Analizamos el modelo de renting tecnológico: una buena idea en general, pero con claras excepciones

• Business Insider España ha analizado el modelo de renting o leasing de equipamiento informático.
• Entre sus beneficios se encuentra la flexibilidad o la eliminación de la complejidad.
• En el lado opuesto de la balanza está el desconocimiento del funcionamiento legal.

En estos momentos estamos asistiendo a un notorio cambio en la fórmula de consumo de muchos productos de consumo de nuestra vida cotidiana. Ya hablemos de coches o vivienda, ya sea de CD de música o películas de estreno, el ciudadano del siglo XXI busca más el servicio que la propiedad del mismo, el disfrute por encima del tener.

Un cambio de paradigma al que el mundo empresarial no es ajeno. Hace mucho tiempo que las empresas dejaron de valorarse en función del patrimonio que atesoraban en sus libros de cuentas. Hace tiempo que el valor material dejó pasó al inmaterial en muchos de estos casos. E, incluso, que muchas de las grandes compañías de nuestro mundo sean aquellas sin propiedad alguna más allá de su capital intelectual.

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Y, entre medias de todo ello, nos encontramos con la gestión de las maquinarias y de los equipos necesarios para que las compañías funcionen en su día a día. Por ejemplo, de sus dispositivos informáticos, desde el gran servidor que comanda su particular centro de datos hasta el último ordenador o teléfono móvil corporativo que está en el bolsillo del becario de turno.

No, hoy no vamos a hablar del cloud computing y de cómo está haciendo caer en el olvido a los centros de datos propios. Hoy lo que toca es tratar una realidad más inmediata, la del renting o leasing de ese equipamiento informático.

Alquilando el equipamiento

Al igual que podemos elegir entre alquilar o comprar una casa, sucede lo mismo con los sistemas informáticos. Si optamos por la opción del alquiler, que es la que nos ocupa, podremos obtener todo el equipamiento tecnológico que necesitemos en nuestra operativa sin tener su propiedad, tan solo firmando un acuerdo con un proveedor de servicios que es, a la postre, el dueño de los mismos.

El alquiler supone que pagaremos una cuota mensual por estos equipos, en lugar de tener que abonar todo su coste de manera inmediata como sucedería en una compra al uso (o financiarla con sus consiguientes intereses). En dicha cuota, además, se incluyen otros conceptos que en el caso de equipos adquiridos irían al margen, como el seguro de los mismos o el mantenimiento técnico que requieran.

Además, el modelo de alquiler de sistemas informáticos afronta directamente la curiosa dialéctica que se marca la mera existencia de la tecnología: su devaluación. No en vano, cualquier ordenador, servidor o teléfono móvil pierde gran parte de su valor en el mismo momento es que es extraído de su caja. Y si a ello le unimos el alto coste de muchos de estos dispositivos (máxime cuando se adquieren en gran volumen para ingentes plantillas) y su corta vida útil (no tanto por la obsolescencia programada, sino por la rapidez a la que evoluciona la propia técnica), no siempre es posible amortizar una compra de este tipo.

Con el alquiler tendremos, al menos en teoría, la flexibilidad necesaria para actualizar nuestro parque de dispositivos cuando sea necesario. Decimos en teoría porque lo habitual es firmar una permanencia mínima con los equipos indicados en el contrato. En cualquier caso, el conocimiento de la devaluación y su amortización a través de las cuotas mensuales, trimestrales o anuales será algo conocido por la empresa desde el primer minuto, al contrario que en el caso de la compra de los equipos, donde estaremos sujetos al devenir del destino y del mercado.

Además, existe un detalle clave para las compañías a la hora de figurar sus dispositivos informáticos en la cuenta de resultados: mientras que los comprados se anotan como CAPEX y lastran las pérdidas de la organización, los alquileres figuran como OPEX y, por ende, como un gasto corriente más. Pero en estos detalles financieros profundizaremos más adelante, al igual que en la parcela tributaria.

¿Qué es el renting y qué el leasing?

Antes de nada, aunque normalmente hablemos del alquiler de dispositivos o ‘renting’ (tirando del término inglés), lo cierto es que existen dos modalidades claramente diferenciadas para hacernos con el uso y disfrute de un equipo informático para nuestra empresa sin que sea de nuestra propiedad.

La primera de ellas es, efectivamente, el propio renting. En estos casos estamos ante un modelo de pago de una cuota periódica a cambio de utilizar un determinado equipamiento informático durante un tiempo determinado. En dicha cuota podrán incluirse otros servicios, como el mantenimiento o los suministros si fuera necesario. Dependerá del proveedor el tener la flexibilidad necesaria para cambiar los términos del acuerdo, aumentando o reduciendo los equipos alquilados o actualizándolos por versiones más modernas. Y, finalmente, una vez acabe el contrato de renting, simplemente tendremos que devolver los dispositivos usados.

La segunda, prima hermana de la anterior pero divergente en algo fundamental, es el ‘leasing’. Aquí estamos ante algo más parecido a un ‘alquiler con opción de compra’ en el mercado inmobiliario, ya que arrendaremos los dispositivos tecnológicos a cambio de la pertinente cuota mensual, pero con la posibilidad de quedarnos en propiedad con los equipos al finalizar el período acordado a cambio de una determinada cantidad económica previamente acordada.

Beneficios operativos

Ya hemos mencionado algunos de los principales beneficios del renting al comienzo de este artículo, pero quizás no hayamos ahondado en el fondo de la cuestión. Vamos a ello:

• Flexibilidad: al no tener que amortizar financieramente los equipos, como sucedería en una compra, podremos ser más ágiles a la hora de incorporar nuevos dispositivos informáticos, cambiar los ya existentes o adaptarnos a aumentos o despidos en la plantilla. 
• Minimizar los riesgos derivados del avance tecnológico: en la misma línea, y teniendo en cuenta los rápidos cambios de la innovación en las TIC, alquilar nos dará la opción de adaptarnos a las nuevas tendencias a una velocidad mucho mayor que si dependiéramos de un parque de dispositivos en propiedad y cuyo valor hay que compensar de algún modo.
• Eliminar la complejidad: normalmente los proveedores de renting o leasing suelen ofrecer también servicios de mantenimiento y soporte técnico que eliminan la complejidad inherente a la gestión de un parque amplio de dispositivos como el que tiene toda empresa mediana o de gran tamaño en la actualidad. Incluso, en muchos de los casos, estos servicios pueden incluir seguros que cubren cualquier daño o incidente que sufran los equipos sin que suponga incremento alguno en el coste del contrato. 
• Menos personal técnico: al contar con un tercero que presta todo el soporte de los dispositivos, no necesitaremos contar con esa clase de perfiles dentro de la empresa, lo cual reduce la complejidad asociada a los recursos humanos.

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• No impactar en el flujo de caja: las empresas que apuestan por modelos como el renting y el leasing pueden ahorrarse los enormes pagos iniciales que exigiría adquirir cientos o miles de dispositivos informáticos en un sólo movimiento. Así, la compañía puede pagar los costes en cómodas cuotas mensuales que le permite tener un mayor flujo de caja y libertad financiera.
• Impacto en OPEX, no en CAPEX: las cuotas de renting ni se inmovilizan ni se contabilizan como deuda, tal y como sucedería con una adquisición que ha de ser amortizada, sino como un gasto corriente al uso. En igualdad de condiciones, se mejora el perfil económico de la empresa y el atractivo de cara a inversores y accionistas.
• Leasing y no tirar el dinero: las organizaciones que apuestan por el leasing, no desperdician en verdad su dinero, ya que las cuotas siempre pueden servir como parte del pago necesario para hacerse con el parque de dispositivos en propiedad.
• Eliminar barreras de entrada para las pymes: cuando uno inicia un nuevo negocio, con la humildad de querer llegar a fin de mes como meta absoluta, no dispone de capacidad para dotarse de la mejor tecnología. Con los modelos de renting, puede incorporar todos los equipos necesarios y pagarlos mes a mes, retrasando el impacto económico de esta necesidad y evitando así esta antaño inquebrantable barrera de entrada.

Beneficios fiscales

Las ventajas no acaban aquí, puesto que también existen numerosos beneficios a nivel fiscal que justifican el alquiler de dispositivos por encima de su compra habitual:

• Desgravaciones: la adquisición del IVA de bienes informáticos se produce una única vez, en el momento de la compra, mientras que el alquiler permite desgravar una cantidad fija de IVA durante todo el período de alquiler.
• Impuesto de Sociedades: las cuotas mensuales de ese contrato son deducibles en su totalidad, debido a que se computan como un gasto que pertenece a la empresa.

Su lado oscuro

Pero no es oro todo lo que reluce. Y es que, si bien la opción del renting es muy atractiva en un sinfín de casos de uso, existen algunas particulares situaciones en las que el alquiler de dispositivos se convierte en una opción no demasiado recomendable:

• Desconocimiento del funcionamiento legal de los contratos de renting: muchos de estos documentos incluyen numerosas cláusulas, primas, penalizaciones y demás detalles que han de ser examinados con cuidado para evitar que el renting acabe siendo una alternativa más cara y difícil de 'levantar' que una compra.
• Empresas que apuestan por la apertura: aunque contar con un proveedor de renting o leasing nos proporciona flexibilidad a la hora de incorporar nuevos equipos o cambiar los actuales, lo cierto es que tendremos que elegir en la lista de partners tecnológicos de esta empresa. Con ello, quizás no podamos contar con la tecnología que más nos interesa en un momento dado y tendremos que conformarnos con la alternativa equivalente de que disponga el proveedor.
• Empresas que tengan reservas de capital: una de las grandes ventajas del renting es que no hay que abonar el coste completo de los equipos de manera inmediata y que éste no impacta en la cuenta de resultados como deuda. Sin embargo, si nuestra empresa tiene reservas de capital suficientes y no se preocupa demasiado por el ajuste contable, hemos de tener en cuenta que el renting o leasing acaba saliendo más caro que una compra al uso, por lo que podremos ahorrarnos algo de dinero optando por el modelo de despliegue tradicional.