La técnica de gestión de tiempo que te ayudará a organizar tu jornada laboral para que no tengas tareas pendientes

freelance, mujer trabajando
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  • Conseguir realizar todas tus tareas pendientes no debería conllevar que te pases el día trabajando.
  • Para evitar esto, el método ALPEN es una técnica de gestión de tiempo que te ayudará a estructurar de manera óptima tu jornada para conseguir acabar todo lo que tienes que hacer en tu día.
  • Se basa en crear un plan donde incluyas todas las actividades que tienes que hacer y cuánto te llevará hacerlas.
  • El objetivo por un lado es utilizar este listado para ser consciente de lo que puedes abarcar en un día, priorizar lo más importante y  delegar el resto. Por otro, aprender a la larga en qué pierdes más el tiempo y en que puedes mejorar.
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Llevar a cabo todas todas las tareas previstas durante tu jornada laboral a veces parece un sueño inalcanzable. No digamos ya, si estás teletrabajando, donde la frontera entre lo profesional y lo personal se desdibuja con facilidad.

El tiempo parece escurrirse no se sabe muy bien cómo y al final del día nuevamente toca dejar cosas pendientes para el siguiente. O peor aún, seguir trabajando para finalizar todo lo que te habías propuesto.

Pero ser productivo no conlleva estar pringando todo el día. Sino más bien en aprender a organizar tu tiempo de verdad, con el objetivo de saber realmente cuánto puedes abarcar en un día de trabajo

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El método ALPEN, es una técnica sencilla de gestión de tiempo que te ayudará a estructurar de manera óptima tu jornada laboral para evitar ir acumulando tareas pendientes.

Creado por el economista y experto en gestión del tiempo Lothar J. Seiwert, se basa en organizar tu jornada de trabajo en función de un plan diario que recoja todas las actividades previstas para el día, de la forma más concreta posible.

Para que sea efectiva, esta planificación debe incluir además de las tareas pendientes, un tiempo de reserva para posibles imprevistos y pausas y descansos. Es decir, todo lo que te ayude a tener una mayor comprensión de cómo vas a administrar tu tiempo de trabajo. 

Para llevarlo a cabo este se divide en 5 fases, que dan lugar a su nombre:

  • A: Anotar tareas, citas y actividades planificadas (del alemán Aufgaben)
  • L: Estimar del tiempo de cada una (Länge schätzen)
  • P: Planificar tiempo de reserva (Pufferzeiten einplanen)
  • E: Tomar decisiones (Entscheidungen treffen)
  • N: Seguimiento (Nachkontrolle)

A continuación una explicación más detallada de cómo poner el método ALPEN en práctica.

Anota todas tus tareas por hacer

Para poder organizar bien tu tiempo de trabajo será importante saber de antemano todo lo que tienes que hacer. 

Por ello el primer paso de esta técnica es redactar de manera detallada todas y cada una de las obligaciones y actividades que tendrás pendientes al día siguiente. 

Reuniones, presentaciones, visitas a clientes, llamadas e incluso correos a responder son elementos que deben aparecer en tu plan.

Por muy pequeñas o sin importancia que te parezca una tarea, si tienes que hacerla debes incluirla. 

Estima el tiempo que te llevará hacer cada una de ellas

El siguiente paso es conocer cuánto tiempo te llevará cada una de esas actividades, para estimar si podrás o no asumir toda esa carga de trabajo en un día.

Para ello anota el tiempo que invertirás, de manera realista, en cada una de ellas. Por ejemplo, 20 minutos responder correos y 1 hora la reunión programada con tu equipo.

Por cierto, no dejes de incluir las pausas que necesitarás hacer para seguir productivo, también son parte de tu jornada.

Planifica tiempo extra para imprevistos

Has estimado el tiempo que te llevará cada una de tus tareas. Pero seamos sinceros, ¿cuál es la probabilidad de que estos plazos se cumplan? en el mundo real, ninguna. 

Es de esperar que alguna de las obligaciones se alarguen más de lo planificado, — has subestimado tu poder de concentración para realizar un informe o la reunión con el equipo se fue de madre una vez más—. 

Además es más que posible que surjan nuevos imprevistos que alteren tu planificación.

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Por ello, una pieza clave del método ALPEN es contar con lo que llaman tiempo de buffer (algo así como tiempo amortiguador). Es decir, dejar parte de tu jornada sin planificar, para que puedas utilizar ese tiempo disponible en compensar el perdido en tareas inesperadas o en otras que te llevaron más de lo que estimaste.

La manera ideal según esta técnica es planificar el 60% de tu tiempo de trabajo y dejar el 40% restante como tiempo para compensar.

Selecciona las tareas más importantes y desestima el resto

Una vez que tienes claro todo lo que debes hacer, cuánto te llevará realizarlo y el tiempo extra con el que cuentas para imprevistos, es posible que te des cuenta de no hay espacio para llevar a cabo esa lista interminable de tareas.

Por eso, el siguiente paso del método ALPEN es priorizar tus tareas y decidir cuáles puedes llevar a cabo en tu día de trabajo y cuáles no.

Una manera de ayudarte a tomar esta decisión, es identificar cuáles son las más importantes y urgentes y cuáles puedes posponer o delegar. Para ello, como aconsejan desde el blog de Trello,  puedes guiarte por el siguiente esquema:

  • ¿Qué es urgente e importante? Haz esto primero.
  • ¿Qué es importante pero no urgente? Decide cuando hacerlo.
  • ¿Qué es urgente pero no importante? Delega o establece una prioridad de nivel medio para esta tarea.
  • ¿Qué no es urgente y sin importancia? Elimina esto de la lista.

Revisa tu plan para aprender cómo inviertes tu tiempo y optimizarlo

Cada día revisa tu plan y verifica si funcionó o en qué puntos de tu estimación fallaste. Céntrate en si necesitas más tiempo para imprevistos o qué tareas te llevan más de lo que sueles estimar en tu plan.

Sabiendo en qué pierdes el tiempo o en qué aspectos puedes mejorar, ve ajustando tu plan para que cada vez se más realista.

Una vez que lo consigas será fácil cumplir con todas las tareas pendientes sin que necesites posponer o alargar tu jornada.

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