Así funciona 'Work from Anywhere', el sistema implantado por PayFit en plena pandemia que permite a su plantilla trabajar en remoto desde cualquier lugar, según sus trabajadores

La pandemia ha supuesto un cambio drástico en la manera de trabajar de muchos españoles, acelerando la implantación del teletrabajo y convenciendo de las ventajas del empleo en remoto a muchos trabajadores y también a sus jefes. En contraste con la cultura de presentismo hasta ahora habitual en las oficinas del país, las empresas comienzan a ver las ventajas de ofrecer más flexibilidad a sus empleados y experimentan con nuevos formatos laborales.

Un ejemplo de este cambio de paradigma laboral es PayFit, una compañía especializada en digitalización de recursos humanos de pymes, fundada en 2015 y presente en Francia, España, Alemania y Reino Unido. Payfit aplica desde julio de 2020 el sistema Work from Anywhere, con el que permite a su plantilla trabajar desde sus oficinas, desde sus casas o desde cualquier lugar y con horarios flexibles.

"Es un proyecto que teníamos en los cajones dede hace ya bastante tiempo y que sabíamos que en algún momento íbamos a implementarlo", destaca su máximo responsable en España, Yoann Artus. El directivo señala que ya antes del coronavirus ofrecían a sus empleados la posibilidad de hacer teletrabajo con flexibilidad, aunque destaca que la pandemia les ha obligado a ir más allá de ese modelo previo tras consultarlo con su plantilla.

"Primero seguimos las normas del Gobierno y mandamos a todo nuestro equipo a trabajar desde casa, porque eran las normas que habría que seguir en este momento, y rápidamente nos dimos cuenta de que no bajaba para nada la productividad de nuestros equipos, sino en algunos casos incluso al contrario", explica Artus. El responsable afirma que muchos de sus empleados estaban mucho más tranquilos y satisfechos al poder conciliar su vida laboral y profesional.

Flexibilidad para mejorar la satisfacción de los empleados y la captación de talento

Por ello, tras el fin del confinamiento estricto, realizaron una encuesta a toda su plantilla, preguntándoles si preferían teletrabajar todo el tiempo, volver definitivamente a la oficina o aplicar un modelo flexible que les permitiese elegir desde dónde trabajar. "Y ahí nos dimos cuenta de que un 90% de nuestros empleados estaban lógicamente apostando por esta opción flexible y ahí es cuando decidimos lanzar el Work from Anywhere", añade.

"Si quieren venir a la oficina, tenemos una oficina en condiciones para ellos; si quieren trabajar en su casa, lo pueden hacer; si quieren irse en una semana a casa de sus padres en el campo lo pueden hacer; si quieren irse de vacaciones 2 semanas y porque los vuelos son un poco más baratos saliendo 4 días antes, que lo puedan hacer teletrabajando desde su lugar de vacaciones y ampliando un poco este período", señala el country manager de PayFit.

Ante este cambio, Yoann Artus asegura que la flexibilidad es una de las principales fuentes de satisfacción para sus trabajadores. "Esta apuesta por nuestra parte de empoderarles en gestionar desde donde trabajan, en qué horarios trabajan dentro de un cierto límite lógico y de sentido común, y según los departamentos en los que están, hace que estén supercontentos y supersatisfechos con su trabajo", detalla.

PayFit ha desarrollado un software que permite a las pymes automatizar la creación de nóminas, además de facilitar el fichaje digital tras la entrada en vigor de la Ley de Registro Horario y de contar con un nuevo módulo que facilita reuniones telemáticas dentro de la empresa. "La misión que tenemos es hacer del trabajo una fuente de satisfacción para todos automatizando todo lo que se puede automatizar en los departamentos de recursos humanos", afirma Artus.

Además, el responsable en España de PayFit destaca que la puesta en marcha de Work from Anywhere ha reforzado su retención de talento, aunque reconoce que sus números ya eran muy bajos al ser una empresa joven y con especial cuidado al empoderamiento de empleados. No obstante, sí destaca que este nuevo sistema les ha ayudado a mejorar la captación de talento, asegurando que su modelo de trabajo flexible en ubicación y horarios es un factor decisivo para atraer nuevos empleados.

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"Tengo el ejemplo concreto de una persona que recluté en mi equipo directo hace 3 o 4 meses, que tenía 2 ofertas en la mesa para empresas similares, puestos similares, salario similares, y el factor clave en su decisión ha sido que teníamos esta política, porque en este caso ella es madre y era un tema muy importante para ella tener esa flexibilidad de teletrabajar desde casa, venir con flexibilidad, ir a recoger a su hijo al cole, luego seguir trabajando", desvela Yoann Artus.

No obstante, Artus explica que un 40% de sus empleados siguen yendo a la oficina por varios motivos. "Uno, porque tenemos un equipo muy joven que necesita esta interacción social y para los que el lugar de trabajo no deja de ser un lugar de intercambio donde se generan amistades profesionales, también tenemos unas condiciones de trabajo que son agradables, hay una mesa de ping pong en la oficina, hay comida y café para todos y creemos que ayuda a que los empleados decidan venir más a la oficina".

Además, el responsable de PayFit en España afirma que es posible aplicar su modelo en otras empresas. "En fundamento, cualquier empresa puede aplicar a una política similar, lógicamente, descartando los sectores donde la presencia es imprescindible", señala, aunque precisando que, dentro de sectores de cara al público también hay departamentos que pueden aplicar modelos más flexibles.

"Invitamos a todas las empresas que lo pueden aplicar a animarse, porque al final, en el balance entre la inversión que supone para la empresa versus los beneficios que aporta, el nivel de satisfacción de los empleados y también de rendimiento por su parte, en nuestra opinión merece mucho la pena", asegura Yoann Artus, que destaca que están pensando en su próximo paso, dado que Work from Anywhere solo puede aplicarse en países donde PayFit tiene sede debido a las limitaciones legales actuales.

Así se trabaja en PayFit desde un pueblo de Málaga o de Irlanda del Norte

Para comprobar la experiencia de los trabajadores de PayFit que se han acogido a su sistema Work from Anywhere, Business Insider España contacta con Álex Sánchez, software engineer en PayFit España que trabaja desde un pueblo de la provincia de Málaga, y Xavi Ramírez, product builder en la compañía desde un pueblo a 15 minutos de Belfast, en Irlanda del Norte (Reino Unido).

"Cuando vi que PayFit ofrecía este sistema de poder trabajar desde cualquier lugar, pues fue como un match perfecto", explica Álex Sánchez, que destaca que ese sistema flexible fue lo que le convenció para trabajar en la compañía, dado que trabajaba en Barcelona y quería trasladarse a Málaga, donde reside toda su familia, y encontró en PayFit una mentalidad alineada con la suya y la posibilidad de desplazar su puesto de trabajo sin mayores dificultades.

"Yo entré en plena pandemia, he pasado todo el proceso con ellos en remoto, aunque he conocido a los compañeros en persona y todo lo que es el tema de onboarding era muy personal, aunque fuese en remoto", explica el ingeniero de software, señalando que la relajación de restricciones le ha permitido conocer en persona a sus compañeros sin los inconvenientes de un modelo totalmente en remoto o presencial, dado que la compañía les paga viajes para reuniones y workshops presenciales.

Entre las ventajas de Work from Anywhere, Sánchez destaca la flexibilidad que le ofrece y también la confianza que reciben de la empresa. "Te dan la flexibilidad, pero obviamente tú tienes responsabilidad como profesional de responder también a la empresa, entonces yo creo que hay una relación muy buena entre la empresa y nosotros", explica, asegurando que este sistema le permite desarrollar su vida personal según sus necesidades siempre que cumpla en su trabajo.

Además, Álex Sanchez considera que este sistema ayuda a la captación, destacando que en su caso fue el factor decisivo. "Sin duda, sobre todo el mundo tecnológico que no hay paro, es un punto clave en la parte de beneficios para decantarte hacia una u otra empresa, cuando hay muy buenas ofertas en el mercado, son esos detalles los que realmente te hacen decantarte", añade, resaltando que el bienestar personal del empleado también beneficia a la empresa.

En cuanto a posibles inconvenientes, el ingeniero destaca que no encuentra ninguno, salvo procesos que deben adaptarse a este sistema. "Por eso es importante que este proceso venga desde la empresa, siempre digo que no es lo mismo que la empresa sea remote first a que sea remote friendly, para que esté centrada en remoto y todos los procesos se pueden realizar de forma remota, que es el caso que tenemos en Payfit", señala.

De cara a la implantación de formatos similares en otras empresas, Álex Sánchez considera que la clave es el nivel de digitalización de las empresas o su capacidad económica para esa transformación, lo que afirma que puede motivar a muchas empresas a volver a presencial tras la pandemia. "Lo que ahora deben hacer esas empresas más analógicas es intentar empezar a trabajar más en sus procesos, no hace falta hacerlo todo a la vez", asegura.

En el caso de Xavi Ramírez, el proceso fue diferente. Tras buscar durante más de un año un piso asequible en Barcelona, decidió en dejar su trabajo en PayFit en febrero de 2020 para mudarse a Irlanda del Norte con su pareja, que había encontrado empleo allí. "En aquel momento yo estaba en un proyecto importante y entonces me pidieron que si podía estar trabajando un par de meses en remoto para acabar el proyecto", explica.

"Cuando llegó el momento del final del contrato, ya había explotado todo el tema del coronavirus, las empresas habían empezado a reducir gastos e incluso a reducir plantilla y, como yo en aquel momento era probablemente la segunda persona más experimentada del equipo, pensamos que por causa de la pandemia, a mí seguramente me iba a costar más encontrar trabajo y a ellos les iba a costar encontrar una persona que pudiese aportar lo que yo aportaba en aquel momento", añade. 

Desde entonces, Xavi Ramírez ha seguido trabajando desde un pueblo a las afueras de Belfast y destaca que no tiene planes de volver a España dado que se encuentra a gusto, aunque reconoce que los inicios fueron duros. "Esto no iba a ser algo permanente, pero sí que ha acabado siéndolo y sí que es verdad que la adaptación inicial fue un poco difícil, porque no estaba acostumbrado a este nivel de trabajar en remoto", dado que antes solo teletrabajaba esporádicamente.

"Me obligó a crearme una oficina en casa, marcarme los horarios bien y, en definitiva, mejorar mi organización personal, y creo que con el tiempo seguramente haya sido bastante positivo a nivel personal, y a nivel laboral pues un poco sigue igual, pero sí que el hecho de estar en casa al final te da esa libertad de ahorrarte los tiempos de desplazamiento, poder organizarte tú mismo, poder atender si viene alguien a casa", destaca Ramírez. 

"Vine aquí en febrero del 2020, recuerdo que el día que llegué de Irlanda empecé a leer las noticias de los primeros contagiados en España y pensé 'uf, me he librado', pero al final no se ha librado nadie. Entonces sí que es verdad que, como los primeros meses estábamos todos en remoto 100%, fue una experiencia que compartimos todos". Sin embargo, al decaer las restricciones en España, Xavi Ramírez señala que comenzó a notar diferencia respecto a sus compañeros. 

"Cuando ya han empezado a volver a la oficina, sí que ha habido momentos en los que me empezaba a sentir un poco fuera de lugar, en el sentido de que ellos tienen una relación que va avanzando, mientras que la mía se restringe  a las reuniones de trabajo, pero cuando esto lo expresas al equipo y el equipo se da cuenta, todos ponen más de su parte", añade. De hecho, Ramírez pudo visitar en junio a sus compañeros en Barcelona a pesar de las restricciones en Reino Unido para regresar desde España.

Aunque destaca que este sistema exige un cambio de mentalidad, el product builder de PayFit considera que se puede extender a otras empresas. "Creo que es algo que sí que se puede extender a más sectores y además creo que es bastante positivo porque todas las ventajas que he encontrado en mi día a día son cosas que quizás no había ni imaginado hace 3 años que por mi formación iba a acabar trabajando de esta manera, y ahora me costaría imaginarme haciendo otra cosa", recalca.