He probado la mejor rutina de productividad de Harvard: cómo ha influido en mi trabajo y qué hábitos he mantenido

Al ser autónomo, muchas veces no tengo una estructura establecida para cada día.

En un intento de evitar quedarme toda la noche escribiendo y crear un horario de trabajo más "normal", decidí adoptar el "truco de productividad más útil" de Harvard: el timeboxing. 

Este método de productividad consta de tres pasos: el volcado cerebral o brain dumping, el establecimiento de prioridades y la planificación diaria. 

El brain dumping consiste en volcar todos los pensamientos en algún medio, ya sea en papel, en digital o grabándolo. Se pueden escribir las tareas que se tienen que hacer, conceptos para futuras ideas o cualquier cosa que merezca la pena conservar. 

Lo segundo es establecer las tres prioridades de cada día para no perder de vista cuáles son los objetivos más importantes.

Por último, la planificación del día. Esto supone el elemento clave de este sistema y requiere programar el día por horas, desde que te despiertas hasta que te acuestas. 

Después de que la empresa tecnológica Filtered publicara un estudio sobre el timeboxing, Harvard Business Review lo ha reconocido como el truco de productividad más útil: "puede que sea la habilidad práctica más importante que puedas desarrollar como profesional a día de hoy". 

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He utilizado el método más de una semana para comprobar si aumentaba mi productividad, lo que era útil y lo que funcionaba realmente. 

Preparación mental

El beneficio más inmediato que he observado al utilizar el método del timeboxing ha sido la preparación mental para cada día. Algunos días están más saturados de actividades que otros y saber lo que te espera ayuda a tener la mentalidad adecuada para cada momento. 

A menudo rellenaba la hoja de timeboxing justo después del primer café del día, ya que era para mí el momento perfecto para preparar mi mente. 

El paso del análisis o descarga mental no me aportaba mucho, pero designar las prioridades y asignar el tiempo a las tareas era realmente eficaz. Por ejemplo, saber si el día que tenía por delante implicaba escribir mucho o si iba a estar gestionando más el correo, me preparaba mentalmente para abordar esas actividades.  

Reducción de la procrastinación

Una vez terminada la planificación, me ponía inmediatamente con la tarea que tenía asignada para ese momento. 

Esto me ayudó a evitar la procrastinación matutina, de la que soy víctima con demasiada frecuencia. Tenía claro qué debía hacer y cuándo, y si me desviaba de ese camino, me sentía culpable. De esta manera, tenía todo el día organizado para cumplir con las prioridades. 

El timeboxing se parece a otro método de productividad, el body doubling, en el que estudias o trabajas con otra persona para rendirle cuentas. Las tareas te las pones tú mismo, pero otra persona puede echarte la bronca si no las has cumplido. 

Esta técnica te ayuda a comprender mejor el tiempo que te lleva cada tarea. Cuando empecé este sistema, a menudo me excedía o me quedaba corto en la cantidad de cosas que podía acometer cada día. 

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Ahora mis estimaciones son más precisas y eso me ayuda también a planificar mejor el ocio y mi tiempo libre. 

Más tiempo con familia y amigos

Antes rechazaba más planes con mi familia o amigos porque no sabía cuándo iba a terminar el trabajo que tenía por delante. Ahora empiezo a comprender mejor cuánto tiempo necesito dedicar a las distintas tareas. 

Este método también me ha ayudado a reconocer cuándo he cumplido –o me he excedido–. Si me he marcado 8 horas y las he completado, es hora de dejarlo. Antes de regularme el horario, me quedaba trabajando hasta que ya no podía más y necesitaba desconectar. 

Uno de los mayores beneficios que he visto del timeboxing es establecer límites. Antes registraba mis horas trabajadas, pero a menudo se me olvidaba cuánto había hecho exactamente. El sistema de Harvard es más fácil de seguir porque es tan simple como "empezar a esta hora" y "terminar a esta hora". 

Planificación no apta para imprevistos

Tardar demasiado en completar una tarea se convierte en un problema dentro de la planificación diaria. 

Una vez que te das cuenta de que te has excedido en una de las actividades que tenías para el día, pero aún no has terminado, te planteas un ultimátum: continuar con el trabajo o respetar el método. 

A menudo no tengo más remedio que continuar con mi trabajo, aunque con un inminente sentimiento de culpa. 

Por el contrario, si terminaba una tarea demasiado rápido, tenía la percepción de que podía descansar hasta que llegase la hora de ponerme con la siguiente tarea. 

Tenía una sensación de tiempo libre similar a la que tenía cuando estaba en el colegio, sin trabajo que hacer. 

El timeboxing no se presta a un estilo de vida imprevisible. Un día me asignaron un trabajo con un margen de 2 horas, justo antes de que se me rompiera el portátil. La simultaneidad de estos dos hechos echaron por la borda toda la planificación de aquel día. 

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Mis prioridades cambiaron, mis franjas horarias cambiaron y mi cerebro tenía muchas más cosas que volcar. En este caso, tuve que olvidarme del truco de la productividad y pasar al modo supervivencia. 

Por estas razones, creo que el método timeboxing debe utilizarse más como una guía que como una ley, porque se evita el sentimiento de culpa y de falta de rumbo y permite la flexibilidad frente a imprevistos. 

¿Continuaré con el timeboxing?

En el futuro, sí que mantendré algunos elementos de este sistema.

Establecer prioridades me ha servido para cumplir objetivos a corto y largo plazo, al igual que a establecer una lista de tareas. La asignación del tiempo para cada actividad también ha mejorado mi productividad, solo me queda luchar contra los sentimientos de culpa o de falta de rumbo que pueden desprenderse de ella. 

Sin embargo, la sección brain dump o volcado de mente, me pareció simplemente inútil. No tenía muchas cosas que "descargar" a primera hora de la mañana. En cambio, utilizaba esa estrategia para anotar ideas a lo largo del día. Si se me ocurría algo o tenía que revisar cosas, las apuntaba para que no se me olvidasen. 

La planificación del tiempo es una gran herramienta, pero no debería ser una ley estricta. Me ayudó a estructurar mis días, a mejorar mis habilidades de gestión del tiempo y a aumentar mi productividad en general. 

Suelo hacer muchas cosas, aunque me sienta un poco culpable, cunado, no las hago.