Las 5 técnicas de productividad en el trabajo para afrontar los retos diarios paso a paso

Uno de los principales motivos para dejar pasar el tiempo antes de afrontar el trabajo es no saber por dónde empezar o cuál es la manera correcta de hacerlo. 

El manejo del tiempo eficaz permite aprovechar al máximo la jornada laboral y ser más efectivos, pero la forma de plantearlo depende del tipo de persona que seas. Personas diferentes necesitan técnicas de productividad diferentes y descubrir cuál es el método que funciona en cada caso es clave para encontrar un estilo de trabajo eficiente. 

Desde la Universidad de Ciencias de la Salud de San Agustín en EEUU proponen algunas técnicas de control del tiempo de eficacia probada a la hora de abordar una rutina de trabajo. De ese modo, plantean todo tipo de métodos para alcanzar un manejo del tiempo idóneo que dependa del tipo de persona

1. El método de bloqueo temporal

Esta técnica se ha popularizado por ser utilizada por el fundador de Tesla —y ahora propietario de —, Elon Musk. El CEO es conocido por ser productivo y manejar su tiempo tan eficientemente que es capaz de trabajar 80 horas a la semana y aun así tener tiempo para él.

El secreto parece ser esta técnica cuyo funcionamiento se basa en dividir un trozo de papel en 2 columnas. En un lado se colocan bloques de tiempo de media hora o una hora y en otro se colocan cada una de las tareas a completar, estimando el tiempo que va a llevar su consecución para encuadrarlas en los bloques de tiempo. 

La recomendación es ir dejando un margen temporal entre cada uno de los bloques por si fuese necesario realizar pequeños ajustes durante el día que surjan como imprevistos.

2. Teoría del bote de pepinillos 

Los expertos de San Agustín recomiendan esta técnica especialmente para pensadores visuales, ya que el propio método es bastante abstracto, ayudando a descubrir aquello que no es útil en el día a día. 

Lo primero es imaginar un bote de pepinillos lleno hasta arriba de arena, piedrecitas y rocas. La arena representa los elementos disruptivos del día, como las llamadas de teléfono o los correos electrónicos, las piedrecitas representan las tareas que pueden ser completadas, pero no son urgentes, y las rocas serían las tareas más importantes que deben ser acabadas cuanto antes.

Ahora habría que hacer una lista de tareas empezando por lo que serían las rocas y terminando por la arena. Se debe incluir una estimación honesta del tiempo para cada una y no planificar más de seis horas en una jornada de ocho, lo que dejará un tiempo de amortiguación para los guijarros y la arena.

3. La técnica de comerse una rana

Este método debe su nombre a una cita de Mark Twain: "Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del día". La cita ya es bastante explicativa, pero básicamente la técnica consiste en hacer primero lo que menos apetece y así dejarlo hecho.

El funcionamiento consiste en tener claro el objetivo, fijarle un plazo y hacer una lista con las cosas que hay que hacer para conseguirlo. Esa lista se ordena por prioridades y los puntos más importantes, los más difíciles de hacer, son las “ranas”. 

Lo siguiente sería pasar a la acción y, en el caso de tener más de una rana en el plato, desde la Universidad de San Agustín recomiendan comerse primero la más desagradable. 

4. La técnica Pomodoro

Uno de los métodos de manejo del tiempo más conocidos, la técnica Pomodoro fue creada por el empresario y escritor Franceso Cirillo. La técnica consiste en utilizar un temporizador para separar el trabajo en intervalos. 

"Descubrí que podía aprender a mejorar la eficacia y ser capaz de estimar el tiempo que llevará completar una tarea registrando cómo se utiliza el tiempo", aseguró Cirillo, quien le puso ese nombre a la técnica por un cronómetro con forma de tomate que utilizaba para llevarla a la práctica.

Su funcionamiento consiste en escoger una tarea, iniciar un temporizador, centrarse en esa tarea mientras el temporizador esté activo y, cuando acabe, tomar un descaso breve. Ese parón puede usarse para dar una vuelta, preparar un café o hacer algo no relacionado con el trabajo. Cuando se haya completado este proceso cuatro veces, se recomienda tomar un descanso más largo.

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5. Ley de Párkinson 

Esta no es una técnica de manejo temporal como tal, sino una norma que, según los expertos, cuando se entiende puede ser aplicada como una de las herramientas de productividad más beneficiosas que existe.

Su nombre se debe a Cyril Northcote Parkinson, célebre por su frase: “El trabajo se expande en función del tiempo disponible para su compleción”. De ahí que esta ley se base en trabajar más eficazmente en periodos de tiempo más cortos.

Desde la Universidad ofrecen algunos trucos para poner esto en práctica como: intentar trabajar sin cargador del ordenador, tener hecho pronto el trabajo (en lugar de a media noche, antes de cenar), ponerse hora límite o limitar el tiempo por tareas (darse solo veinte minutos para contestar correos). 

La mayoría de técnicas propuestas consisten en dividir las tareas e irlas acometiendo de una en una por orden de importancia. 

Esto se debe a que tal y como explicó en una entrevista para el New York Times el profesor de neurociencia del Instituto Picower de Aprendizaje y Memoria del MIT, Earl K. Miller: “La multitarea no es humanamente posible, la gente es mucho más eficiente si se centra en una sola tarea”.