Qué pasa con nuestros datos personales en el ámbito laboral, tras la entrada en vigor del registro de jornada obligatorio

• Fichar no significa que la empresa no deba garantizar la privacidad de los trabajadores y la protección de sus datos personales  
• El empresario debe informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos
• Un incumplimiento del deber de información podría suponer una sanción elevada para la empresa.

Con carácter general, el tratamiento de los datos personales de los trabajadores por parte de la empresa durante la relación laboral debe atender a los usos y finalidades para las que se obtuvieron, principalmente la gestión de la propia relación laboral.

Ello no significa que “todo vale” a la hora de tratar los datos de los empleados por parte del empresario, ni que el tratamiento de datos pueda estar disfrazado bajo una apariencia de necesidad laboral o comercial.

Por lo tanto, será necesario prestar atención a los requisitos legales que han de cumplirse por parte de la empresa para recoger y tratar esos datos de sus trabajadores.

Concretamente y de la mano de CECA Magán vamos a analizar la conexión entre la normativa protectora de datos personales con la normativa laboral, en este caso, con motivo de la reciente obligación legal de implantar en las empresas un registro diario de jornada exigible desde el pasado 12 de mayo.

1. ¿Quién es el responsable del Tratamiento de los datos de los trabajadores? 

El Responsable del tratamiento de los datos personales es quién determina los fines y los medios del tratamiento. Es decir, quien decida el “porqué” y el “cómo” se van a tratar los datos. Por lo tanto, el Responsable del Tratamiento de los datos tratados para el registro de la jornada laboral será la empresa empleadora, sin perjuicio de la necesidad de analizar los supuestos concretos de las ETT y empresas usuarias, empresas contratistas y subcontratistas, así como en los supuestos de teletrabajo y trabajo a distancia. 

2. ¿Cuál es la base de legitimación para el tratamiento de los datos personales con el fin de registrar la jornada laboral de los trabajadores?

El tratamiento de datos personales con la finalidad de registrar la jornada laboral responde al cumplimiento de una obligación legal. .

3. ¿Durante cuánto tiempo debe conservar los datos la Empresa?

La empresa Responsable del Tratamiento está obligada a conservar los registros derivados del control de la jornada laboral durante 4 años, y permanecerán en todo momento a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Por ello, es necesario que las empresas cuenten con una Política de Destino de los Datos Personales, en la que se determinen los plazos de conservación y, posterior bloqueo de los datos, hasta su definitiva destrucción.

4. Cumplimiento del deber de informar a los trabajadores. 

El empleador no necesita recabar el consentimiento de los empleados para instaurar dicha medida y tratar sus datos personales para el registro de su jornada laboral. No obstante, que no sea necesario el consentimiento para llevar a cabo el tratamiento, no supone en ningún caso una exención al deber de información que debe cumplirse en todo caso por parte de la empresa.

5. ¿Todos los métodos de registro de jornada son válidos? 

La normativa que regula esta cuestión da total flexibilidad a las empresas para adoptar los medios o métodos que considere oportunos para registrar la jornada laboral, ya sea mediante sistemas telemáticos o incluso una hoja de papel, siempre y cuando el sistema implantado proporcione información fiable, invariable y permita su seguimiento, sin invadir la esfera de privacidad del trabajador y atendiendo a criterios de proporcionalidad.