIn y cuenta de Twitter.

2. Fusiona tu lista de tareas pendientes con el correo electrónico

Soy ese tipo de persona que siempre mantiene la bandeja de entrada del correo electrónico abierta en todo momento, a pesar de que sé que desdibuja la línea entre vida y trabajo y puede dar golpes a la productividad.

Por lo que decidí hacer que mi bandeja de entrada sirviera para varias cosas a la vez instalando Sortd, una extensión que combina mi bandeja de entrada con mi lista de tareas.

La uso para seguir las novedades de las conversaciones, darme cuenta de las metas cumplidas del día a día, que no se me olviden las tareas y lo más importante, facturar a mis clientes a tiempo. Esto separa los mensajes de entrada de las cosas que necesito hacer a lo largo del día.

3. Crea una cuenta falsa

Tengo dos cuentas de correo electrónico: la que uso para el trabajo del día a día y la que utilizo para cosas puntuales como crear un anuncio en Craiglist para vender muebles viejos.

Esto mantiene mi vida laboral separada de todo lo demás y me permite suscribirme a newsletters u otros servicios de suscripción sin saturar mi bandeja de entrada normal.

4. Crea alertas de Google

Como periodista y por lo general como una ser humana curiosa, las alertas de Google son esenciales para mantenerse al día de las noticias que cubro y los asuntos que me preocupan.

Si nunca las has usado antes, simplemente pones palabras claves o frases sobre las que quieras leer artículos y Google reúne los artículos más recientes que contengan esas palabras y te los envía en un correo de forma instantánea, diaria o semanal.

5. Usa tu correo para comparar los precios de vuelos

Intento visitar a mi familia tan a menudo como puedo, pero ya que estoy empezando en mi negocio de escribir, también necesito ahorrar tanto como sea posible con los vuelos. Como freelance tengo un control total sobre mi horario laboral, lo que significa que tengo la posibilidad de esperar a que los precios bajen para reservar vuelos.

Si por ejemplo sé que me gustaría volar en noviembre, puedo fijar una alerta a través de Google Flights para monitorizar el precio de los vuelos hasta que pueda comprar mi billete cuando los precios estén por debajo de una cierta cantidad.

6. Utiliza la respuesta automática

La mejor manera de escapar de tu bandeja de entrada es activar tu mensaje de "fuera de la oficina" y hacer como si no existiera. La respuesta automática de vacaciones es una característica disponible desde hace tiempo, pero sigue siendo muy importante.

No lo uso tan a menudo como me gustaría, ya que no me cojo vacaciones nada más que en una o dos ocasiones al año. Pero cuando lo hago, el poder de la respuesta automática de vacaciones es absoluto, lo que significa que puedo relajarme cuando no estoy trabajando en vez de preocuparme sobre responder a la gente.

7. Usa los borradores sabiamente

Tengo siempre a mano tres borradores que nunca pasan de moda:

• Esquema básico de correo estándar.
• Correo de facturación estándar.
• Correo de agradecimiento.

Obviamente, cada correo genérico requiere de toques personalizados para las circunstancias de la conversación.

Pero cuando sabes que hay correos muy parecidos que vas a enviar de forma repetida a lo largo de tu carrera, está muy bien contar con un inicio de efectividad probada.

8. Prepara respuestas genéricas

Cuando me llegan correos que no he pedido que no son de mi interés, pero que parecen haber sido escritos a conciencia y claramente personalizados para mí (al contrario que la gran mayoría, que parecen no tener nada que ver conmigo o mi trabajo), uso mis respuestas genéricas.

Por ejemplo, una bien hecha, "Gracias por contactar conmigo, pero ahora mismo estoy ocupada con X" el correo avisa tácitamente al destinatario de cual es mi opinión sobre su correo pero sin quemar ningún puente. También ahorra tiempo haciéndome parecer profesional y cortés.

En mi caso, aprovechar al máximo mi cuenta de Gmail llegó tras haber conocido mis hábitos de trabajo. Y como alguien cuyo día a día en el trabajo está continuamente cambiando, eso me llevó unos pocos meses. Pero dado el importante papel que desempeña el correo electrónico en mi trabajo, el esfuerzo vale la pena.