Cómo añadir una firma electrónica a documentos PDF para no tener que ir a las oficinas de la Administración

Actualmente hay una enorme cantidad de trámites administrativos que se pueden realizar telemáticamente utilizando un certificado digital o un DNIe para realizar una firma electrónica, como la declaración de la renta. De esta manera se puede verificar que eres tú quien está realizando dichos trámites. Esto evita que tengas que desplazarte a las oficinas de la administración —o de otros organismos— para realizar trámites.

Según el Portal de Administración Electrónica, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico que permiten identificar al firmante del mismo. Básicamente, asegura que nadie se haga pasar por ti haciendo un garabato en un documento que tienes que entregar por internet.

Para añadir una firma electrónica a un documento es necesario contar con un certificado digital o con un DNI Electrónico y un lectorpara que el ordenador pueda utilizarlo y verificar tu identidad. Esto es indispensable, ya que si no, no se puede realizar una firma electrónica válida a efectos legales.

Cómo añadir una firma electrónica a un documento

Como has leído, lo primero es tener un certificado electrónico o un DNI electrónico y un lector para este. Una vez tengas uno de estos dos mecanismos para verificar tu identidad, ya estás listo para poner tu firma electrónica en cualquier tipo de documento.

Para que te hagas una idea, esta firma electrónica se realiza mediante una aplicación, que realiza un resumen del documento —extremadamente breve— el cual es único para cada documento, para después codificarlo y unirlo junto con el documento en un único y nuevo archivo.

Por una parte, se pueden firmar documentos electrónicos rellenándolos desde la web de la Administración, ya que al acceder a esta utilizando uno de los dos métodos de verificación citados antes, el proceso se realiza automáticamente al presentar telemáticamente el documento al acabarlo.

Sin embargo, si lo que quieres es firmar un documento que no estás rellenando online y al que no has accedido mediante la web de la administración, la aplicación Autofirma es la mejor opción.

Firma tus documentos con Autofirma

Autofirma es una aplicación del Ministerio de Hacienda que se encarga de firmar los documentos que selecciones de manera sencilla, ya que solo requiere que escojas los documentos en los que quieras firmar.

La propia aplicación es la que escogerá automáticamente el formato de la firma que debe aplicar. Para ello, el certificado electrónico debe estar instalado en el almacén de certificados. O bien puedes seleccionarlo manualmente si tienes el archivo a mano.

Si tienes varios certificados electrónicos, podrás seleccionar cuál es el que quieres utilizar para cada documento, así como elegir si hacer la firma visible dentro del archivo o bien si insertar una marca visible dentro de este. Para añadir una firma electrónica debes seguir los siguientes pasos.

• Descarga Autofirma para Windows, Linux o Mac
• Instala el programa
• Selecciona el documento que quieres firmar
• Selecciona el certificado con el que quieres firmar.

Una vez hayas hecho esto, Autofirma te notificará de que los documentos que has seleccionado han sido firmados, y desde ese momento, tendrán validez legal para poder presentarlos frente a la administración o cualquier otro organismo que lo requiera.