Organizo fiestas con presupuestos multimillonarios para conseguir renos de verdad, dragones que escupen fuego y joyas de Dior de regalo

Este artículo se basa en una traducción de una conversación con Kathy Gallagher, Directora General de Quintessentially Asia Pacific. Ha sido editado para mayor extensión y claridad.  

Antes de convertirme en organizadora de eventos y vacaciones, tenía un puesto apasionante en Hong Kong trabajando para Deloitte. Llevaba más de 10 años en el equipo de servicios financieros globales, en Londres y Hong Kong, y trabajaba con grandes clientes. Pero me di cuenta de que quería dar un giro a mi carrera para dedicarme a alguna de mis pasiones, ya fuera viajar, el arte, la comida o el vino. 

Siempre estaba haciendo listas de restaurantes que quería visitar por la ciudad y mis amigos acudían a mí para preguntarme dónde debían ir a cenar, comprar un regalo de cumpleaños o irse de vacaciones. Cuando me ofrecieron el puesto en la empresa de conserjería VIP Quintessentially en agosto de 2017, supe que había encontrado algo perfecto. Ahora podía convertir mi pasión en un trabajo a tiempo completo.

Quintessentially, que nació en el Reino Unido, tiene oficinas en todo el mundo. Entre nuestros clientes hay estrellas de cine, músicos, empresas de la lista Fortune 500 y miembros de la realeza.

Confían en nosotros no solo para organizar su vida cotidiana, sino también sus acontecimientos más importantes, ya sean fiestas en islas privadas o celebraciones con motivo de la llegada de un recién nacido, que hemos realizado con un presupuesto de 6 cifras. Pero también nos piden que organicemos sus fiestas navideñas. 

Llevamos nuestras fiestas navideñas al siguiente nivel

No es raro que nos den un presupuesto multimillonario para organizar una fiesta. Los lugares pueden ser muy variados, desde edificios patrimoniales hasta un circuito de carreras en un lago helado de Escandinavia. Sin embargo, tanto si la fiesta es grande como pequeña, la haremos memorable. 

Una Navidad, un cliente de Singapur nos pidió que organizáramos una cena de gala para unas 80 personas. En la sala había un árbol de Navidad gigante que parecía de centro comercial. 

Al final de la velada, avisamos a los invitados que los adornos del árbol eran en realidad comestibles y habían sido creados por la galardonada pastelera Janice Wong. En cuanto les dijimos que los adornos comestibles eran sus regalos de despedida, se levantaron inmediatamente de sus sillas y empezaron a correr hacia el árbol para coger el mejor adorno. 

Siempre nos centramos en los detalles, y eso incluyó organizar un evento con renos de verdad como sorpresa para los invitados más pequeños de una fiesta de Navidad en el recientemente renovado Heckfield Place, del siglo XVIII. 

Cuando planificamos una fiesta, empezamos por el anfitrión 

Tanto si organizamos una fiesta navideña para una persona importante como para una empresa, el proceso es siempre el mismo: empezamos por el anfitrión. Para crear una experiencia a medida, hay que adaptarla a esa persona o empresa. 

Nos centramos en personalizar el viaje de los huéspedes desde que llegan hasta que se van, ya sea personalizando la placa con su nombre con caligrafía a mano o entregando cajas de té si se quedan un par de noches. 

Personalizar la experiencia es el verdadero factor diferenciador. Evita que se convierta en algo habitual. Empezamos con un mood board y puede que el anfitrión nos dé un tema. Nunca tememos que un tema resulte hortera, ya que todo depende de la ejecución.

El lujo no tiene por qué ser dorado y gotear oro

Podemos organizar fiestas lujosas y extravagantes, pero nuestros clientes VIP están más interesados en algo único. Hace poco una clienta quería crear una cena de celebración para sus amigos, así que organizamos una cena privada a base de comida impresa en 3D. 

El chef creó un menú completo de 5 platos para la velada, que se imprimió delante de los invitados. El lujo ya no se limita a los restaurantes con estrellas Michelin. 

El lujo tiene que ver con el saber hacer y las experiencias; también puede consistir en que un célebre vendedor de comida callejera se encargue del catering de la fiesta. 

Nuestras fiestas tienen lugar todo el año 

Como tenemos oficinas en todo el mundo, organizamos fiestas durante todo el año. Para una fiesta de Diwali en la India, ocupamos un palacio y lo llenamos de grandes esculturas de arena retroiluminadas que contaban la historia de Diwali. 

Para una fiesta del Año Nuevo chino, nos aseguramos de que los festejos tuvieran la energía adecuada contratando a 2 maestros de feng shui para que actuaran como asesores, y para otra fiesta del Año Nuevo chino, añadimos a los festejos un dragón totalmente articulado que exhalaba humo. 

Con solo 3 semanas de antelación, un cliente corporativo nos preguntó si podíamos organizarle una fiesta de Halloween en Londres. En ese plazo, el equipo no solo consiguió una mansión vacía, sino que instaló un tren fantasma. Los invitados a la fiesta podían subir al tren y pasear por los vagones. 

También contamos con más de 50 artistas disfrazados de zombis y una banda de 12 músicos, todos vestidos de esqueletos, que pusieron a bailar a los asistentes a la fiesta.  

La privacidad es clave para nuestros clientes 

Desde la pandemia, hemos observado un aumento de los eventos íntimos para nuestros clientes VIP. Las personas de alto poder adquisitivo quieren llevarse la experiencia a casa en un espacio privado o más íntimo. Si deciden celebrarlo en un hotel de lujo, reservarán toda la planta e invitarán a 20 de sus amigos. 

Recientemente, un cliente nos pidió que alquiláramos una isla entera en las Maldivas para una celebración con familiares y amigos. Los 30 invitados llegaron en hidroavión o en jet privado. Cada noche les ofrecimos una experiencia gastronómica distinta, como sentarse alrededor de una mesa esculpida en arena. 

Cuando se trata de fiestas, nos ocupamos de todo: desde las invitaciones hasta la seguridad y las bolsas de regalos.

Nuestros clientes nos han pedido que les entreguemos las invitaciones en mano al estilo guante blanco, porque quieren que sus invitados vivan la experiencia de abrir la caja de la invitación en la puerta de su casa. 

Las bolsas de regalos también tienen que estar al mismo nivel. Algunas personas han regalado joyas de Dior a sus invitados, y otro cliente ha obsequiado con grabados de edición limitada. 

Cuando se trata de organizar una fiesta, hacemos todo lo posible por nuestros invitados. Sin embargo, nuestra regla general es que todo tiene que ser legal y moral. Cuando organicemos un plan, intentaremos encontrar una solución para todo. Si no era la primera opción del invitado, se nos ocurrirá una segunda o tercera que será igual de buena, sino mejor. 

Si se trata de una cena, llegaré al lugar con un par de horas de antelación. Pero si se trata de un gran evento que implica zonas de montaje y fotografía, estaré allí 48 horas antes. 

Como la planificación está hecha de antemano, nos centramos en la ejecución ese mismo día. Tenemos un manual que seguimos a rajatabla. 

La clave para formar parte de nuestro equipo es pensar con antelación. Hay que pensar en los planes A, B y C, porque hay que estar preparado en todos los casos. Buscamos personas centradas en las soluciones, creativas en su enfoque y obsesivas con los detalles. Queremos crear una experiencia que no tendrán en ningún otro sitio.