Cómo abordar la transformación digital desde el departamento financiero según Microsoft España
- Los departamentos financieros pasan de tener un carácter pasivo y analítico, a ser prescriptores de nuevas oportunidades de negocio.
- Gracias al uso de herramientas de visualización dinámica de datos se ha logra reducir la carga de trabajo al mismo tiempo que se mejora su eficiencia.
- La utilización de inteligencia artificial y machine learning facilita la recopilación de datos fiables, la extracción de conclusiones e, incluso, la elaboración de predicciones, permitiendo una mejora notable en la toma de decisiones.
Los departamentos financieros de las empresas se encuentran entre los que mejor están aprovechando los procesos de transformación digital, logrando importantes ventajas estratégicas para el futuro y la viabilidad de sus organizaciones.
La transformación digital de los departamentos financieros supone un cambio absoluto de paradigma, en el que se pasa de los números a datos, de una mera actitud informativa a un papel predictivo del comportamiento financiero basado en patrones y datos fiables. Esto permite al responsable del mismo adoptar un papel de mayor relevancia, asesorando al resto del comité de dirección y formando parte de la toma de decisiones de un modo más informado.
En Microsoft España están siendo pioneros en la transformación digital de sus departamentos mediante el uso de herramientas de inteligencia artificial para el análisis y el aprovechamiento de los datos. De esta transformación destacan el cambio de paradigma que se han encontrado en su departamento financiero y cómo ese cambio ha mejorado su capacidad operativa, y te cuentan algunas de esas claves en un interesante webinar.
Datos, la herramienta clave para la toma de decisiones
La eficiencia operativa ha sido uno de los principales objetivos de Microsoft España en su transformación digital, un modelo fácilmente extrapolable a cualquier otra empresa, independientemente del sector al que se dedique.
En términos militares este concepto podría considerarse como un repliegue de tropas, en el que todos los efectivos que no son estratégicos en un área de terminada se unifican en un solo conjunto de actividades, con el fin de mejorar la operativa de la empresa facilitando los procesos de toma de decisiones.
Con ello, básicamente, se ahorra tiempo y se agiliza la ejecución de las decisiones que ya no tienen que adaptarse a las particularidades de cada departamento, reduciendo de paso el coste de cada nueva implementación.
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Al unificar gran parte de la estructura en un solo núcleo es importante crear una base de datos única con datos fiables y bien estructurados de las operaciones que hasta la fecha han generado los procesos que ahora se encuentran unificados.
De ese modo, se facilita el acceso a la información conjunta, evitando “sombras” de información que pueden llevar a tomar decisiones que beneficien a unos procesos, pero perjudiquen a otros. Estos datos serán el combustible que impulse la transformación digital del departamento financiero.
Al tener una única base de datos con una taxonomía consistente, los datos con los que cuenta el departamento financiero para la toma de decisiones y el planteamiento de estrategias futuras son más fiables y se obtienen resultados más precisos.
El tercer gran pilar en el tratamiento de los datos unificados será la utilización de unas herramientas adecuadas que permitan estructurar los datos mediante indicadores de rendimiento (KPI). Estos indicadores determinan qué datos son relevantes para la toma de decisiones.
De ese modo, los equipos financieros pueden obtener de forma sencilla información útil para trabajar de forma efectiva con otros departamentos internos, mejorando los resultados de la comunicación y la colaboración interna, algo muy necesario para la implementación de las decisiones estratégicas que se toman desde el departamento financiero.
Herramientas que mejoran el acceso a la información estratégica
La transformación digital no solo implica el cambio más activo en el procesado de los datos, también debe acompañarse de una dinamización del proceso de toma de decisiones.
En este sentido la transformación digital viene acompañada de un cambio drástico, pasando la actitud reactiva que tenían los departamentos financieros en la economía tradicional, donde debía suceder algo para que la empresa reaccionara y tomara nuevas decisiones, a un papel más proactivo en la que los departamentos financieros proponen nuevas oportunidades de negocio.
Para ello, Microsoft está empleando herramientas de procesamiento y visualización dinámica de datos, como Power BI, con las que transforma fríos datos, en información útil para que el departamento financiero tenga toda la información relevante para la toma de decisiones.
En este sentido, Power BI actúa como un panel de control centralizado para los datos de la empresa en el que el departamento financiero puede desgranar toda la información relevante y obtener una fotografía completa de la situación financiera.
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Usando un panel de control centralizado basado en Power BI, el reporte del estado económico de la compañía se automatiza con un aporte constante de nuevos datos fiables en tiempo real, de forma que la toma de decisiones se hace siempre en base a datos actualizados.
La ventaja de usar una herramienta de visualización dinámica de datos es que pueden personalizarse los datos relevantes para cada proyecto o departamento, y la información mostrada irá variando en función de los datos requeridos.
Esto supone un importante ahorro de recursos, ya que el personal no deberá elaborar un informe específico para cada grupo de datos destinados a los distintos departamentos sino que, con una sola herramienta, cada departamento obtiene la información financiera detallada que necesita. Algo que mejora la colaboración entre distintos departamentos de la empresa.
En el vídeo se muestra un ejemplo perfecto de uso de Power BI para mejorar los resultados de la empresa. En este ejemplo, se detecta que el departamento de ventas de un determinado país no está obteniendo unos buenos resultados, por lo que puede realizar una consulta dinámica de datos para descubrir qué país está consiguiendo mejores resultados y copiar su estrategia para tratar de mejorar sus cifras.
El resumen es que, con solo un par de clics, se ha descubierto una debilidad y se ha trazado una estrategia para corregirla tomando una decisión basada en datos fiables y actualizados.
Asistencia de inteligencia artificial para la toma de decisiones
Como ya hemos comentado, el departamento financiero ha pasado de tener un papel pasivo, en el que se dedicaba al análisis de descriptivo de lo que ya ha sucedido en la empresa y en qué estado actual se encuentra; a tener un papel más prescriptivo.
En este sentido la utilización de herramientas de análisis de datos capaces de detectar patrones y tendencias resultará muy útil para detectar nuevas áreas de negocio hacia los que las empresas pueden dirigirse.
Es en este segmento en el que la inteligencia artificial y el machine learning son herramientas de gran valor gracias a su capacidad de análisis de datos y fijar patrones que pueden ayudar a la toma de decisiones estratégicas para las empresas.
Esta detección de patrones y tendencias que permite el uso de la inteligencia artificial y el machine learning es especialmente útil para realizar estimaciones de ventas en productos y servicios, obtenidos a partir de datos actualizados.
De ese modo, las previsiones son mucho más precisas y cercanas a la realidad, algo especialmente complejo en una situación tan globalizada como la actual, en la que es preciso tener en cuenta multitud de factores.
Además, se reduce el tiempo y el esfuerzo operativo, ya que no se necesita emplear a un equipo de analistas para llevarlo a cabo.
Automatización de procesos para optimizar los recursos
La transformación digital permite optimizar los recursos agilizando el funcionamiento interno de la empresa y el trabajo colaborativo gracias a la automatización de los procesos de negocio.
Por ejemplo, algo tan simple como la implementación de un chatbot dotado con inteligencia artificial para dar soporte técnico al personal de la empresa agiliza el funcionamiento interno y se reducen el número de incidencias resolviendo dudas del personal sobre los procedimientos más rutinarios.
Con ello se mejora la operatividad interna de la empresa y se optimizan los recursos humanos ya que no es necesaria la presencia de una persona que resuelva una a una las dudas sobre cómo llevar a cabo estos procedimientos.
Caso de éxito de Microsoft España: estas son las claves
El de Microsoft España es un claro caso de éxito en materia de transformación digital y, en este caso concreto, en el de transformación digital de su departamento financiero.
Tal y como ellos mismos reconocen, algunas de las claves de su éxito han sido:
- Cambio de cultura liderado por el Comité de dirección: La transformación digital debe empezar por los altos puestos directivos. Son esos puestos quienes deben liderar el cambio de estrategia hacia la transformación digital con sus decisiones y transmitiendo esa nueva forma de trabajo al resto de los departamentos.
- Identificar áreas de oportunidad siendo disruptivos: Salir de la zona de confort para encontrar nuevas oportunidades de negocio que proporcionan las nuevas capacidades de la transformación digital implica asumir algunos riesgos.
- En la transformación digital no hay atajos: La transformación digital debe asentarse sobre una base sólida que debe construirse paso a paso, por lo que tomar un atajo puede debilitar los cimientos sobre los que construirá el futuro de la empresa.
- Colaboración directa con el departamento TI: El departamento de tecnología debe ser parte fundamental en esta transformación digital, y deben conocer cuáles son las necesidades y requerimientos necesarios para que aporten soluciones acordes y con proyección de futuro.
- Cumplimiento interno: Cada uno de los requerimientos anteriores debe estar enmarcado dentro de las políticas de cumplimiento interno de la compañía.
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