Cómo ordenar tu vida digital y tener tus documentos a salvo

Cuando no había ordenadores había técnicas, aún usadas para libros y documentos en papel, para evitar el caos, pero tenerlo todo en digital no significa que esté ordenado. El caos puede ser tanto o más, ya que además no lo ves físicamente y se tiende a dejarlo ahí, al no ocupar espacio físico. Con la cantidad de documentos, imágenes, vídeos, recursos, etc., más vale tenerlo todo en su sitio y gestionarlo adecuadamente, por no hablar de la ciberseguridad. 

Además, en nuestra era moderna, la vida real y la vida digital van de la mano, de tal manera que lo que ocurre en una se refleja automáticamente en la otra. Esta integración a veces puede resultar abrumadora, especialmente cuando se trata de mantener el orden en tu vida digital, y requiere de un cuidado, igual que lo haces con tu casa. Si te resulta complicado mantener en orden tu espacio físico, ¿cómo manejar el desafío de organizar tu vida digital sin sucumbir en el intento?

Pero no te preocupes, ordenar tu vida digital es más sencillo de lo que parece. Con algunos ajustes y la ayuda de herramientas adecuadas, lo que antes parecía imposible, ahora es totalmente alcanzable. Así que, ¡manos a la obra! 

Las aplicaciones que te van a echar un cable

Para notas e ideas

Lo primero es no tener tus notas esparcidas por todos lados. Una herramienta esencial en la organización de tu vida digital es Evernote. Esta aplicación es increíblemente útil para capturar, acceder y compartir casi cualquier tipo de información. Disponible para dispositivos Mac, PC, iOS y Android, Evernote te permite sincronizar información en todos tus dispositivos, facilitando el acceso y la búsqueda de tus datos en cualquier momento y lugar. 

Además, Evernote es capaz de buscar palabras dentro de documentos, PDF, imágenes e incluso notas escritas a mano, lo que la convierte en una herramienta indispensable para mantener tus notas y documentos bien organizados.

Mantén limpio tu correo electrónico

Un buzón de correo desordenado puede ser una fuente importante de estrés y desorganización. Utiliza filtros y etiquetas para mantener tu correo electrónico organizado. Herramientas como Gmail ofrecen opciones robustas para categorizar y priorizar tus mensajes, asegurando que siempre encuentres lo que necesitas sin perder tiempo buscando en un mar de correos. Y no acumules innecesariamente, criba bien los correos útiles y cada semana borra los innecesarios. También puedes crearte una cuenta para trabajo y cuestiones importante y otro donde se acumulará todo el spam y correos no importantes. 

Para archivar y ordenar es fácil y gratis

Google Drive es otra herramienta fundamental para la gestión de documentos digitales. Al crear una cuenta de Google, automáticamente obtienes acceso a Google Drive, ofreciéndote 15 GB de almacenamiento gratuito. Este servicio es ideal para cargar y compartir archivos en línea, y su diseño orientado a equipos y lugares de trabajo lo hace perfectamente adaptable a múltiples dispositivos y plataformas.

También tienes Dropbox, que te permiten almacenar documentos, fotos y otros archivos importantes en un espacio seguro y accesible desde cualquier lugar. Esto no solo libera espacio en tus dispositivos físicos, sino que también te brinda una mayor flexibilidad para acceder a tus documentos cuando los necesites.

Para automatizar y hacer tu vida más sencilla

Para una gestión eficiente y automatizada de tareas, Zapier es una excelente opción. Esta plataforma en línea te permite conectar tus aplicaciones y servicios favoritos, creando flujos de trabajo automatizados denominados Zaps, que pueden realizar acciones automáticamente cada vez que se produce un evento desencadenante, como guardar archivos adjuntos de correos electrónicos directamente en Google Drive, simplificando y organizando tu vida digital de manera significativa.

Digitaliza documentos físicos

Para reducir el desorden físico y mejorar la eficiencia, digitaliza los documentos importantes. Utiliza un escáner o incluso tu teléfono móvil para convertir documentos físicos en digitales. Esto no solo ahorra espacio, sino que también facilita la búsqueda y el acceso a estos documentos cuando los necesites, independientemente que te quedes con alguno, por necesidad o comodidad de acceso directo, físicamente. 

Las claves para mantener tu vida digital en orden

El primer paso para organizar tu vida digital es hacer un inventario de tus dispositivos, aplicaciones y archivos. Revisa cada dispositivo y determina qué aplicaciones y archivos son realmente necesarios. Este paso es crucial para entender con qué estás trabajando y para tomar decisiones informadas sobre qué conservar y qué eliminar.

Por otro lado, una manera de reducir el desorden digital es desactivando las notificaciones innecesarias. Al limitar las notificaciones solo a las aplicaciones más importantes, podrás concentrarte mejor en tus tareas y mantener un ritmo de vida más activo y organizado.

Limpia y no mires para otro lado

Mantener tus dispositivos limpios y organizados es esencial para una vida digital ordenada. Regularmente, revisa y limpia tus carpetas de correo electrónico, escritorio y descargas. Elimina o mueve archivos que ya no necesitas y crea un sistema de carpetas que clasifique eficazmente tus archivos, para mantener tu dispositivo libre de desorden y funcionando sin problemas.

Elimina lo que ya no necesitas y asegúrate de que todo esté debidamente etiquetado y almacenado en la ubicación correcta. Esto te ayudará a mantener un espacio de trabajo digital limpio y eficiente. Haz lo mismo con tus redes sociales, eliminando directamente las que no uses, y el resto, ordenando qué tienes, qué borrar o cómo gestionarlas para que no supongan un cajón desastre social. 

Seguridad y respaldo de datos

La seguridad de tus documentos digitales es primordial. Utiliza contraseñas seguras y considera herramientas de autenticación de dos factores para tus cuentas más importantes. Además, asegúrate de tener copias de seguridad de tus documentos más importantes. Herramientas como Time Machine para Mac o Backup and Sync de Google pueden automatizar este proceso. Incluso puedes encriptar los documentos  más vitales e importantes. 

Organiza tu vida… y la digital también

Un error común al organizar archivos es comenzar con los más antiguos. Mi recomendación es que empieces por los archivos más recientes, ya que serán los que mejor recuerdes y te tomarán menos tiempo organizar. Deja los archivos más antiguos para el final y concéntrate en mantener en orden lo más actual.

Ya verás como con estas medidas sencillas y las aplicaciones que te facilitan el proceso, se acabó el caos de tener un escritorio lleno de archivos desconocidos o un smartphone a punto de colapsar por la acumulación de fotos y documentos antiguos. 

Otras medidas que cambiarán tu vida

Gestiona tus suscripciones y servicios online

Puedes realizar otras acciones complementarias, por ejemplo, revisando regularmente tus suscripciones y servicios online. Cancela aquellos que ya no utilizas y organiza los que mantienes. Esto no solo te ayudará a ahorrar dinero, sino que también simplificará tu vida digital al reducir la cantidad de información y notificaciones que recibes.

Edúcate tú y educa a otros en la gestión digital

Comparte tus conocimientos y habilidades en la gestión digital con amigos, familiares y colegas. Al enseñar a otros, también reforzarás tus propias prácticas y podrás aprender nuevas estrategias a través de la interacción con otros, para que al compartir no haya errores por el desorden o la inseguridad. 

Y siempre estate al día de las novedades en ordenación de datos y seguridad de los mismos, más aún en este momento con la revolución de la inteligencia artificial, que te puede organizar todo de manera rápida y eficiente. Recuerda que es un mix entre filtración, ordenación y mantener seguros esos datos ante posibles hackeos o problemas propios informáticos.