Estos son los cuatro pasos que debes conocer si estás pensando en crear una empresa

El proceso para montar una sociedad no es complejo per se, pero sí exige una serie de pasos previos y unas cuantas gestiones. Obviamente, dependerá del tamaño, del tipo societario y de una multitud de particularidades, aunque hay varias cuestiones generales que te interesan si tienes planeado poner en marcha un negocio.

Por supuesto, debes considerarla financiación, el conocimiento y la experiencia en la actividad a la que te vas a dedicar y en el sector en el que vas a operar o los impuestos que te tocará pagar, entre otros factores. Sin embargo, en estas líneas nos centraremos en el proceso puro y duro para crear una empresa.

Para crear una empresa hay que subir cuatro escalones: elaborar un plan de negocio, elegir la forma jurídica, los trámites para la constitución y las gestiones para la puesta en marcha.

El plan de negocio

Si bien los otros tres pasos son legalmente ineludibles para montar una sociedad, el plan de empresa no es obligatorio. De hecho, hay casos en los que puede no ser necesario.

Por ejemplo, si te vas a quedar con el traspaso de una cafetería y ya tienes el dinero para hacerlo, quizá puedas evitar el plan de negocio. Sin embargo, te recomendamos que lo elabores. Es más, en la inmensa mayoría de negocios el plan de empresa es una herramienta imprescindible.

¿Qué debe contener un plan de negocio?

El plan de empresa identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio, así como se examina la viabilidad técnica, comercial y financiera del mismo. En ese documento se incluyen la planificación global y a largo plazo, la definición de la actividad comercial, la valoración de los riesgos, la capacidad financiera, la viabilidad del negocio, el estudio de mercado, etc.

En definitiva, se trata del instrumento que puede permitirtehacer realidad tu idea empresarial. De forma más concreta, el plan de negocio debe incluir dos grandes campos.

Un primer apartado general con:

1. Datos básicos de la empresa y del proyecto empresarial.
2. Promotores o productos y/o servicios.
3. Plan de producción.
4. Análisis del mercado.
5. Plan de marketing.
6. Organización y personal.
7. Plan de inversiones.

Un segundo centrado en los aspectos económicos:

1. Ingresos.
2. Gastos.
3. Inversiones.
4. Financiación.
5. Balance.
6. Cuenta de resultados.
7. Tesorería.

Elegir la forma jurídica

A continuación toca comprobar qué tipo societario es más apropiado para cada empresa. En este punto te tocará hacer un análisis de tu caso y valorar cuál te conviene más o bien dejarte asesorar por expertos.

Esa gestión no tiene por qué costarte dinero, ya que existen numerosos organismos, administraciones, patronales e instituciones que proporcionan apoyo en este sentido: la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, algunos ayuntamientos, las cámaras de comercio, la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa, etc.

Tipos de sociedades

A pesar de que no podamos aconsejarte qué forma jurídica se amolda mejor a tu proyecto, sí podemos contarte los tipos societarios que existen. Aunque se subdividen, forman tres grandes grupos:

1. Personas físicas, que pueden ser empresarios individuales (más conocidos como autónomos) o emprendedores de responsabilidad limitada, pero que en todo caso ejercen una actividad económica por cuenta propia,asumiendo tanto el control como el riesgo derivado de la misma.
2. Colectividades sin personalidad jurídica, que pueden ser comunidades de bienes o sociedades civiles.
3. Personas jurídicas, que es la figura que más se asocia con una empresa al uso. Son asociaciones voluntarias de personas físicas o jurídicas que desarrollan una actividad económica mediante la aportación de un capital social y cuya responsabilidad, salvo excepciones, está asumida por la propia sociedad.

Este último punto es el que se complica, puesto que subdivide como queda.

• Sociedades mercantiles:

1. Sociedad colectiva.
2. Sociedad comanditaria simple.
3. Sociedades de capital.
4. Sociedad de responsabilidad limitada.
5. Sociedad limitada de formación sucesiva.
6. Sociedad limitada nueva empresa.
7. Sociedad anónima.
8. Sociedad comanditaria por acciones.

• Sociedades mercantiles especiales (que están sujetas a obligaciones y derechos que no existen para el resto):

1. Sociedad laboral (limitada y anónima).
2. Sociedad cooperativa.
3. Sociedades profesionales.
4. Sociedad agraria de transformación.
5. Sociedad de garantía recíproca.
6. Entidad de capital riesgo.
7. Agrupación de interés económico.

La práctica totalidad de las personas que se lanza a emprender opta bien por ser autónomo bien por algún tipo de sociedad limitada. En ese sentido, debes distinguir entre las implicaciones que tiene ser persona física o jurídica

¿En qué se diferencia una de otra? Pues, básicamente, en las responsabilidades frente a terceros, en los trámites administrativos que requiere cada una, en el capital mínimo para su constitución o en los impuestos que se pagan por los beneficios.

Tienes que tener en cuanta que hay diferencias entre las personas físicas y las jurídicas. En la responsabilidad frente a terceros, la persona física:

• Asume el riesgo directamente.
• Dirige la empresa.
• No hay diferencia entre el patrimonio social y el individual; por lo tanto, la responsabilidad frente a terceros es ilimitada (salvo la vivienda habitual en el caso del emprendedor de responsabilidad limitada).

Mientras que en la jurídica, la que forma una sociedad:

• Hay diferencia entre el patrimonio de la sociedad y el propio de los socios.
• La responsabilidad frente a terceros está sujeta a la aportación de capital (salvo excepciones referidas a las sociedades colectivas y comanditarias).

En lo que se refiere a los trámites administrativos, las sociedades tienen que realizar las gestiones oportunas para la adopción de la personalidad jurídica, mientras que las personas físicas sólo han de efectuar las correspondientes al ejercicio de la actividad.

Respecto a la capital mínimo para la constitución, las personas físicas no necesitan aportar un montante de partida, mientras que las jurídicas sí, salvo excepciones.

En cuanto a la tributación de los beneficios, las personas físicas pagan sus rentas por actividades empresariales en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF); por su parte, las jurídicas, en general, lo hacen a través del impuesto sobre sociedades (IS).

Si decides montar una sociedad de responsabilidad limitada

Varias de esas formas jurídicas no son muy habituales, si bien hay otras que se ponen en marcha cada día a docenas. Hace unos años las populares SA, las sociedades anónimas, tenían un papel preponderante. Sin embargo, en la actualidad, las más numerosas son las sociedades de responsabilidad limitada.

Como es lógico, sería demasiado extenso hacer aquí una simulación de los respectivos procesos de creación de cada uno de los tipos societarios, pero resulta más que oportuno, factible y práctico contar cómo hacerlo en una sociedad de responsabilidad limitada.

La sociedad de responsabilidad limitada es aquella en la que el capital social, que se divide en participaciones sociales, indivisibles y acumulables, está integrado por las aportaciones de todos los socios, quienes no responderán personalmente de las posibles deudas sociales.

Además, esta forma jurídica:

• Es una sociedad de capital, cualquiera que sea la naturaleza o su actividad, con carácter mercantil y personalidad jurídica propia.
• Hay dos formas de constitución: telemática y presencial.
• La sociedad debe llevar un libro de inventarios y cuentas anuales, un diario (registro de las operaciones) y un libro de actas que recogerá todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.
• También llevará un libro registro de socios, en el que se harán constar la titularidad original y las transmisiones de las participaciones sociales.
• En cuanto a la denominación social puede ser:
  • Libre, debiendo figurar necesariamente la indicación sociedad de responsabilidad limitada, sociedad limitada o sus abreviaturas SRL o SL.
  • Y debe obtenerse a través del Registro Mercantil y, lógicamente, no se podrá adoptar una denominación idéntica a la de una sociedad ya existente.

Los miembros en la sociedad de responsabilidad limitada

La sociedad únicamente nombrará miembro, puede ser uno solo, a quien se halle inscrito en el correspondiente libro de registro.

Los socios tienen derecho a participar en el reparto de beneficios y en el patrimonio resultante de la liquidación de la sociedad, así como a tomar parte en las decisiones sociales y ser elegidos como administradores.

Los órganos sociales en la sociedad de responsabilidad limitada

Son dos:

• La junta general de socios, que expresa en sus acuerdos la voluntad social en todo lo que concierne a la sociedad, pero sin gestionar.
• Los administradores, que forman el órgano ejecutivo y representativo al tiempo que lleva a cabo la gestión administrativa diaria de la empresa y la representación de la entidad.

El capital en la sociedad de responsabilidad limitada

En esta forma jurídica:

• El capital social está constituido por las aportaciones de los socios y no puede ser inferior a 3.000 euros.
• Debe estar íntegramente suscrito y desembolsado en el momento de la constitución.
• Sólo pueden ser aportación social los bienes o derechos patrimoniales susceptibles de valoración económica, nunca trabajos o servicios.
• Las participaciones sociales no tienen el carácter de valores, no pueden estar representadas por medio de títulos o de anotaciones en cuenta, ni denominarse acciones.
• La transmisión de participaciones sociales se formaliza en documento público.

Qué trámites tienes que seguir para la constitución de la sociedad

Si te decantas por este tipo societario, necesitarás la certificación negativa del nombre de la sociedad -para lo que debes acudir al Registro Mercantil Central- y el Número de Identificación Fiscal (en Hacienda). Ante notario deberás pedir la escritura de constitución de la sociedad y entregarla después en el Registro Mercantil Provincial.

Gestiones para la puesta en marcha del negocio

Hay varios trámites que tienen carácter general:

• Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (en la Agencia Tributaria).
• Impuesto sobre actividades económicas (ídem).
• Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social (en la Tesorería General).
• Legalización del libro de actas, del libro registro de socios, del libro-registro de acciones nominativas y del libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad (en el Registro Mercantil Provincial).
• Legalización del libro diario y del libro de inventarios y cuentas anuales (ídem).
• Obtención de un certificado electrónico (antes las correspondientes autoridades de certificación).

Asimismo, hay otras gestiones que te tocará hacer en función de la actividad de tu negocio; son los siguientes:

• Licencia de actividad (en el ayuntamiento).
• Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros (depende del caso).
• Registro de ficheros de carácter personal (en la Agencia Española de Protección de Datos).

Además, si contratas trabajadores también te tocará lidiar con:

• Inscripción de la empresa (en la Tesorería General de la Seguridad Social).
• Afiliación de empleados (ídem).
• Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social Social (se repite de nuevo).
• Alta de los contratos de trabajo (en el Servicio Público de Empleo Estatal).
• Comunicación de apertura del centro de trabajo (en la Consejería de Trabajo correspondiente).
• Obtención del calendario laboral (en la Inspección Provincial de Trabajo).
• Registro de signos distintivos (en la Oficina Española de Patentes y Marcas).

Creación de la empresa por Internet

Finalmente, debes saber que la puesta en marcha de la sociedad de responsabilidad limitada de forma telemática es posible, tanto en lo que se refiere a los trámites de constitución como para comenzar la actividad. De esta manera, te evitas desplazamientos y logras un ahorro sustancial tanto en tiempo como en costes.

Cabe recordar que para las sociedades con capital social inferior a 3.100 euros se aplicarán aranceles notariales y registrales.

Además de hacerlo por tu cuenta —en casa, por ejemplo— para crear una empresa por Internet también puedes acudir a un Punto de Atención al Emprendedor (PAE), en donde deberás cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE). Si escoges este último sistema, sólo te quedará desplazarte a la notaría.