Una asistente virtual de 23 años que gana 7.000 euros al mes comparte 11 herramientas que utiliza para dirigir su negocio

Mary Carrasquillo creó su empresa de asistencia virtual, Create with MKC, cuando tenía 22 años como solución a su desempleo. 

Después de graduarse en la universidad durante la pandemia, Carrasquillo no pudo encontrar un trabajo y buscó una carrera que le apasionara. Durante el verano de 2020, se encontró con una cuenta de TikTok que la introdujo en el mundo de los asistentes virtuales.

Tras profundizar en la investigación, decidió lanzar su propio conjunto de servicios de asistencia virtual en diciembre de 2020. El lanzamiento de su empresa se produjo en un momento en el que el trabajo por cuenta ajena se convirtió en un sector importante de la economía, y los asistentes virtuales se unieron a la fuerza de trabajo en un número récord. 

Las agencias externas y los asistentes virtuales reportaron un aumento del 41% en la contratación en 2020 en comparación con 2019, según un informe del experto en trabajo a distancia y analista de mercado NanoGlobals.

Hoy, Carrasquillo es gestora de redes sociales y asistente virtual a tiempo completo para marcas y empresarios de todo el país. Ya ha facturado más de 7.000 euros este mes y va camino de alcanzar las seis cifras de ingresos en 2022.

Carrasquillo ha compartido con Business Insider sus mejores consejos para convertirse en asistente virtual, incluyendo 11 herramientas digitales que todos los asistentes virtuales deberían considerar usar.  

"Muchas de las herramientas que utilizo tienen suscripción mensual, que he podido añadir ahora después de hacer crecer mi negocio", dice Carrasquillo, añadiendo que cuando se lanza por primera vez un negocio de asistente virtual, las alternativas gratuitas son una gran manera de empezar. Una vez que tengas clientes fijos, puedes ir trabajando para tener herramientas más elevadas o extensas, señala.

Aquí están las 11 herramientas principales que ayudan a Carrasquillo a dirigir su negocio de asistente virtual, incluyendo alternativas gratuitas para probar cuando se empieza. 

1. Asana

Asana es la herramienta que más ayuda a Carrasquillo, comenta. Asana es un sistema de gestión de contenidos utilizado para la gestión y organización de proyectos en equipo. 

"Si no tuviera Asana, creo que me volvería loca", afirma. 

Para mantenerse organizada, tiene tableros de proyectos personales y uno para cada cliente, dijo. De este modo, puede añadir tareas específicas al panel de cada cliente. Por ejemplo, una de sus tareas más frecuentes es publicar en Instagram. Cada lunes, la tarea "publicar para el cliente nº1 en Instagram" se rellenará automáticamente en Asana, recordándole que debe completarla sin tener que introducirla ella misma en el sistema.

Después de que Carrasquillo contratara a un asistente y creara su equipo, Asana le permitió hacer un seguimiento de lo que cada uno está trabajando y de lo que hay que completar cada día, dice. 

También pone fecha a todas sus tareas y anota si son de alta o baja prioridad, otra característica de la plataforma, apunta. 

2. Calendly

Carrasquillo dice que Calendly es la herramienta que mantiene su agenda organizada. Le permite programar citas con nuevos clientes, reuniones de estrategia y llamadas de descubrimiento, en las que los clientes potenciales pueden informarse sobre sus servicios y precios. 

"Eres capaz de bloquear días, horas, cualquier cosa", expresa, añadiendo que los clientes pueden programar directamente las llamadas usando la plataforma, haciéndola fácilmente accesible para ambas partes. 

3. HoneyBook

Como empresaria, Carrasquillo se encarga de cobrar las facturas y los contratos firmados por sus clientes. Utiliza HoneyBook, una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes que procesa los pagos y organiza los documentos administrativos. 

Carrasquillo utiliza la función de facturas periódicas para los clientes que trabajan con ella mes a mes. "Si tienes una tarifa plana para un cliente concreto, no tienes que enviar una factura cada vez", dice, y añade que tener esta tecnología automatizada ayuda a que su negocio funcione sin problemas en la parte de atrás para que ella pueda centrarse en sus tareas para los clientes. 

También utiliza HoneyBook para enviar contratos y cuestionarios personalizados. 

"Puedes personalizar todo para que se ajuste a tu marca, como añadir imágenes o vídeos", afirma. "Puedes tener una experiencia tan elevada a la hora de incorporar a tus clientes".

4. Typeform

Carrasquillo utiliza Typeform para recoger consultas y encuestas de clientes potenciales. La plataforma es gratuita, pero permite una amplia personalización. 

Cada vez que alguien pregunta por su negocio, Carrasquillo puede ver su pregunta de inmediato, junto con sus respuestas a las preguntas de la encuesta que ha configurado en el formulario.

"Puedes incluir texto largo, texto corto o preguntas de opción múltiple", comenta, y agregó que es una gran opción gratuita para entender lo más posible sobre los clientes potenciales.

5. Milkshake

Milkshake permite a los usuarios crear sitios web directamente desde sus teléfonos. Carrasquillo utilizó la herramienta para lanzar el sitio web de su empresa.

"Puedes explicar cómo funcionan tus servicios, tus paquetes, e incluso puedes tener una pequeña página de información", dice Carrasquillo. 

Un error que cometen muchos de los primeros asistentes virtuales es creer que necesitan una página web profesional para empezar su negocio, añade.

"Eso es lo que les impide empezar, es pensar que necesitan tener todo perfecto en cuanto al logotipo, su sitio web y su nombre. Realmente no es así. Yo he estado casi un año entero sin una página web profesional, y me ha ido genial".

6. Google Workspace

Carrasquillo afirma que Google Workspacees una herramienta imprescindible para sus comunicaciones empresariales. Utiliza Docs, Calendar y Drive para comunicarse y colaborar con los clientes en sus horarios, trámites y contenido creativo.

"Creo una unidad específica para cada cliente", dice Carrasquillo. "De esta manera, podemos albergar todos nuestros enlaces, archivos y marcas en un solo lugar". 

Carrasquillo anima a otros asistentes virtuales a hacer lo mismo y a incluir todas las contraseñas necesarias, la información de acceso y los documentos importantes en una carpeta de Google a la que puedan acceder fácilmente el asistente virtual, el cliente y sus equipos.

Google Calendar ayuda a Carrasquillo a mantener sus días organizados. Resulta especialmente útil que las llamadas y reuniones que se han programado mediante otras plataformas, como Calendly, se autopubliquen también en el calendario de Google. 

Plataformas gratuitas o alternativas:

El mayor consejo de Carrasquillo para otros asistentes virtuales es utilizar cualquier herramienta que tenga sentido para sus cerebros y hábitos de trabajo. Además, hay un montón de plataformas gratuitas o alternativas que ella recomienda que los asistentes virtuales prueben.

7. DocuSign

DocuSign es otra opción para firmar contratos y documentos. DocuSign permite crear, enviar y firmar archivos importantes por correo electrónico.

8. Dubsado

Dubsado es otra herramienta de gestión de la relación con el cliente que Carrasquillo recomienda. Dubsado permite a los usuarios programar citas y llamadas o crear espacios de trabajo y flujos de trabajo para hacer un seguimiento de las relaciones con los clientes y los proyectos en curso. 

9. Trello

Trello es una herramienta de gestión y organización de proyectos que Carrasquillo utilizó al comenzar su carrera. La versión gratuita del sitio es fácil de usar, agrega.

10. Notion

Notion es una herramienta de gestión de contenidos que permite a los equipos colaborar y mantenerse en el tiempo. La plataforma tiene características específicamente diseñadas para trabajadores remotos, startups, organizaciones sin fines de lucro y empresas de educación. 

11. PayPal

PayPal es una herramienta gratuita de procesamiento de pagos. PayPal puede ayudar a llevar un control de las finanzas, así como a cobrar las facturas de los clientes y a pagar a otros.