Así utilizo Google Calendar para aumentar mi productividad y reducir mis 100 horas de trabajo semanales a 35

Cuando la gente se entera de que dirijo una empresa de asistencia virtual de 8 cifras y que sólo trabajo 35 horas a la semana, siempre me preguntan cómo hago. La verdad es que me baso en una sola herramienta: la humilde aplicación de Google Calendar.

Solía trabajar 100 horas a la semana, pero reduje mis horas y nuestros ingresos aumentaron. Ahora soy mucho más feliz, y la aplicación de calendario me ha ayudado a conseguirlo.  

Cada cosa que hago está programada en Google Calendar, normalmente con 2 semanas de antelación. Cada lunes por la mañana sé exactamente cómo va a ser mi semana.

Esto me ayuda a ser militante con mi tiempo y a contabilizar cada minuto de mi día. Además, nunca termino un día cuestionando lo que realmente he conseguido o preguntándome dónde han ido a parar las horas.

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He descubierto que esta forma de trabajar es infinitamente más productiva que escribir listas de tareas

En mi sistema, las tareas menos prioritarias siguen haciéndose porque he programado un tiempo específico para completarlas (aunque esto sea quizás en una o dos semanas). Y todo lo que no debería hacer —es decir, todo lo que no contribuye directamente a nuestros objetivos empresariales—, se delega. 

Otra de las ventajas de utilizar el sistema de calendario es que también puedo revisar cómo he utilizado mi tiempo y reflexionar sobre si podría haber hecho las cosas de otra manera, lo que me permite aprender.

Yo decido qué tareas se incluyen en la aplicación

Una priorización eficaz me ayuda a evitar que me atasque con tareas administrativas o tareas que no son de mi competencia y de las que podría ocuparse mejor otra persona.

Utilizo la Matriz de Eisenhower, o la Matriz de lo urgente o importante, para saber qué debo hacer yo mismo, con carácter urgente, qué debo guardar para más adelante y qué tareas debo delegar o eliminar por completo.

Como equipo, utilizamos Monday.com para guardar todos nuestros objetivos y proyectos estratégicos, lo cual es una forma estupenda de almacenar y colaborar en proyectos importantes y decisiones estratégicas. 

Normalmente, un proyecto en Monday generará un montón de tareas, algunas de las cuales serán para mí. Identifico cuáles de estas acciones ayudarán a mi empresa a alcanzar su objetivo principal, que sonaumentar los ingresos y la retención de usuarios. 

Sólo las tareas que pueden vincularse a este objetivo se programan en mi calendario, normalmente para algún momento de las próximas dos semanas. Cualquier tarea que no contribuya directamente al objetivo se delega en otro miembro del equipo. 

Preparo mi agenda los días que trabajo en la oficina

Al igual que mi equipo, paso al menos un día completo en la oficina cada semana. Estos días suelen ser bastante intensos y están orientados a la interacción cara a cara con mis colegas.

Aunque hemos prohibido las reuniones innecesarias, algunas son inevitables y se programan deliberadamente en un solo día a la semana siempre que sea posible, ya que me permite estar completamente concentrado. Por el momento, tiendo a hacer mi jornada semanal de reuniones desde la oficina.

Desde el momento en que mi jornada laboral comienza a las 10:00, cada momento lo tengo previsto. Las reuniones se programan una tras otra, pero siempre trato de adelantarme al reloj, condensándolas en períodos más cortos siempre que sea posible. 

Todas las reuniones son individuales, con un objetivo muy concreto y acordado de antemano, y la mayoría sólo duran 15 minutos. Rara vez hacemos reuniones de grupo, ya que no creo que sean eficientes o eficaces.

El tiempo libre que gano acortando las reuniones lo utilizo para adelantar el día o para realizar otras tareas no urgentes pero importantes. 

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Cuando trabajo desde casa, dejo la tarde para el trabajo creativo

Ahora tengo un espacio de trabajo idéntico en casa y en la oficina para no tener que pasar la primera hora acostumbrándome a una configuración diferente, y para no tener que transportar cosas de un lado a otro. 

En ambos espacios de trabajo tengo un monitor de pantalla superancha para realizar varias tareas, una silla cómoda y ergonómica, un soporte para el Macbook y todos los adaptadores que necesito, además de auriculares con cancelación de ruido y un equipo HD/4K.

También me guardo las tareas que implican un alto nivel de concentración para cuando estoy en casa.

¿Por qué organizar mi tiempo de esta manera? Para aprovechar al máximo las horas del día es importante trabajar con los flujos naturales de productividad, y no contra ellos. Nuestra atención tiene picos y caídas a lo largo del día, por lo que resulta útil identificar los momentos en los que estamos más atentos. 

Yo he aprendido que se me ocurren mejor las ideas por la tarde, hacia las 16:00, y que estoy en el mejor estado de ánimo para hacerlo después de una comida saludable y un café o 2. 

No soy el único que organiza su día en función de sus niveles de energía. El jefe de Amazon, Jeff Bezos, organiza el suyo de forma que las reuniones de "alto coeficiente intelectual" estén terminadas y empolvadas antes de la hora del almuerzo. Y, como es más difícil tomar una decisión cuando es más tarde, después de las 5 de la tarde pospone cualquier decisión hasta el día siguiente.

Al final del día programo una parada dura, para darme un plazo definitivo y asegurarme de terminar el trabajo y poder pasar tiempo con mis tres hijos. 

Delegar los correos electrónicos según sea necesario

El correo electrónico es uno de los mayores asesinos de tiempo. Por eso mi asistente virtual Lisa tiene total autonomía sobre mi bandeja de entrada. 

Filtra todo lo que llega, eliminando prácticamente la necesidad de que yo me ocupe de ello, organizando mis correos electrónicos según su prioridad.

Al final de cada día, a las 5 de la tarde, me meto en la carpeta marcada como Prioridad 1 y atiendo todo lo que es urgente y requiere una respuesta. Me doy 50 minutos para atacar mi bandeja de entrada prioritaria, pero la mayoría de los días puedo hacerlo incluso más rápido.

Lo interesante de tratar mi bandeja de entrada como algo que puede esperar es que algunas cosas simplemente se hacen sin mi participación (lo que sugiere que no debería haber sido metido en copia en primer lugar). 

La mayor parte de la comunicación con mi equipo tiene lugar en Slack, que es mucho más rápido que conversar por correo electrónico, y más fácil de manejar para mí en los momentos libres entre las tareas. 

Tomar el control de mi jornada laboral

Mantener un horario de trabajo estricto requiere mucha autodisciplina y una cierta dosis de despiadada. Y puede que tu equipo tarde un poco en acostumbrarse al hecho de que, no, no puedes disponer de 10 minutos ahora mismo para ponerte al día. 

Pero planificar los días y las semanas para conseguir una productividad óptima, sin perder de vista los objetivos de la empresa, te acercará a su consecución y te dejará más tiempo para dedicar a las cosas que realmente importan: la familia y los amigos. 

Barnaby Lashbrooke es el fundador y director general de la empresa de asistencia virtual Time Etc, y autor del manual de productividad The Hard Work Myth.