La metodología Kaizen como palanca para trabajar mejor en equipo

Trabajar en equipo no es siempre sencillo. Se deben manejar egos, personalidades muy dispares, perfiles distintos con aproximaciones opuestas e intereses no siempre compartidos. Y, sin embargo, trabajar en equipo es fundamental en una era en la que el mercado demanda agilidad extrema y una fluidez entre grupos de expertos nunca antes vista.

Todos conocemos algunos principios básicos a la hora de trabajar en equipo de forma eficiente. Debemos estar abiertos a opiniones y comentarios, con actitud positiva, siendo flexibles y yendo al grano en las sesiones donde debemos participar y ser sinceros sobre las necesidades y retos de la compañía. Todo ello en un ambiente informal, respetando las opiniones ajenas y fomentando una suerte de sentimiento de unidad y pertenencia al grupo.

Con el objetivo de fomentar esta colaboración dentro de las organizaciones han surgido numerosas metodologías de trabajo ágil, como el planteamiento ‘lean’. Pero existe una filosofía concreta que facilita como ninguna el interés del grupo sobre el individual, sacando lo mejor de cada integrante del equipo. Una en la que el objetivo es sacar mejores resultados con el grupo que la simple suma del valor de cada miembro.

Hablamos de los eventos Kaizen. En japonés, esta palabra significa “cambio continuo” o “cambio hacia mejor”, reflejo de lo que toda empresa busca. Se trata por tanto de una metodología de mejora continua, aplicada de forma gradual y ordenada.

Los principios ‘Kaizen’

• Involucrar a todas las personas de la organización.
• Trabajar juntos para hacer mejoras.
• Sin realizar grandes inversiones de capital.

Cómo funciona

Los Eventos Kaizen se realizan periódicamente mediante la participación de un equipo de personas de la Compañía de diferentes áreas. En este grupo es imprescindible incluir a personal que intervenga directamente en el proceso en concreto que se quiera mejorar.

Por ejemplo, podemos iniciar un evento Kaizen en las siguientes situaciones:

• Cuando existe un problema de calidad.
• Para mejorar la distribución de las áreas.
• Para reducir tiempos de preparación.
• Si hay que reducir el tiempo de respuesta a clientes, sean intenos o externos.
• Para mejorar el orden y limpieza.
• Con el fin de hacer eficientes el uso de los equipos.

Una vez definido el proceso a mejorar los pasos para desarrollar una mejora mediante un Evento Kaizen son los siguientes:

1. Identificar y documentar la mejora que se quiere realizar. Establecer el objetivo a conseguir.
2. Formar un equipo, preferiblemente de diferentes áreas. Siempre incluir personal en contacto directo con el proceso.
3. Análisis en el terreno del problema, el equipo se desplaza físicamente a donde se realiza el proceso. Cada integrante apuntará todo lo que se le ocurra como mejora.
4. Realizar en equipo una “tormenta de ideas”, clasificando cada una de ellas según su repercusión y esfuerzo.

Tras este proceso se genera un gráfico donde ponderamos el impacto de cada una de las ideas para mejorar el proceso definido, y lo comparamos con el esfuerzo en implantarlas. De este modo nos salen cuatro cuadrantes:

• Clase A: Mucha repercusión y poco esfuerzo.
• Clase B: Poca repercusión y poco esfuerzo.
• Clase C: Mucha repercusión y mucho esfuerzo.
• Descartados: Poca incidencia y mucho esfuerzo.

Cada integrante comenta cada una de sus ideas y en consenso con el grupo se van colocando en el cuadrante que corresponda. En muchos casos diferentes miembros del equipo tiene la misma idea lo que fomenta el espíritu de equipo y afianza la metodología en la compañía.

Una vez colocadas todas las ideas en los cuadrantes definidos pasamos a planificar su desarrollo. Las ideas Tipo A han de ser implantadas de manera inmediata. El esfuerzo es mínimo y su repercusión es importante, por lo que tendremos resultados a muy corto plazo.  Por su parte, hemos de valorar las ideas Tipo B si merece la pena tomarlas en cuenta y si es así implantarlas de manera inmediata. Por último, hemos de planificar en el tiempo las ideas Tipo C valorando su esfuerzo e inversión necesaria para su implantación.

[Fuente: CEREM Business School]