Los 5 mejores consejos para gestionar mejor el tiempo, según una 'coach' que trabaja con empresas como Google o Lyft

Este artículo se basa en una conversación con Alexis Haselberger, consultora de productividad y gestión del tiempo de 41 años que vive en San Francisco, California. Se ha editado por motivos de extensión y claridad. 

Como coach de gestión del tiempo y productividad trabajo con personas que tienen muchas responsabilidades laborales, además de una vida plena fuera del trabajo. 

La mayoría de las personas acuden a mí con el mismo problema de fondo: no están seguros de cómo conseguir que lo "urgente" deje de desplazar a lo "importante". Se sienten atrapados en el modo reactivo sin el tiempo necesario para centrarse en el trabajo estratégico. 

Pasé los primeros 15 años de mi carrera dirigiendo recursos humanos en varias startups en su fase inicial. Había mucho que hacer y poca gente para hacerlo, por lo que el agotamiento era galopante. Empecé a desarrollar estrategias para mejorar la productividad en el trabajo y en mi vida personal, asegurándome de que todo estaba bajo control y me mantuviera cuerda. 

Desde que empecé mi propia empresa de gestión del tiempo en 2018, he enseñado a más de 77.000 personas, incluyendo empleados de Google, Lyft, CapitalOne y Workday, a tomar el control de su tiempo a través de mis consejos, talleres y cursos online. 

Estas son algunas de las estrategias que utilizo con mis clientes y que pueden beneficiar a personas ocupadas de cualquier sector: 

1. Deja de confiar en la memoria

Muchas personas pierden mucho tiempo y energía intentando recordar lo que tiene que hacer. Tenerlo todo en la cabeza no es solo estresante, sino también ineficaz, porque acabas reaccionando a lo que tienes delante (sin tener en cuenta lo importante), utilizando la emoción para priorizar.

Una de las cosas que enseño a todos mis clientes es a utilizar una aplicación de tareas para capturar todo lo que está en su cabeza, ya sea de trabajo o de su vida personal, de modo que puedes olvidarte del resto de cosas y concentrarte en lo que es importante en ese momento.  

Mi aplicación de tareas favorita para particulares es TickTick. Es la que recomiendo con más frecuencia, ya que es fácil de usar, gratuita y se sincroniza entre plataformas y dispositivos. Si lo que buscas es organizar a tu equipo o empresa en una plataforma de gestión de tareas, Asana es la mejor opción. 

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Recientemente, empecé a trabajar con un líder de ingeniería en una de las principales firmas de automóviles. A las pocas semanas de que empezara a utilizar la aplicación en lugar de su memoria, me dijo que había sido un verdadero cambio. 

Antes de implementar la app, utilizaba su correo electrónico como una lista de tareas pendientes, lo que significaba que sus acciones se guiaban por las prioridades de otras personas y por lo que aparecía por al principio de su bandeja de entrada. 

Ahora utiliza su tiempo en sus prioridades, delegando trabajo a otras personas si es necesario y su bandeja de entrada ha dejado de ser el motor de sus acciones. 

2. Raciona la revisión de tus comunicaciones y desactiva las notificaciones

Una de las cosas más frustrantes para muchos de mis clientes es el interminable flujo de correos electrónicos y mensajes de Slack. 

Según un estudio clásico sobre interrupciones y distracciones, cuando se reacciona al sonido de las notificaciones, se tarda, de media, 23 minutos en volver a concentrarse en lo que se está haciendo. 

Cuando el sonido está al máximo, existe constantemente en una lucha de Sísifo por concentrarse y hacer las cosas. Incluso desactivando las notificaciones, se sigue revisando el correo electrónico o el teléfono más de 15 veces al día. 

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La gran mayoría de mis clientes comprueban igualmente el correo cuando no lo están utilizando activamente. Es difícil y conlleva tiempo ser capaz de no abrir la aplicación, ya que aún con las notificaciones desactivadas, si el correo está abierto en una pestaña, ven el símbolo de un nuevo mensaje, por lo que se ven tentados a revisarlo muchas veces al día. 

En cambio, pido a mis clientes que prueben dos estrategias. En primer lugar, desactivar esas notificaciones, puesto que ninguna verdadera emergencia va a ser comunicada a través de un correo. En segundo lugar, racionar la revisión de las comunicaciones. 

Recomiendo comprobar el correo electrónico y Slack entre dos y cuatro veces al día, dependiendo del contexto laboral o de la cultura de la empresa, y mantener el correo electrónico cerrado. 

La mayoría de mis clientes comienzan a ahorrar alrededor de 30 a 60 minutos al día tan pronto como implementan estas estrategias, y son más receptivos de lo que eran cuando revisaban las notificaciones constantemente. 

3. Revisa tu calendario con regularidad

Muchas personas tienen demasiadas reuniones y no disponen de suficiente tiempo para pensar estratégicamente. De hecho, mi primer cliente, un líder de Google, tenía más de 40 horas semanales de reuniones recurrentes en su calendario. 

Una de las primeras cosas que hicimos juntos fue una auditoría de reuniones. Examinamos todas sus reuniones y utilizamos el método de las "5R":

Reflexionar. Establecimos unos criterios para determinar si mantener una reunión o no de forma permanente en su calendario. Luego examinamos cada una de las reuniones de forma crítica: si durante unas semanas estas reuniones no eran productivas, cambiabamos el color en su calendario. De esta forma podíamos determinar qué reuniones no eran necesarias o modificarlas para que fuesen más eficientes. 

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Eliminar. Basándose en la reflexión, mi cliente determinó qué reuniones podría cancelar por completo, con la solución de mandar a otra persona o leer el informe de la misma. 

Reducir. En las reuniones restantes, mi cliente redujo la duración o la frecuencia cuando era posible. 

Reorganizar. Una vez que en el calendario solo quedaban las reuniones importantes, las reorganizó para que tuviese mayores espacios de tiempo para dedicar al resto de su trabajo.  Esto le permitió pasar de no hacer casi nada de trabajo estratégico durante la semana, ha hacerlo en unas horas a la semana, lo que supuso un verdadero impacto en su trabajo. 

Repetir. Por último, las reuniones tienen más trabajo añadido. Añadir tareas al calendario para realizar una auditoría de las reuniones cada seis meses asegurará que las reuniones reflejen las prioridades. 

4. Cambia las notificaciones de reuniones a 2 minutos antes de que tengan lugar

No todas las notificaciones son malas. El problema de las notificaciones de reuniones es que están configuradas, por defecto, para 10 o 15 minutos antes de que tengan lugar. Esto es demasiado tiempo, ya que, por lo general, interrumpen lo que estás haciendo y acaban distrayéndote antes de tiempo. 

En lugar de eso, es mejor configurar las notificaciones a dos minutos antes de la reunión. Es el tiempo justo para terminar lo que uno está haciendo sin empezar otra cosa. Esto puede parecer un pequeño truco, pero con la cantidad de reuniones que se tienen al día, reducir el tiempo de los avisos te permite ahorrar mucho tiempo. 

Este simple truco puede resultar en la recuperación de una hora o más de tiempo productivo cada día. 

5. Pasa del modo reactivo a la planificación proactiva

Dedicar 10 minutos hoy a planificarte es una de las estrategias más poderosas que tenemos a nuestra disposición para pasar de ser reactivos, a ser verdaderamente proactivos, dirigiendo el día de acuerdo con los objetivos y prioridades marcados. 

Una ventaja añadida a tener un plan para cada día es que permite evaluar mejor los elementos que se abordan en el día. En lugar de llevar a cabo las tareas que se te presentan en el momento, contrastarlas con la planificación del día te permite evaluar mejor si es una prioridad o no. 

Separar la planificación del trabajo de esta manera hará que pases de estar ocupado, a ser realmente productivo. 

Una de mis clientes, una empresaria y comediante, me dijo que empezar este proceso de planificación de su jornada, evitó que se despertara con la sensación de que no sabía lo que le esperaba para cada día. 

En su lugar, sabía lo que tenía en la agenda y que solo se había dado propuesto lo que podía lograr. Más productividad, mucho menos estrés.